Предисловие 

В современном динамичном мире менеджеры тратят от 50 до 90% своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации*1. Более того, некоторые известные авторы в области менеджмента, например Г.Минцберг, вообще представляют руководителя как систему обработки информации*2. Мы тоже полагаем, что управление имеет информационную природу, по крайней мере в той его части, которая касается отношений между людьми. Трудно представить какой-либо вид деятельности менеджера, не связанный с получением, хранением или генерацией информации. Названные фундаментальные проблемы рассматриваются в курсе «Теория управления» (разделы «Информационная природа управления» и «Кибернетические методы в управлении»), поэтому здесь мы не будем их подробно анализировать, - данное учебное пособие посвящено делопроизводству.
_____
*1 См.: Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М., 1992. - С. 166.
*2 Там же. - С. 39.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отсчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о законах Шумера и о коммерческих сделках, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. В современный период решение проблемы управления документацией в развитых странах претерпело два основных этапа*1. Первый этап - 1970-1980 гг. В это время большинство авторов считали, что традиционные методы работы с документами устарели, что бумажные документы будут вытеснены документами на электронных носителях. Публикации шли под девизом «управление в XX веке». Однако в середине 80-х годов выяснилось, что, несмотря на обилие компьютеров, «бумажный» поток увеличивается, и был сделан вывод, что сосуществование традиционного делопроизводства с обработкой информации на ЭВМ будет весьма продолжительным. В США, например, рекомендуется сохранять на неопределенный срок письменный бумажный документ наряду с машинным носителем.
_____
*1 См.: Архивы и управление документацией за рубежом: Основные проблемы: Аналитический обзор. — М., 1989.

Итак, сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависят от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

Предлагаемое учебное пособие - результат изучения и обобщения существующей практики работы с документами, того нового, что есть в этой области в России и за рубежом. Мы использовали исследования известных авторов в области делопроизводства - Т.Н.Бондаревой, П.В.Веселова, М.Т.Лихачева, А.Н.Соковой, а также Типовую инструкцию по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, подготовленную Комитетом по делам архивов и утвержденную решением Правительства РФ от 24 июня 1992 г. N 1118-р, разработанный архивными службами материал «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», Закон «Об обращении граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного управления, руководителям предприятий и организаций в Новосибирской области» от 9 июня 1995 г., ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» и др., а также материалы собственных исследований и разработок.

Настоящее пособие содержит методический материал по двум неразрывно связанным элементам механизма управления: первый - это сами документы, второй - делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу. В пособии приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области, рассматриваются ГОСТы по документам и классификаторы, необходимые управленческому персоналу для правильного ориентирования в справочной информации и оперативного ее поиска.

Основное внимание в учебном пособии уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому процессу в реализации всех управленческих функций. Освоение унифицированных приемов и методов написания деловых писем в сочетании с другими навыками документирования окажет прямую помощь работникам управления в этом трудоемком деле.

Учебное пособие «Курс делопроизводства» включает в себя девять тем:

1) «Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов»;

2) «Современное деловое письмо»;

3) «Документирование организационно-распорядительной деятельности»;

4) «Документирование деятельности коллегиальных органов»;

5) «Документирование информационно-справочных материалов»;

6) «Требования к оформлению документов по личному составу»;

7) «Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан»;

8) «Организация работы с документами»;

9) «Некоторые рекомендации по составлению текстов служебных документов».

В конце каждой темы для закрепления изучаемого материала предлагаются практические задания, приводятся образцы оформления документов. Этот материал нам представляется особенно важным для самостоятельного изучения курса практическими менеджерами, секретарями-референтами, слушателями факультетов и курсов повышения квалификации, студентами-заочниками. Мы обращаем внимание преподавателей, применяющих данное учебное пособие в своей работе, на то, что для формирования у студентов умений и навыков в области делопроизводства им необходимо выполнить все задания, приведенные в конце каждой темы, и использовать приложения.

Основной материал учебного пособия в течение девяти лет применялся авторами и их коллегами по работе при чтении курсов «Делопроизводство и корреспонденция», «Организация управленческого труда, делопроизводство и корреспонденция» на дневных и заочных факультетах в Новосибирской государственной академии экономики и управления, курса «Документационное обеспечение управления» в Сибирской академии государственной службы, на различных курсах переподготовки и повышения квалификации работников управления, начиная с секретарей-референтов и кончая руководителями крупных предприятий, главами администраций городов и районов Сибири и Дальнего Востока.

В настоящее учебное пособие не включены разделы по некоторым специальным видам делопроизводства, таким, как хозяйственно-договорная, претензионная и учетно-финансовая деятельность, которые обычно входят составными частями в соответствующие учебные курсы. Наряду же с вопросами общего делопроизводства большое внимание уделяется делопроизводству в органах государственного и регионального управления. Данное обстоятельство определяется тем, что авторы продолжительное время работали, а один из них и сейчас работает в этих органах.

Темма 1. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов 

1. Основные положения по документированию  управленческой деятельности

2. Унификация и стандартизация управленческих  документов

3. Виды документов и их классификация

4. Правила оформления управленческих  (организационно-распорядительных) документов

1. Основные положения по документированию управленческой деятельности*1  
_____
*1 Использован ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (магнитные ленты, карты, дискеты и др.).

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей. Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановления или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:

с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

с работниками, ответственными за решение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);

с юридической службой;

со службой документационного обеспечения;

с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности:

с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

с общественными организациями - при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);

с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (или бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

Существуют также документы-приложения. Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или дополняющие содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.

На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают:

Приложение
     к ........................................
(указывается документ)
от __________ N ______

Если приложений несколько, они нумеруются.
     
При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ-приложение.

В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляются службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

2. Унификация и стандартизация управленческих документов 

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭД) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭД в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭД в отрасли.

3. Виды документов и их классификация 

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

по месту составления - внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по содержанию - простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

о форме - индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению - служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации - письменные, графические, фотокинодокументы и т.д.

Подлинник - это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия - повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов*1 
_____
*1 Использованы Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств, разработанная Государственной архивной службой РФ и ГОСТ Р 6.30-97.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum - требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1997 г. N 273 принят и введен в действие с 1 июля 1998 г. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

В данном государственном стандарте определено 27 реквизитов (было 31). (Расположение их показано на схемах в прил. 1.1 и 1.2.)

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма - наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они в основном на бумаге форматов А4 (210Ѕ297 мм) и А5 (148Ѕ210 мм). Допускаются бланки форматов А3 и А6.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

Оформление реквизитов документов

01. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02 и 03 отменены постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 N 9СТ.

04. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа. Например, 44465533 (включает 8 знаков).

05. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют тоже в верхней части документа. Общероссийский классификатор управленческой документации принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.93 N 299. Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

Например:

Код               КЧ      Наименование документа 
0200000     2         Унифицированная система организационно-распорядительной документации     
0211231     2         Устав

(каждый документ имеет свой код).

06. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Его также помещают в верхней части документа.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, где в качестве государственных языков используются и русский, и национальный, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

07. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

08. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.

09. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точками, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, 10 июня 2000 года следует оформлять: 10.06.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 10 июня 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: 2000.01.05.

10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.

13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

14. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Администрация Новосибирской области
Контрольно-правовое управление

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией.

Например:

Администрация Новосибирской области
Контрольно-правовое управление
Главному специалисту
А.С. Сидорову

или

Президенту
АОЗТ «Сиблитмаш»
И.И. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:

Администрации районов,
городов
Новосибирской области

В состав реквизита «адресат» при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертыми адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

Редакция журнала
«Новый мир»
103806, ГСП, г. Москва, К-6
Малый Путенковский
переулок, 1/2

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя. Например:

630102, г. Новосибирск
ул. Мира, 11, кв. 12
А.Н. Гуляеву

Допускается центрировать каждую строку реквизита. Адресат по отношению к самой длинной строке. Например:

Председателю ЗАО «Сиблитмаш»
В.А. Григорьеву 

15. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ
Зам. главы администрации 
Личная подпись А.А. Иванова
12.02.2000

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕН     
Протоколом общего  
собрания акционеров  
от 15.03.2000 N 12

или

УТВЕРЖДЕНО     
Приказом Председателя  
Правления банка  
от 30.06.2000 N 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите «гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор
ЗАО «Сибстальконструкция»
__________________ В.И. Петров
(личная подпись) 10.06.2000 

16. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п., зафиксированного в документе.  Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

А.В. Зайцевой  
П.С. Никитину

Прошу подготовить проект  
генерального соглашения  
с фирмой «ХИТЭК»   
к 21.02.2000

Личная подпись  
10.02.2000

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

17. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2000 года»; протокол (чего?) «Заседания педагогического совета».

Допускается не давать заголовок к тексту на документах фор-мата А5.

18. Отметка о контроле. Срок исполнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».

19. Текст. Тексты документов пишут на русском языке при направлении их: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций и их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

20. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. Например:

Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.  2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение 1  
к постановлению   
администрации области   
от 10.01.2000 N 30

Допускается выражение «Приложение» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2
к приказу директора Института
от 16.05.2000 N 10

21. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

Директор Проектно-конструкторского   
и технологического института   
автоматизированных систем
управления                                                 Подпись 
Н.А.Сергеев

или

Директор института                                  Подпись 
Н.А.Сергеев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Директор завода                                       Подпись          В.В.Волков  
Главный бухгалтер                                    Подпись          В.М.Семенова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. Например:

Заместитель министра                          Заместитель министра  
транспорта РФ                                         связи РФ

Подпись     А.А.Петров                            Подпись     А.В.Смирнов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

Председатель комиссии                        Подпись Н.В. Куликов  
Члены комиссии                                       Подпись К.М. Артемьева  
Подпись С.П. Матвеев  
Подпись В.А. Филатов

Допускается в реквизите «подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор  
ЗАО «Сибиряк»                                 И.И. Петров

22. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник управления   
начального профессионального   
образования Министерства  
образования  
Подпись Е.Я.Бутко   
12.03.2000

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания   
педагогического совета ПУ 45  
от 10.02.2000 N 5

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Главархива РФ  
от 10.02.2000 N 01-4/270

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

Примечание. В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования» должна указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23. Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник экономического отдела

Личная подпись А.И. Ващук  
20.06.2000

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник экономического отдела

Личная подпись А.И. Ващук  
20.06.2000

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны.

24. Печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Например:

Начальник   
управления                                     Печать                       Подпись 
Г.В.Сидоров

25. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. Например:

Верно  
Инспектор отдела кадров                        Подпись А.С.Смирнов  
10.02.2000

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

26. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Например:

Аксенов  
22-50-32

или

Аксенов Юрий Михайлович  
22-50-32

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; б) слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28. Отметка о поступлении документа располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации - получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Требования к документам,  изготавливаемым с помощью печатных устройств

Текст документов на бланках формата А4 печатается через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» отделяют друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами. Например:

СОГЛАСОВАНО   
[1,5]   
Руководитель  
организации   
[1-2]   
Л.И.Петров

Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора:

0 - от границы левого поля для печатания реквизитов «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложения», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «подпись» и «гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;

1 - после пяти печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита «адресат»;

5 - после 40 печатных знаков для реквизитов «гриф утверждения» и «гриф ограничения доступа к документу»;

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «подпись»;

7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для проставления кодов по ОКПО и ОКУД.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами начиная с 0-го и 5-го положений табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание»  печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним  текст - через один межстрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

Требования к бланкам

Состав постоянных реквизитов и порядок их расположения на бланке установлены ГОСТ Р 6.30-97.

Бланки могут быть трех видов: бланк для писем, бланк конкретного вида документа и общий бланк. Установлено четыре формата бланков: А3, А4, А5, реже используется А6.

Бланки каждого вида изготавливают на основе углового  или продольного расположения реквизитов. Как уже отмечалось, расположение реквизитов на бланках и их размеры приведены в прил. 1.1 и 1.2.

Реквизиты 01, 02, 03 располагают над серединой реквизи- та 06. Реквизит 06 допускается располагать на уровне реквизи- та 03. Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают либо центрированным способом (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов), либо флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Реквизит 06 (наименование организации - полное, сокращенное или аббревиатура, вышестоящих органов, а также структурного подразделения) должен соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается печатать и типографским, и машинописным способом.

Общий бланк в зависимости от документов организации содержит следующие реквизиты: Государственный герб РФ, наименование организации.

На бланке письма указываются такие реквизиты: Государственный герб РФ, код организации, наименование организации, справочные данные об организации. При необходимости на нем проставляются ограничительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, его регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа включает следующие обязательные реквизиты: Государственный герб РФ, код организации, место составления или издания документа. Можно сделать отметки для границ документа, проставления его регистрационного номера, указания места составления или издания документа, заголовка к тексту, отметки о контроле.

При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6,  ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля.

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и нижнее - 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 15 мм.

Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машинок.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Требования к изготовлению, учету, использованию  и хранению бланков с воспроизведением  Государственного герба Российской Федерации,  гербов субъектов Российской Федерации

Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации»:

«5.1. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее - гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

5.2. Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

5.3. Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее - организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

5.4. Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале), при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков

- наименование вида гербового бланка;

- дата поступления;

- номер сопроводительного документа;

- наименование организации - поставщика гербовых бланков;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков

- наименование вида гербового бланка;

- количество экземпляров;

- серия и номера гербовых бланков;

- наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

- расписка в получении;

- примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

5.5. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

5.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

5.7. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

5.8. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

5.9. Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

5.10. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью организации».

Задания

1. Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД.

2. Перечислите виды организационно-распорядительных документов, которые издаются в органах управления, и расскажите, каков общий порядок их оформления.

3. Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов.

4. Назовите все виды документов и укажите, по каким признакам они классифицируются.

5. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно  ГОСТ Р 6.30-97. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.

6. Какие изменения и дополнения внесены в ГОСТ Р 630-97 постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 N 9СТ.

7. Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.

Адрес 

Наименование организации  

Номер телефона  

Главе администрации  

Ф.И.О.

Уважаемый _________________________________

Сибирская инженерно-техническая компания «Сибинтек» (г. Новосибирск) просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы.

Заранее благодарны за оказанную помощь,  по поручению дирекции фирмы «Сибинтек»,  генеральный директор В.Г.Иноземцев

Приложения:

1. Бизнес-план фирмы «Сибинтек», количество листов.

2. Заявление фирмы «Сибинтек» в Министерство экономического развития и торговли РФ о выделении квоты на экспорт на 2000 г.

3. Заявление фирмы «Сибинтек» в Комитет внешнеэкономических связей РФ с просьбой разрешить разовые экспортные операции на 2000 г.

Герб

             Наименование организации

     Директору завода «Спецжелезобетон» 
Борисову В.А.

     копия: главе администрации 
Петрову К.К.

     копия: начальнику ГНИ 
по Тагинскому району 
Антонову В.Ф.

Текст 

Генеральный директор           Подпись                           Петруненков А.А.  
Печать

Герб

Наименование организации

Адрес

     Директору предприятия «Адрон» 
Григорьеву Н.В.

_____N________

Текст 

Генеральный директор  
АО НЗХК                                                                                  Белосохов А.И.

Герб

Наименование организации

     Петрову Г.И.

Адрес  
_____N______

Текст 

Директор ООО   
«Индивидуал»                                                    Подпись                      Гусейнов Г.Г.  
Печать

Наименование организации

Адрес            На 1755/2                                  В администрацию  
от 03.03.2000                           Новосибирской области

При этом сообщаем следующее: взаиморасчеты за полученное сырье с Оренбургского комбината хлебопродуктов N 3 производились своевременно. Текущая задолженность на время пробега документов 10.03.2000 составляет 125 млн руб.

Директор                                                           И.А. Сидоров  
Главный бухгалтер                                         Е.А. Кривошеева

Герб 

Адресат 

В администрацию 
Новосибирской области 

Текст 

Директор Доволенской   
ИПС                                                                                                                                                                           Д.С.Мовчан

Наименование организации

ПРИКАЗ 
______N________

Об итогах работы комиссии

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ______________________________________________________ 
2. ______________________________________________________ 
3. ______________________________________________________

Директор                                                                                         Подпись                                                        Григорьев П.П. 

Визы

Наименование организации

СПРАВКА

Дана Петрову Геннадию Ивановичу в том, что его месячный оклад составляет 1400 рублей.

Директор                                                                                                                                                                 Сидоров И.Н.

Герб

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

заседания комиссии по...

Председатель - Смирнов С.С  
Секретарь - Антонова М.И.  
Присутствовали: 5 человек

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О порядке подготовки к конференции.   
Доклад Иванова П.И.

1. Слушали:  
Иванова П.И. - текст доклада прилагается.

Выступили:  
Петров Н.И. - я в своем выступлении...

Председатель                                                                              Подпись                                                          Смирнов С.С.  
Секретарь                                                                                     Подпись                                                          Антонова М.И.

Герб

Наименование организации                                                                                                                       1. УТВЕРЖДЕНО

АКТ                                                                                                                                         Должность ________Инициалы, 

_____N_______                                                                                                                                         (Подпись) фамилия

______________  
(Заголовок акта)

Составлен комиссией: _____________________________________ 
Председатель: ___________________________________________ 
(Должность, фамилия, инициалы)
_____________________________________________________________________________ 
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________ 
(Текст)

Составлен в 3 экземплярах:  
1-й экземпляр:  
2-й экземпляр:  
3-й экземпляр:

Приложения 
 
Приложение 1.1 
     
Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4 углового бланка по ГОСТ Р 6.30-97; 

Приложение 1.2
 
Расположение реквизитов документов и границы зон на формате А4 продольного бланка по ГОСТ Р 6.30-97. 

Примечания к прил. 1.1 и 1.2

01 — Государственный герб Российской Федерации; 04 — код организации; 05 — код формы документа; 06 — наименование организации; 07 — справочные данные об организации; 08 — наименование вида документа; 09 — дата документа; 10 — регистрационный номер документа; 11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 — место составления или издания документа; 13 — гриф ограничения; 14 — адресат; 15 — гриф утверждения документа; 16 — резолюция; 17 — заголовок к тексту; 18 — отметка о контроле; 19 — текст документа; 20 — отметка о наличии приложения; 21 — подпись; 22 — гриф согласования документа; 23 — визы согласования документа; 24 — печать; 25 — отметка о заверении копии; 26 — отметка об исполнении; 27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 — отметка о поступлении документа в организацию; 29 — идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты 02 и 03 исключены постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9СТ «О принятии и введении в действие изменений ГОСТ Р 6.30-97».

Тема 2 Современное деловое письмо 

1. Деловое письмо в условиях унификации

2. Правила оформления делового письма

3. Некоторые виды писем

4. Международные письма

1. Деловое письмо в условиях унификации*1 
_____
*1 Использованы материалы из книги П.В.Веселова «Современное деловое письмо в промышленности» (М., 1990).

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого дома сборника «Простые письма» считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы - вовсе не материал для «чтения», а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Еще в V в. до н.э. древнеримский плебс требовал введения четких “писаных” законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу»*1.
_____     
*1 Дунаевский О.В. Современная условная речь. — М., 1987. — С. 6, 7.

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает «код-молния». Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу - коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже отмечалось, компьютеризация.

2. Правила оформления делового письма 

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая, что человеческому глазу легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю - более «устойчивой».

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, набор реквизитов и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97.

Установление стандарта на формуляр-образец, который, в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет

организовать централизованное изготовление бланков для писем;

уменьшить стоимость машинописных работ;

сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

облегчить визуальный поиск необходимой информации;

расширить возможности применения вычислительной и организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Формуляром называется совокупность реквизитов документа. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1) Государственный герб РФ;

2) код организации по ОКПО, если он есть (для внутрироссийской переписки);

3) наименование организации (полное или сокращенное);

4) справочные данные об организации;

5) дата документа;

6) регистрационный номер документа;

7) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (при письмах-ответах);

8) адресат;

9) заголовок к тексту;

10) текст;

11) подпись;

12) фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.

Могут быть указаны инициалы машинистки и количество экземпляров, но они не входят в состав обязательных реквизитов. Можно включать реквизит: идентификатор электронной почты (при необходимости).

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение», «Докладная записка» и т.д.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

Наименование организации - адресанта документа дается в полном и сокращенном виде, например Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела - ВНИИДАД.

Следует помнить, что сокращать названия организаций произвольно нельзя. Сокращенные наименования организаций образуются тремя способами:

по первым буквам слов, входящих в наименования, например МВД (Министерство внутренних дел). Аббревиатуры пишутся слитно и буквы в них не разделяются точками;

по начальным слогам слов, входящих в наименования, например Уралмаш (Уральский машиностроительный завод);

смешанным способом, когда сложносокращенные наименования образуются частично из начальных букв, частично из усеченных слов и пишутся в первой части прописными буквами, во второй - строчными, например ВНИИдормаш. Такие слова пишутся тоже слитно. Названия учреждений сокращаются только в том случае, если сокращенное название указано в официальном документе.

К справочным данным об организации относятся, во-первых, почтовый и телеграфный адреса. Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам. Во-вторых, справочные данные включают номера телефона, факса, номер счета в банке. Их также необходимо указывать на бланке письма.

Обязательным реквизитом письма является дата, которая проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год. Число, месяц и год записываются тремя двузначными цифрами. Например, дату 25 октября 2000 года следует записать так: 25.10.2000. Если число или месяц обозначаются одной цифрой, то перед ней ставится ноль. Например, дату 12 января 2000 года записывают следующим образом: 12.01.2000. После двух цифр, обозначающих число и месяц, ставятся точки, после четырех цифр, обозначающих год, точка не ставится (например, 20.02.2000).

Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма, например N 2/16-2955 или 18/275.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа включает регистрационный номер и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже регистрационного номера и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

При ссылке на входящий документ слова «наш», «ваш», употреблять не рекомендуется. Наиболее рациональна такая форма этого реквизита:

На N ________ от _______

Ни в коем случае не следует помещать эти данные в самом тексте письма. Вид этого реквизита в письме должен быть следующим: «На N 4520/144 от 17.05.2000».

Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо) - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже. Например:

ЗАО «Оксид»

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:

Кемеровское ОАО «Гранит»  
Главному специалисту  
А.Н. Смирнову

Если же письмо адресуется руководителю организации, наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата. Например:

Ректору   
Новосибирской  
государственной академии   
экономики и управления  
проф. Ю.В. Гусеву

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или в справочнике.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, - в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу, сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации. Например:

Директору ЗАО «Кристалл»  
Г.Н. Некрасову  
103030, г. Москва,  
Скатертный пер., 22

Если письмо адресуется частному лицу, сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем инициалы и фамилия получателя. Например:

630102, г. Новосибирск-102,  
ул. Кирова, 76, кв. 12

П.И. Григорьеву

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), его следует указывать перед фамилией:

акад. А.Г. Иванову

проф. Н.Г. Кирсанову

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращениями «г.», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:

Об организации выездной торговли

О поставке угля по контракту N 33-02/567

О закупке кирпичного завода

Желательно, чтобы заголовок не превышал двух строк; если же строки две, употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресе не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости читать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике. Оно вполне уместно, например, в письме, адресованном в отделение милиции:

Начальнику   
отделения милиции   
Кировского района   
г. Новосибирска  
Г.В. Сидорову

По делу гр. Круглова А.А. 

Основной реквизит делового письма - текст. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 30-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например:

Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз.

Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде:

Приложение: на ______ л. в _______ экз.

Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма.

В сброшюрованном приложении количество листов не указывается. Например:

Приложение: информационный материал о международной   
выставке «СИБ-2000» в 3 экз.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, оно направляется с сопроводительным письмом.

Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Например:

Директор школы                                                            Подпись            Н.К. Сидоров

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности:

Директор института                                                       Подпись            А.Н. Марченко  
Главный бухгалтер                                                        Подпись            Ю.П. Волков

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Директор ОАО «Карелия»                                           Директор ЗАО «Корсар»  
Подпись И.В. Петров                                                     Подпись Г.А. Фомин

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам.») и его фамилия. Нельзя подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

Приведем образец оформления служебного письма с угловым расположением реквизитов:

Герб РФ

Наименование организации 
Наименование структурного  
подразделения  
(при необходимости)

Справочные данные                                                           Адресат 
об организации 
от ________ N _______ 
на N ________ от _______

Заголовок письма*1
(начинается с «О» или «Об»)

Текст 

Должность                                                                       Подпись        Инициалы, фамилия 

Фамилия (или фамилия, имя, отчество) исполнителя,  
номер телефона

Инициалы машинистки  
и количество экземпляров

Идентификатор электронной почты
_____
*1 Если письмо оформляется на формате А4, обязателен заголовок, если на формате А5, заголовок не обязателен.

3. Некоторые виды писем 

Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо  подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении.  Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа («Прошу...»), от первого лица множественного числа («Просим...»), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: «Дирекция просит...», «Администрация просит...», «Совет трудового коллектива просит...» и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением. Приведем образец письма-просьбы на бланке частного предприятия:

Наименование организации                                         Директору _____________  
Почтовый адрес                                                                                   Наименование 
Телефон. Расчетный счет                                                                  организации

от ____________ N _______  
На N _______ от _________                                             _____________________
Инициалы, фамилия

О заключении договора

Организация в течение многих лет является крупным поставщиком трикотажных изделий для предприятий и организаций.......... на сумму около ........... руб.

В настоящее время организация не обеспечена сырьем и вынуждена прекратить поставки продукции для........... В целях сохранения сложившихся связей убедительно просим найти возможность для заключения договора из ...........процентного фонда о выделении организации........... тонн сырья.

Директор                                                                  Подпись        Инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя, номер телефона

Варианты текстов писем-просьб могут быть следующими:

Директору производственного   
кооператива  
_____________________   
Инициалы, фамилия

Общество с ограниченной ответственностью... убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель профессионального телефакса.

Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки.

Благодарим за Вашу готовность оказать нам поддержку в этом деле.

Директор                                                                 Подпись         Инициалы, фамилия

Закрытое акционерное общество не внесено в реестр предприятий-монополистов. При поставке своей продукции фирма увеличила цену в 5 раз. В действиях общества усматриваются признаки нарушения 
________________________________________________________________
________________________________________________________________     
________________________________________________________________
Название закона, номер статьи

в навязывании контрагенту невыгодных условий договора, выраженных в повышении цен и нарушении ценообразования.

Прошу рассмотреть вопрос о включении общества в реестр предприятий-монополистов и возбудить дело по признакам нарушения

_______________________________________________________________________________
Название законодательства

Должность                                                             Подпись           Инициалы, фамилия

Анализ социально-экономической ситуации в промышленном комплексе показывает, что осуществление конверсии, структурной перестройки и перепрофилирования производства на предприятиях... сопровождается сокращением объемов выпуска продукции, частичной или полной остановкой подразделений и производств.

В связи с этим ожидается значительное сокращение численности работающих на промышленных предприятиях. Перед руководством... встает задача принятия необходимых мер по обеспечению занятости населения.

Для разработки программы занятости населения прошу представить сведения об ожидаемом высвобождении численности работающих и возможности их использования на предприятиях в 1999 г.

Организация при строительстве пусковых объектов агропрома и жилых домов города и области испытывает дефицит в арматурной стали, поставляемой фирмой...

Прошу изыскать возможность для бартерного обмена организации на ... тонн металла... тыс. штук кирпича.

________________________________________________________________________
Название организации

просит Вас снять налог на прибыль и добавленную стоимость с предприятий, ассоциаций, агентств, занимающихся издательской деятельностью, причислив их продукцию к товарам народного потребления.

Сэкономленные средства будут направлены исключительно на развитие производства.

Открытое акционерное общество... специализируется на выпуске ветроэлектрических агрегатов, предназначенных для преобразования энергии ветра в электрическую, которые могут быть использованы для электропитания установок различного назначения, в том числе:

отопления жилых домов;

горячего водоснабжения жилых домов.

Просим рассмотреть вопрос использования данных экологически чистых агрегатов в Вашей области.

В адрес... обратилось руководство производственного кооператива... с просьбой оказания помощи в проектировании и изготовлении шахтного оборудования, машин и механизмов угледобывающим предприятиям.

Учитывая важность укрепления связей предприятий... с угледобывающими районами, прошу изучить возможность участия Вашего предприятия в выполнении заказов... (перечень проблем прилагается).

...свои предложения направить... в срок до...

В письмах-просьбах часто встречаются, например, такие словосочетания:

«Просим...»  
«Вас проверить качество изготовления станков»  
«выслать в наш адрес более подробную информацию   по этому вопросу»  
«включить в план изобретений»

«Прошу...»  
«принять меры...»  
«сообщить данные о сроках поставки...»  
«направить нам договор...»  
«подтвердить по телефаксу получение документов».

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

1) повторение просьбы, на которую составляется ответ;

2) обоснование причины-отказа (если это письмо-отказ);

3) констатация отказа.

Приведем образец письма-отказа на бланке частного предприятия или организации:

Наименование                                                                  Директору концерна  
организации                                                                      ЗАО «Ятрань» 
Адрес                                                                                   Г.И. Сидорову

______N_________ 
на N__ от _______ 

Заголовок

Ваша просьба об оказании содействия коллективу в выходе его из ЗАО... и регистрации госпредприятием рассмотрена. Объединение... согласно указу... отнесено исключительно к федеральной собственности, решения о прекращении деятельности или реорганизации таких предприятий принимаются...

На основании изложенного Ваша просьба отклоняется.

Должность                                                            Подпись           Инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя, номер телефона

Варианты текстов писем-отказов могут быть такими:

Вашу просьбу об изменении срока поставки копировального оборудования выполнить не можем из-за отсутствия его в настоящее время на наших складах. Поэтому копировальное оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.

Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе... нет возможности из-за отсутствия свободных мест.

Ваше ходатайство по вопросу предоставления налоговых льгот на прибыль и добавленную стоимость фирме... рассмотрено дирекцией компании...

В соответствии с законом... Ваша продукция не включена в перечень товаров, освобождаемых от налога на добавленную стоимость. Этот перечень товаров является единым по всей территории... и расширению не подлежит.

Учитывая изложенное, Ваша просьба не может быть удовлетворена.

Ваша заявка о приватизации хлебозавода не может быть принята, так как имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.

Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем в соответствии со статьей закона...

Уведомляем Вас о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем, так как указанное в заявке предприятие уже приватизировано.

В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:

«Ваше предложение отклонено по следующим причинам...»     
«Считаем нужным сообщить Вам...»     
«Предлагаемые Вами сроки проведения...»     
«Ваше предложение не получило поддержки».

Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы включают несколько листов. Во всех других случаях можно обойтись без сопроводительного письма, а адрес, дату и регистрационный номер письма можно указать в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы организации обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.

Подтверждая факт отправки каких-либо документов в определенный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляемых документов.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

Направляем заявку на... необходимых Вашему заводу в 2000 г. для...

Высылаем наложенным платежом...

Возвращаем проект... на... стр. со следующими замечаниями...

Представляю на утверждение проект плана...

Направляем протоколы испытания... Испытание показало следующие результаты...

В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем)...

Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма:

Направляем подписанный с нашей стороны договор N... от... Справка о финансировании будет выслана...

Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.

Приложение: договор о... N... на 3 л. в 3 экз.

Варианты текстов договорных писем могут быть, например, такими:

Возвращаем подписанный и заверенный печатью договор N... от..., а также..., которую просим считать его неотъемлемой частью.

Направляем... экземпляра подписанного нами договора N... на поставку...

Просим... и один экземпляр договора N..... возвратить нам.

Письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и указания мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола «напоминать».

Пометка «вторично», помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, отправленного ему ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например:

Директору фирмы ___________ 
__________________________

Письмом от 12.02.2000 N 207 мы сообщали Вам, что в связи с увеличением производственной мощности арендного предприятия МЖК «Электрон» мы имеем возможность дополнительно изготовить и поставить Вашей фирме в 2000 г. кирпича на сумму до... рублей сверх ранее утвержденной поставки продукции. Однако до настоящего времени ответа не получили.

Напоминая об этом, просим в 10-дневный срок подтвердить Ваше согласие на получение дополнительной продукции. При неполучении Вашего ответа в 10-дневный срок указанная дополнительная продукция будет нами поставлена другим потребителям.

Должность                                                                Подпись          Инициалы, фамилия

Приведем еще несколько вариантов писем-напоминаний:

Напоминаем, что согласно договору N..... Ваше предприятие должно было закончить работы по... к 10.05.2000.

Предлагаем Вам закончить предусмотренные указанным договором работы к 20.05.2000. В противном случае мы будем вынуждены подать на Вас иск.

Напоминаем, что Ваша задолженность по оплате стеклоплитки составляет... Срок оплаты истекает...

Несмотря на неоднократные напоминания с просьбой рассмотреть возможность участия Вашего предприятия в производстве сельскохозяйственной техники, комплектующих изделий, мы до сих пор не получили от Вас соответствующей заявки.

Срок представления заявок истекает...

В письмах-напоминаниях часто встречаются следующие словосочетания:

«Напоминаем, что...»  «по проекту совместного строительства Вы должны...»  «в соответствии с... Вы должны...»

«Напоминаем Вам, что...»  «Ваша задолженность по оплате... составляет...»  «срок представления условий договора истекает...»

«Несмотря на неоднократные напоминания..,»  «Ваша фирма до сих пор не представила...»  «мы до сих пор не получили...»

Информационные письма. Цель такого письма заключается в своевременном информировании другой организации или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для информационного письма бывает достаточно подписи референта или секретаря. Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицом. В целом принято, что информационные письма подписывает руководитель предприятия, организации, учреждения.

Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информационным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.

Приведем пример текста информационного письма:

О публикации статей

В соответствии с планом изданий в 2000 г. институтом будет издаваться сборник «Свойства припоев и паяных соединений меди». Просим направлять статьи объемом не более... страниц до... 2000 г.

Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.

Письмо-приглашение на бланке может быть, например, таким:

Наименование организации                                                                                                                       Адресат  
Адрес

_______N_____________ 
на N_____ от _________

Приглашение

Глубокоуважаемый Александр Васильевич!

16 апреля с.г. в 12 часов в конференц-зале нашей академии состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляем Вам проект и просим принять участие в его обсуждении.

Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, просим направить Ваши замечания и предложения по адресу... Приложение: проект линии теплопередачи на 32 л. в 1 экз.

Председатель   
ученого совета академии                                                                                                              Подпись П.Н. Сергеев

Секретарь ученого совета                                                                                                             Подпись Л.Д. Сухов

Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос. Например:

     Директору фирмы ___________ 
__________________________

Представленные Вами ходатайства и учредительные документы о согласии на регистрацию ассоциации... рассмотрены. Ваше ходатайство отклоняется, так как нарушен порядок создания объединения государственных предприятий, определенный законом... Предлагаем Вам переработать учредительные документы и представить их в...

Или:

Администрация Октябрьского района г. Новосибирска рассмотрела учредительные документы..., ходатайство о согласии на регистрацию этого предприятия и считает необходимым рекомендовать переработку пунктов 1.5, 1.9. Кроме того, в протоколе общего собрания коллектива нет результатов голосования рассматриваемого вопроса.

На основании вышеизложенного предлагаем Вам в срок до 15 мая с.г. переработать учредительные документы и проинформировать об этом...

Письма-разрешения. Существует отдельный вид писем, в которых содержится разрешение на выполнение той или иной просьбы. Приведем примеры текстов писем-разрешений:

[Наименование организации] разрешает вывоз в... строительного леса для... в количестве... в счет обязательных поставок по межобластному обмену.

[Наименование организации] рассмотрела учредительные документы ассоциации предприятий производителей и не возражает против регистрации данной ассоциации. [Наименование организации] рассмотрела заявление и прилагаемые документы Международной электротехнической товарно-фондовой биржи и считает возможным выдать ей лицензию на право биржевой деятельности.

Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Например:

Фирма «Адрон» подтверждает свою готовность установить взаимовыгодное и долгосрочное сотрудничество с фирмой... и готова подписать соответствующие документы с учетом предложений Вашей стороны.

В... поступило обращение от ряда магазинов по поводу их принудительного включения в акционерное общество...

Из представленных документов следует, что данные коллективы были включены в это акционерное общество с нарушением действующего законодательства. Поэтому решение о регистрации ЗАО считается недействительным и может быть обжаловано в судебном порядке.

Предприятия торговли вправе получить статус самостоятельного государственного предприятия с правами юридического лица.

ОДО... республиканского коммерческого центра рассмотрела письмо директора предприятия... от... и сообщает:

малому предприятию... на 2000 г. выделены два грузовика;

при подтверждении согласия может быть выделен автобус «Икарус» по договорной цене ... рублей.

Объединение... не возражает против создания и совместной эксплуатации станции спутниковой теле- и радиосвязи.

Для ведения переговоров направляются руководители отделов объединения...

[Наименование организации] рассмотрела Ваше заявление от... N... о незаконном взимании денежных средств железной дорогой за оказание различного рода услуг. Информация принята к сведению. Дело производством не возбуждается, так как нарушения Закона «О конкуренции...» не усматривается. Имеет место недобросовестное отношение к соблюдению устава железных дорог.

Возврат сумм, незаконно полученных железной дорогой, Вы имеете право требовать через арбитражный суд.

В письмах-подтверждениях часто встречаются, например, такие словосочетания:

«Подтверждаем...»  
«получение документов на...»  
«Ваши условия поставки оборудования...»

«С благодарностью подтверждаем...»  
«получение Вашего письма от...»  
«получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...»

«ПТ “Комкон” подтверждает...»  
«свой запрос о строительстве моста...»  
«условия поставки видеомагнитофонов...»

4. Международные письма 

4.1. Стандарты международной  организации  по  стандартизации  (ИСО) на оформление переписки

Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков. Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации - ИСО (International Organization for Standartization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127-1: 1983, ИСО 5127-2: 1983, ИСО 5127-3: 1988  и др.) Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе стандартами установлены:

1) форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216: 1975);

2) межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979);

3) формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).

Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления писем международных. Так, в ГОСТ Р 6.30-97 с его дополнениями, которые введены в действие с 1 апреля 2000 г., приводятся требования к размещению и оформлению 19 реквизитов, а в стандартах ИСО их определено 12 (см. таблицу).

В международных стандартах и в отечественном ГОСТ Р 6.30-97 по-разному установлены правила оформления полей документа. В приложении А ИСО 3535: 1977 оговорены следующие размеры полей и текстовой области: левое поле - 20 мм; верхнее - 10, текстовая область для формата А4 - 183 Ѕ 280, для формата А5L - 183 Ѕ 131 мм. По российскому стандарту левое поле должно быть размером 20 мм, нижнее - 20, правое - 10, верхнее - 15 мм.

При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм; исходный горизонтальный шаг письма - 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали - на колонки. Текстовая область документа форма А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72 Ѕ 2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.

Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителе документа (issuer field), поле ссылок (reference field) и поле адреса (adress field). Размещение этих полей показано на рисунке.

Поле сведений об отправителе 	Поле ссылок 	
Поле адреса 	
 
     Размещение полей (зон) на бланке международного письма

Поле адреса стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30-97) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.

Реквизиты писем в России 	Реквизиты международных писем 	
 1. Государственный герб РФ
 2. Герб субъекта РФ
 3. Эмблема организации или товарный знак
 4. Код организации
 5. Код формы документа
 6. Наименование организации
 7. Справочные данные об организации
 8. Дата документа
 9. Регистрационный номер документа
 10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
 11. Адресат
 12. Заголовок к тексту
 13. Текст документа
 14. Отметка о наличии приложения
 15. Подпись
 16. Отметка об исполнителе
 17. Идентификатор электронной копии документа
 18. Резолюция
 19. Отметка о контроле 	 1. Сведения об отправителе:
наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и т.д.
 2. Ссылка на индексы отправителя
 3. Дата
 4. Внутренний адрес (включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес)
 5. Указание на конкретное лицо «К сведению»
 6. Вступительное обращение
 7. Заголовок
 8. Основной текст
 9. Заключительная формула вежливости
 10. Подпись
 11. Указание на приложение
 12. Указание на рассылку копий данного письма 	
 
В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180: 1993.

Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.

На поле сведений об отправителе документа указывается его наименования, при необходимости - подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТ Р 6.30-97 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.

4.2. Реквизиты международного письма

Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:

1) сведения об отправителе (Issuer Field) - наименование организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, телефакса и т.д.;

2) ссылки на индексы отправителя (Reference Line);

3) дату (date);

4) «внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;

5) указание на конкретное лицо «К сведению»(Attention Line);

6) вступительное обращение (Salution);

7) заголовок к тексту (Subject Line);

8) основной текст письма (Body of the Letter);

9) заключительная формула вежливости (Complementary close);

10) подпись (Signature);

11) указание на приложение (Enclosure);

12) указание на рассылку копий данного документа (CCNotation).

Сведения об отправителе. На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например, фирма BRM, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: «Хранение и управление информационными потоками».

Ссылки на индексы отправителя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки - цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 453/12, где 453 - порядковый номер письма, а 12 - номер дела.

Ссылка может иметь такой вид:

- In your please refer to EL/КД/15621 (В вашем ответе просим ссылаться на EL/КД/15621);

- Kindly mention Ex 16/1716 in your reply (Просим упомянуть  Ex 16/1716 в Вашем ответе)

и т. п.

Дата письма проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601: 1998 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2000.04.01. Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 06.07.2000  в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2000 г., а в США - как 7 июня 2000 г.

Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например: 10 June 2000 (10 июня 2000).

К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты: 20 Feb. 2000; 20 February 2000. В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: February 20, 2000. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы.

Адресат («внутренний адрес»). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны.

Количество знаков в строке в почтовым адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.

В стандарте ИСО 11180: 1193 содержится лишь рекомендация придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.

Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:

1) наименование адресата (указание семейного положения или титула лица). Например: мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его Превосходительство, Ее Величество;

2) имя (имена), фамилия, приставка к имени:

- имена (прозвища, особенные имена) в сочетании с фамилией для различения лиц в семье (например, Джон, Майкл, Дуди, Милли);

- фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи (например, Райдер, Смит, Чизмен);

- приставка к имени (например, старший, младший);

3) занятие, функция, по адресу (через):

- определенное занятие (например, инженер, судья, нотариус);

- по адресу (через) - указывается связь с другим лицом или учрежденем (например, по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу семьи Смит);

4) пункт доставки:

- вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т.д.);

- название улицы (например, Станционная авеню, Станционная улица, Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайм-стрит);

- идентификационный номер на улице; номер подъезда или здания, этажа и квартиры (например, 27/307, подъезд N 27, 4-й этаж, квартира N 7);

- название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т.д.;

- название села, местечка, деревни, квартала, региона (Ткхилл, Доклендз, Ерлхем, Кэдмен, Сохо);

- почтовый ящик и номер (для обладателя ящика);

- общая доставка;

5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку:

- почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки.  К этим кодам могут добавляться другие цифры или буквы (например, 750 15; ВН 120);

- номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения (например, 67 - дорога Беллизона Аироло; К1А - отправка на сортировочный участок);

- название учреждения доставки, название учреждения, ответственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения (например, Берн 31 (почтовый ящик));

6) название территории или провинции и/или название страны:

- название региона, графства, района, кантона и т.д. (например, Техас, Йоркшир, Уэльс);

- название страны назначения (например, Швейцария, Франция, Великобритания, США).

Ниже приведены примеры написания адресов частных лиц:

Mr. Walter EGGERS
3040 Idaho Ave NW
Apt #621
WASHINGTON D.C. 200016
USA
     	Mr. Costas MAVRIKIS
81 Pine Brook Dr LARCHMONT N.Y. 10538 USA    	
MR. Adam SIMPERINGHAM
37 Franklin Road
Freemans Bay
AUCKLAND
NEW ZEALАND 	Mr. Erin SIMPERINGHAM
127 Salisbury Road
CAMPERDOWS NSW 2050
AUSTRALIA

Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:

1) название организации (например, Nestle Ltd; Kodak Ltd; UNESCO);

2) указание на род деятельности или изделия (например, фирма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, продажа семян);

3) название отдела или подразделения организации (например, отдел внешней торговли, отдел цветных металлов, общий отдел);

4) пункт доставки;

5) почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

6) название территории или провинции и/или название страны.

Последние три элемента при написании адреса юридического лица указываются так же, как при написании адреса частного лица.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее название, а затем почтовый адрес. Например:

Continental Supply Company 
3 12 Sixth Avenue 
New York, N.Y. 11011 
USA

Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже - название фирмы, затем - почтовый адрес. Например:

Mr. G.H.Black, Chairman, 
A.Smith and Ch., Ltd. 
London SWL 75 C 
England

Если адресат - мужчина, то перед его фамилией ставят сокращенное слово Mr. - от Mister («господин»). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. («эсквайр»), которое ставится после фамилии. Например:

E.F.White, Esq.

Перед фамилией следует указывать имя или инициалы. Например:

Mr. Harold Brown 
Mr. A.White

Если адресат - женщина, то перед фамилией ставится сокращенное слово Msr. - от Mistress («госпожа») или слово Miss, если женщина не замужем. Например:

Mrs. Rosalinda Jones 
Miss. G.Black

Имя и фамилию при адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью; если в подписи стоят только инициалы, то и при адресовании нужно указывать только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена. Например:

E.F.Jons, DM (Doctor of Medicine - доктор медицинских наук) A.B.Smith, M.P. (Member of Parliament - член парламента) G.D.Dlack, K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order - кавалер ордена Королевы Виктории)

Когда фамилия лица, занимающего определенную должность в данной организации, неизвестна, то адресат обозначается следующим образом:

The Chairman,                                                               Председателю компании 
A.Smith & Co., Ltd A.                                                     «Смит энд Ко. Лимитед»

Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресате (Chairman - председатель, President - президент, председатель, Managing Director - директор-распорядитель, Secretary - секретарь, Chief Accountant - главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и т.д.).

Если же известны и фамилия, и должность адресата, то они указываются следующим образом:

R.S.Jones,                                                                        Р.С.Джонсу, 
Chairman, A.Smith & Co., Ltd                                       председателю компании  
«А.Смит энд Ко. Лимитед»

Артикль перед названием должности в таких случаях не употребляется.

При написании почтового адреса принята такая последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны. Например:

«Индастриал Хаус» 
34-41 Крейг роуд 
Болтон БЛ4 8ТФ 
ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

Слова Street, Avenue, Plase, Strasse пишутся с заглавной буквы.

Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата, часто сокращенное. При адресовании писем в Великобританию может быть указано графство.

Приведем примеры написания адресов юридических лиц:

American National Standards Institute                    City Bankers Association 
11 West 42nd Street                                                    Mr. Ian SCORER 
13th floor                                                                        12 Bolingbroke Grove 
NEW YORK, N.Y./ 10036                                             LONDON 
USA                                                                                 GREAT BRITAN  
SW 11 6ER

Указание на конкретное лицо «К сведению». Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка - указание на конкретное лицо - помещается отдельной строкой под адресом. Например:

Attention: Mr. P.Cooper

или

Attention of: P.Cooper

или

For the Attention of Mr. P.Cooper

Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Например:

Attention of the Sales Manager

Attention - Sales Department

Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения:

- «Уважаемые господа» - к организации в целом:

Dear Sirs Gentlemen (в США)

- «Уважаемый господин» - к мужчине, если неизвестно его имя:

Dear Sir

- «Уважаемая госпожа» - к женщине, если неизвестно ее имя:

Dear Madam

- «Уважаемый г-н Смит» - к мужчине:

Dear Mr. Smith

- «Уважаемая г-жа Смит» - к замужней женщине:

Dear Mrs. Smith

- «Уважаемая г-жа Смит» - к незамужней женщине:

Dear Miss Smith

- «Уважаемая г-жа Смит» - к женщине, если неизвестно ее семейное положение:

Dear Ms. Smith

- «Дорогой Джон» - к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу:

Dear John

Менее официально выглядят обращения «Уважаемый  г-н Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: «О возобновлении поставок», «О заполнении договора».

Основной текст письма. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый  г-н ...») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т.д.

В первой части могут использоваться следующие фразы:

... Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) о ... (... We are writing to inquire about...);     
Мы пишем в связи с ... (We are writing in connection on with ...);     
Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать ... (We are interested in ... and we would like to know ...)

и т.п.

Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться такими словами:

Мы хотим сообщить ... (We would advise ...);     
С удовольствием сообщаю, что ... (It is my pleasure ...);     
Имеем честь сообщить Вам, что ... (We bed to inform you that ...)

и т.п.

Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами:

Сообщите, пожалуйста, ... (Could you please tell me ...);     
Пожалуйста, сообщите ... (Please let me know if...);     
Я был бы рад узнать ... (I should be glade to know if...)

и т.п.

Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:

Благодарю Вас за письмо от (дата) ... (Thank you for your letter of (date) ...);     
Мы получили Ваше письмо (дата) ... (We have received your letter of (date) ...)

и т.п.

В деловой переписке используются следующие выражения благодарности и внимания:

Очень любезно с Вашей стороны ... (It is very kind of you to ...);     
Пишу, чтобы поблагодарить Вас за ... (I am writing to thank you very much indeed for ...);     
Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас ... (May I take this оpportunity of thanking you for ...);     
Благодарим за Ваш большой вклад в ... (Thank you for contributing so much to ...);     
Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь ... (Please, accept me sincere (deep) appreciation for your help ...)

и т.п.

Извинения могут начинаться такими словами:

Мы должны извиниться за ... (We must apologise for ...);     
Мы извиняемся за ... (We apologise for ...);     
Мы очень огорчены из-за того, что ... (We are extremely sorry for...);     
Хочу принести свои самые искренние извинения за ... (I wish to offer me sincere apologies for ...)

и т.п.

После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводятся заключительные фразы:

Буду ждать Ваш ответ... (I look forward to receiving your soon reply...);     
С нетерпением жду ответа ... (Looking forward to hearing from  you ...)

и т.п.

В заключительной части может быть дана оценка приведенной в письме информации:

Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hope that this information will help you);     
Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация (Please, do not hesitate to contact me if you need any further information)

и т.п.

Заключительная формула вежливости. В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения:

Yours faithfully                                                 Faithfully yours 
Yours truly                                                        Truly yours 
Yours very truly                                                Best wishes

Указанные фразы можно перевести как «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».

В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:

Dear Sirs/Sir/Madam                                     Yours faithfully 
Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith                       Yours sincerely 
Dear John                                                        Best wishes

В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.

Подпись. В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например:

Yours sincerely

Mr. S. Basuki 
Manager

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства. Например:

For A.Smith and Co., Ltd  
D.Whith 
Export Department

Перед подписью может стоять отметка «p.p.» - «за», «от имени», или «Per pro» - «по доверенности» (от латинского выражения «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

Отметка о наличии приложений. В письмах зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Enclosure», если приложение одно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Например:

2 Enclosures

Возможно сокращенное обозначение: Encl. или Еnс.

В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения.

Указание на рассылку копий письма. В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например:

с.с. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий» («without copies»).

Постскриптум

За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum - «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится подпись.

Оформление второго и последующих  листов письма

В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу  (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма N ...». Например:

Continuation Sheet No ...

Под названием фирмы, направляющей письмо, указывается организация, которой оно адресуется, и дата. Например:

Mills and Green                                                                 Continuation Sheet No 
Messrs. A.Smith and Co., Ltd 
12th May 1999

Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме последней, пишется «Continued» - или сокращенное «Cont’d (Countd)», что значит «имеется продолжение».

4.3. Отдельные тексты международных писем

Приведем примеры текстов писем, составленных как в России, так и в других странах.

Господа,     

Очень благодарны за Ваш запрос от 10 июня и высоко ценим возможность обеспечить нужды Вашей новой многообещающей организации.

Нам очень хотелось незамедлительно помочь Вам. Однако прежде необходимо получше познакомиться с Вашей организацией. Нам будет легче сделать это, если представите копию документа о Вашем нынешнем финансовом положении.

Если будете так любезны и вышлите необходимую информацию, сделаем все возможное для того, чтобы Ваш запрос о кредите был вновь рассмотрен как можно быстрее.

Искренне Ваши

Уважаемые господа,     

Благодарим за Ваши замечания и предложения, которые сделали по нашему проекту контракта на строительство автосборочного цеха.

Хотели бы отметить, что в соответствии с нашим контрактом на строительство «под ключ» автосборочного завода подрядчик берет на себя всю ответственность за организацию и выполнение всех строительных работ.

Строительные работы будут выполняться российскими специалистами, а также местными фирмами, которые будут наняты на условиях субподрядчика. Работы, выполняемые этими фирмами, будут контролироваться компетентными российскими специалистами, стоимость услуг которых включена в цену контракта. Мы уже ознакомились с указанными фирмами и считаем, что они обладают достаточным опытом, квалификацией и возможностями для выполнения работ, которые мы собираемся им поручить.

В связи с вышеизложенным просим Вас рассмотреть настоящее письмо и, если контракт представляет для Вас интерес, телеграфировать нам о Вашей готовности подписать его.

С уважением

Уважаемые господа,

Получили Ваше письмо от 30 мая с.г., в котором предъявляете нам претензию в связи с задержкой пуска станции в эксплуатацию и требуете уплату неустойки.

В связи с этим хотели бы напомнить Вам следующее.

В соответствии с контрактом Вы обязаны были передать нам площадку под строительство в течение одного месяца с даты подписания контракта. Однако Вы задержали передачу площадки на 3 месяца, что задержало начало выполнения строительных работ.

Кроме того, в ходе выполнения контракта в связи с неоднократным нарушением Вами контрактных обязательств возникли серьезные трудности.

Несмотря на то, что к настоящему моменту прошло только 3 месяца с даты истечения контрактного срока, станция готова к приемным испытаниям. Учитывая вышеизложенное, считаем Вашу претензию необоснованной и просим отозвать ее.

С уважением

Уважаемые господа,

В соответствии с контрактом N ..., подписанным между ... 12 декабря 2000 г., поставка оборудования для расширения первой очереди завода начинается в ноябре текущего года. Чтобы избежать простоя вагонов и задержки с перегрузкой оборудования на станции, просим подготовить соответствующие площадки для перегрузки оборудования в ... вагоны.

В соответствии с графиком поставки оборудования и его монтажа в первую очередь будут поставлены негабаритные тяжеловесные технологические металлоконструкции.

Поставку конверторов предлагаем осуществить морем на специальных баржах, так как значительная негабаритность указанного оборудования не позволяет транспортировать его по железной дороге.

Просим сообщить о принимаемых мерах по обеспечению своевременной поставки оборудования на площадку завода.

С уважением

Уважаемые господа,

Получили Ваше письмо от 2 марта с.г., с просьбой поставить оборудование для...

Рассмотрев просьбу, сообщаем, что готовы провести переговоры по данному вопросу. Одновременно хотели бы обратить Ваше внимание на то, что наш завод осуществляет продажу лицензий на передачу «ноу-хау», которые сопутствуют поставкам комплектного оборудования.

Эта форма сотрудничества, как Вы знаете, широко практикуется во всем мире. В договоре на передачу «ноу-хау» гарантируем получение лицензиатом дополнительной прибыли и выпуск продукции высокого качества в соответствии с техническими спецификациями.

Если Вас заинтересует наше предложение, мы подготовим материалы для патентования (описание, чертежи) оборудования с учетом требований Вашего патентного ведомства.

С уважением

Уважаемые господа,

Ссылаясь на переговоры, проходившие в ... в июле с.г. между Вашим представителем г-ном ... и коммерческим директором фирмы ... г-ном ..., с удовольствием подтверждаем, что готовы действовать в качестве агентов по продаже Вашего оборудования в нашей стране.

Прежде чем вышлете нам проект агентского соглашения, хотели бы еще раз изложить основные моменты соглашения, достигнутого в ..., а именно:

1) обязуемся выступать в качестве агентов с монопольным правом продажи Вашего оборудования в течение трех лет с даты подписания соглашения;

2) будем получать комиссионное вознаграждение в размере ...% всех продаж Вашего оборудования на оговоренной территории;

3) Вы вышлите нам первую партию Вашего оборудования на консигнацию сроком на 12 месяцев и представите рекламный материал (брошюры, каталоги, образцы, рабочие модели, фильмы) для организации рекламной кампании. Со своей стороны мы откроем демонстрационные залы в ... и поместим рекламные материалы в наших журналах;

4) обязуемся представлять квартальные отчеты о продаже оборудования. Оплата за проданное оборудование будет производиться каждый квартал по безотзывному аккредитиву против наших счетов.

Надеемся, что соглашение будет взаимовыгодным и откроет пути к дальнейшему сотрудничеству.

С уважением

Приведем примеры международных писем на бланках.     

BICO INDUSTRIES LTD.
Block C, 3/F, Melbourne Ind Bidg
16, Westland Road
Quarry Bay 
Hong Kong
    
Re: Business offer 	
TEL: (852) 811 4898 
FAX: (852) 565 9270

          
September, 20, 2000     	
  
Dear Sir,

We are a well-established exporter and manufacturer in Hong Kong for more than 17 years. We stand ready to provide you with our exporting goods. We have been exporting to various countries for many years. Our good experiences and competitive price with good quality will provide you with a great success in market. Contact us today for additional information.
  	
  Sundries 	          Household Ware, Kitchenware, Office and 
          School Stationery, Razor Blades, Imitation 
          Jewellery, Work Gloves, Shopping Bags, 
          School Bags, Sport and Travelling Bags, 
          Mirror Photo-frame, gift, watch strap, 
          magnifying lens, colour candle, sport-wear
          and foot-wear, etc.
     	
  Electronic
  Products 	         Blank Video and Audio Tape, Pocket Radio, 
          High Double Cassette Audio System, 
          Cassette Player, Calculator, LCD and 
          Analog Quartz Watches, T.V. Games, 
          Recorder and Electrical Appliance.	
  Toys 	          Education Toys, Stuffed Toys, Battery 
          Operated Toys, PVC Toys, Friction Toys, 
          Free Wheel Toys, Die-cast Toys, PVC 
          Dolls, Bady Toys.	
	
Yours Faithfully,
Yvonne Ngai 	

Письмо иностранному партнеру 

Письмо иностранному партнеру 

Перевод на русский язык 

Например:

RE: Выставка «Информтехника-2001»

или

Оплата по контракту № 345/128.

Заголовок - необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок встречается главным образом в официальной переписке по юридическим вопросам.     

Задания 

1. Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.

2. Составьте информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

3. Составьте письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно-энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса на Красной Пресне.

4. Составьте гарантийное письмо ЗАО «Экосан» ОАО «Прогресс» об оказании технической помощи в разработке рабочих чертежей насосной станции. ЗАО «Экосан» просит произвести эту работу непосредственно на площадке.

5. Составьте договорное письмо о подписании договора товарищества «Сарни» с товариществом «Алекс» на поставку строительных материалов.

6. Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» товариществу на вере «Триника» о возможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.

7. Составьте письмо-ответ предприятия «Сайл» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Альтэе» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в пос. Коченево.

8. Составьте совместное письмо-ответ областного управления здравоохранения и управления финансов и налоговой политики администрации Новосибирского района о выделении дополнительных ассигнований из областного бюджета на оказание медицинской помощи жителям района.

9. Составьте письмо-ответ объединения «Новосибирскхлебопродукт» открытому акционерному обществу «Сарабалыкский» о выделении ОАО автомашины УАЗ-469 под сданное в 1997-1998 гг. зерно.

10. Составьте письмо-просьбу Мочищенского завода железобетонных конструкций администрации области о выделении лимита на стеклоплитку «Ириска» в количестве 50 тыс. кв. м для отделки наружных стеновых панелей серии 135, которые завод начинает выпускать с 2000 г. для треста «Запсибтрансстрой».

11. Составьте письмо-просьбу Доволенской инкубаторно-птицеводческой станции в областную администрацию о выделении средств из областного бюджета в сумме 150 тыс. руб. до начала реализации молодняка птицы населению.

12. Составьте письмо-отказ производственного управления пассажирских перевозок Новосибирскому производственному кооперативу «Вектор» по вопросу обеспечения запасными частями парка автобусов. Укажите причину отказа.

13. Составьте письмо-просьбу Новосибирского туристического центра «Сибиряк» в комитет по внешнеэкономической деятельности администрации области с просьбой выделить лицензию на вывоз в 2000 г. леса в Литву в количестве 5000 куб. м, так как одним из условий поставки мебели для туристического комплекса в речкуновской зоне отдыха является встречная поставка леса.

14. Составьте письмо объединения «Сибинтек» в Комитет внешнеэкономических связей Российской Федерации о направлениях своей деятельности и с просьбой о выделении квоты на экспорт в 2000 г.

15. Составьте письмо-просьбу ЗАО «Новосибирскмебель» в комитет внешнеэкономических связей администрации области о выделении лицензии на поставку в Китай 4000 т металла в связи с заключением контракта с Даляньским объединением по международному сотрудничеству на строительство девятиэтажного общежития в Новосибирске. Согласно контракту оплата выполненных работ будет производиться российскими рублями и материалами.

16. Составьте письмо-ответ производственного объединения «Новосибирскгазификация» директору Химфармзавода и начальнику управления «Новосибирскгоргаз» о ежемесячной поставке Химфармзаводу 64 т сжиженного газа в течение 2000 г. Указанный объем учтен в разнарядке. Поставка будет осуществляться через управление «Новосибирскгоргаз».

17. Составьте письмо-просьбу ОДО «Индивидум» в комитет по внешнеэкономическим связям о выделении квоты на экспорт круглого леса в количестве 10 тыс. куб. м.

18. Составьте письмо-ответ областного управления сельского хозяйства председателю акционерного общества «Ирмень» по вопросу поставок легковых автомобилей за сданное зерно.

19. Составьте письмо-отказ Новосибирского производственного объединения энергетики и электрификации «Новосибирскэнерго» директору спецкомбината «Радон» о выдаче бесплатного разрешения на электроснабжение жилых домов.

20. Составьте письмо-просьбу Государственной торговой компании «Сибторг» в болгарскую фирму «Миаве 3» о возможности поставки в Новосибирскую область экологически чистого детского питания.

21. Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Новосибирскснабсбыт» французской фирме «Окситроль» об организации встречи для установления сотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.

22. Составьте информационное письмо объединения «Новосибирскавтодор» французской фирме «Окситроль» о возможности продажи современных гидравлических кранов. Цена крана 5500 долларов США.

23. Составьте письмо администрации Новосибирской области в Ассоциацию японо-российской торговли с просьбой дать подробный список экспортной продукции.

24. Составьте письмо-приглашение объединения «Экспоцентр» с предложением принять участие в российской выставке на международной общеотраслевой ярмарке в г. Измире (Турция), которая будет проходить с  20 ноября по 10 декабря 200Х г. Измирская ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран Среднего и Ближнего Востока.  В тексте надо указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно-технической информацией и заключить выгодные сделки.

25. Составьте письмо-просьбу производственно-коммерческого предприятия «Новосибирскпромкомбыт» сирийской фирме «Дейри текс» о поставке портьерной ткани, текстиля для пошива мужской, женской и детской одежды.

26. Найдите ошибки в оформлении и текстах приведенных ниже писем.

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации Администрация Новосибирского района Новосибирской области Управление сельского хозяйства 

Совхоз «Кировец»  

Адрес: 630032, г. Новосибирск, 12 
ул. Планировочная, 16-а 
Телефон 46-28-55  
Совхоз «Кировец» 
46-28-44

05.02.2000 N 136 
На N ______ от _________	     Генеральному директору
     «Энергонадзора»  
     Кузичеву М.В.  
     	
Копия:                           	     Генеральному директору 
     «Новосибирскэнерго» 
     Томилову В.Г.

Главе областной   
Администрации  
Мухе В.П.

Мэру г. Новосибирска  
Толоконскому В.А.

Зам. главы Администрации   
области, начальнику   
областного управления   
сельского хозяйства  
Абрарову В.И.

Главе Администрации   
Новосибирского района  
Частикину А.Г.

Зам. главы Администрации   
Новосибирского района,   
начальнику районного   
управления сельского   
хозяйства  
Золотых В.В.

Председателю районного   
профсоюза работников  
сельского хозяйства  
Частикиной Л.М.	

Уважаемый Михаил Васильевич!

Энергонадзором установлен срок 11.07.2000 г. ограничения подачи электроэнергии (ТП-507), что приведет к гибели растений на площади 5 га закрытого грунта. Город недополучит 300 тонн свежих овощей. Убытки составят 636 тыс. рублей.

Совхозом принимаются все меры по погашению задолженности «Энергонадзору».

Оплата за тепловую и электрическую энергию производится по мере поступления средств на счет совхоза в безакцептном порядке, за исключением отчисления в бюджет.

Просим с пониманием отнестись к озабоченности коллектива совхоза и оказать содействие в сложившейся ситуации.

Директор совхоза «Кировец»                                                                                   Подпись В.И.Пичиков 

Исп. Огородников Г.П.  тел. 46-26-43

Герб РФ

Главное управление                                                                                                    Первому заместителю  
Центрального банка                                                                                                    главы Администрации  
Российской Федерации                                                                                               _____________ области  
по ___________ области                                                                                            Григорьеву Е.И.

______ N _____

на N ____ от ____

Учитывая сложившееся крайне неудовлетворительное положение в экономике, а также состоянии денежного обращения в сельских районах области, Главное управление Центрального банка РФ по ............... области организует в IV квартале т.г. в четырех районах проверки.

В период проверки будут изучены такие вопросы, как состояние макроэкономики района, денежного обращения, социальной сферы, причины несбалансированности денежных доходов и расходов населения, состояние финансового рынка и другие вопросы.

В целях глубокого изучения и оценки тенденций в экономике района, а также обеспечения наибольшей действенности и результативности в реализации полученных материалов проверок Главное управление Центрального банка РФ по ............... области предлагает принять участие в указанных обследованиях специалистов ГлавПЭУ.

Начальник Главного управления  
Центрального банка РФ по НСО                                                                              Подпись Е.В. Сидоров

исп. Тетерина Н.Н.  
тел. 22-08-60

Герб РФ

Администрация                                                                                                              Главе Администрации  
_____________ области                                                                                             _____________ области

Комитет по культуре                                                                                                     Шевченко О.И.

От ______ N _____  
На ______ от ________

Рассмотрев письмо N 7202/1 от 15.08.97 об оказании помощи по ремонту здания ............... государственного цирка, комитет по культуре сообщает, что решить данный вопрос исключительно силами комитета из-за отсутствия денежных средств в настоящий момент не представляется возможным.

Однако, учитывая значимость деятельности ............... государственного цирка для города и области, комитет по культуре считает целесообразным оказать единовременную помощь в размере 300,0 тыс. руб. Оставшиеся 300 тыс. рублей берет на себя мэрия г. ............... .

Приложение: Смета на смену кровельного покрытия и ремонт   
козырька цирка в г. ............... на общую   
сумму 600789 руб.

Зам. председателя комитета  
(наименование комитета)                                                                     Подпись                  Г.И. Петрова

исп. отдел МТО  
тел. 23-82-30

Герб РФ

Администрация                                                                                                              Главе Администрации  
Карасукского района                                                                                                    ____________ области  
Новосибирской области                                                                                              Фамилия, инициалы

632810, НСО,   
г. Карасук,   
ул. Октябрьская, 39

ДОМ СОВЕТОВ

27.06.2000 N 69

На N 2821/11 от 14.05.2000

Карасукская районная Администрация, в целях безусловного выполнения постановления Г.А. области, учитывая многочисленные депутатские обсуждения Советов всех уровней и решение малого Совета Карасукского районного Совета народных депутатов, учитывая все возможные мнения жителей района и отсутствие финансирования на содержание заказников районного масштаба, а главное, в принятии мер для сохранения и приумножения животного и растительного мира района, решения конфликтных вопросов в ловле, отстреле в заказнике «Южный» считает целесообразным предложить Администрации области:

1. Заказник «Южный» общей площадью 2820 га, в границах: болото Надыр с прибрежной зоной, часть островов Жанажол преобразовать в заповедник направленного режима или заповедник-сепортер.

2. Организовать биологический заказник «Южный» в границах: русло  р. Карасук, республиканская автомобильная дорога Карасук-Новосибирск, граница Краснозерского района площадью 20 тыс. га.

Глава Администрации   
Карасукского района                                                                                                    И.И.Сидоров

Герб РФ

Администрация                                                                                                              Заместителю главы   
________________ области                                                                                      областной Администрации  
                                                                                                                                            Мамон Г.Л.  
Глава Администрации   
____________________ района

N 4 от 12.01.2000

На N ______ от ______

На территории нашей Администрации имеется село Мамон, где имеется начальная школа, медицинский пункт, детский сад и два отапливаемых жилых дома.

В настоящее время вся социальная сфера этого села находится в крайне тяжелом положении.

В котельной разрушилась шлаколитная стена, пришла в негодность крыша, необходим ремонт и замена насосного и запорного оборудования, пришла в негодность теплотрасса, надо заменить стальные водопроводные трубы, питающие котельную. Для приобретения необходимых материалов, их доставки и производства вышеперечисленных работ нам необходимо 250 млн рублей.

В районной Администрации мне сказали, что таких денег нет, а значит, и сохранение всей социальной сферы этого села остается проблематичным.

Просим Вас оказать нам финансовую помощь.

Глава Администрации                                                                                                Иванов А.В.

Тема 3. Документирование организационно- распорядительной деятельности 

1. Организационная документация

2. Распорядительные документы

Деятельность всех учреждений фиксируется в разного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к  Основным положениям Единой государственной системы делопроизводства*1, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре. В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов  государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции. На территориях краев и областей издаются постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.
_____
*1 См.: Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. — М., 1975. — С. 75.

1. Организационная документация 

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. Устав - это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существуют, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.).

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных - соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, регистрационный номер, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано). В реквизите «текст» необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. В зависимости от формы частной собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в тексте изменяются, добавляются. Включаются, например, такие разделы, как уставной капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. После текста ставится подпись руководителя.

Образцы уставов и других учредительных документов приведены в прил. 3.1-3.6.

Положение - это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов  (таковы общие положения о министерствах РФ), одного органа (например, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение об общем отделе администрации области  и т.д.) либо структурного подразделения (комиссии, группы).  В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях; наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.).

Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть (преамбула), основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения.

В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании. Образцы положения даны в прил. 3.7-3.8.

Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан*1. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
_____
*1 См.: Единая государственная система делопроизводства: Основные положения.-М., 1975.-С.76.

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Новосибирской области», «Должностная инструкция инспектору по контролю...).

Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространения, порядок ее применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица (например: «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические замечания...») или в безличной форме (например: «Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные номера первого предложения, заявления, жалобы...»).

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем. На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Так, например, в распоряжении главы администрации Новосибирской области от 01.03.1993 N 90-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству» присутствует такой текст:

«В целях упорядочения работы с документами, совершенствования делопроизводства в аппарате администрации области:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации области.

2. Общему отделу администрации (Кирсанова М.В.) обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства в аппарате администрации и установить контроль за соблюдением требований Инструкции».

2. Распорядительные документы 

Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрации предприятий (объединений), учреждений, организаций - приказы, инструкции, указания; кооперативные организации - решения; общественные организации - постановления, распоряжения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Постановление принято определять как правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами*1. Однако в законах «О краевом областном Совете и краевой областной администрации» и «О местном самоуправлении» постановление определено как правовой акт, издаваемый главой администрации (на правах единоначалия). Это сама жизнь внесла коррективы в определение сути и видов данного документа.
_____
*1 См.: Единая государственная система делопроизводства: Основные положения.-М., 1975.-С.76.

Образцы постановления и выписки из постановления даны в прил. 3.9-3.11.

Решение как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым коллегией министерства или ведомства, научным советом и т.д.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, администрации предприятий, учреждений в пределах прав, предоставленных им законами РФ.

Образцы распоряжения и выписки из распоряжения приведены в прил. 3.12-3.14.

Указание - распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов. Право подписи указаний делегируются руководителем своим заместителям или руководителям подразделений в пределах их компетенции. Подготовка и оформление указаний проводятся в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть указания начинается словами «Предлагаю» («Обязываю»). Указания нумеруются по порядку в пределах календарного года*1.
_____
*1 См.: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомчтвах Российской Федерации.- М.,1992.-С.19.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и тому подобных документов, требующих утверждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.

Образцы приказа и выписки из приказа даны в прил. 3.15 и 3.16.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

Основные виды распорядительных документов подготавливаются в целом аналогично. Это достаточно сложный процесс, различия же возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае постановлений, распоряжений, приказов, указаний).

Можно выделить три стадии подготовки распорядительного документа. Это - изучение существа вопроса и подготовка проекта документа; обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (в случае постановлений, решений); согласование документа и его подписание.

Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы. Главное условие, обеспечивающее высокое качество документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение четко излагать мысли). Юридическим основанием разработки распорядительного документа могут быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать прежде всего на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса и предназначена для того, чтобы объяснить, чем вызвано распоряжение. В ней могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указываются вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т.е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть не обязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «постановляет» в коллегиальном постановлении, «решает» («решил») - в решении, «предлагаю» - в распоряжении, «приказываю» - в приказе.

Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет», «решает» («решил»), «предлагаю», «приказываю» печатаются прописными буквами или строчными вразрядку, они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. В постановлениях или решениях коллегиального органа перед словами «постановляет», «решает» указывают его название, например:

Коллегия РЕШАЕТ  

Правительство ПОСТАНОВЛЯЕТ

Затем с новой строки с абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа «поднять», «повысить», «усилить», «улучшить», «принять меры», «активизировать» и т.д., поскольку сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например «директорам заводов», «руководителям архивов». Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, ссылки на которые даются в соответствующих пунктах текста, реквизит «приложение» после текста распорядительных документов отдельно не оформляется.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формируется при помощи отглагольных существительных (например, «О назначении...», «Об утверждении...», «О введении...», «О создании...») или существительных, указывающих на предмет (например, «Об итогах...», «О мерах...»). Для типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа: о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим (работы) - созданы унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации*1. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, перемещении, переводе на другую работу, освобождении от должности, вынесении поощрений, наложении дисциплинарных взысканий, изменении фамилии*2.
_____
*1 См.: Унифицированные системы организационно-распорядительной документации: Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по применению. - М.,1980.
*2 Там же.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А4. В состав реквизитов входит Герб РФ, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов являются их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, органов здравоохранения).

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение. Перед подписанием проект еще раз тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен, отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами (постановлений и решений), обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения должны иметь две подписи: председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Задания 

1. Составьте приказ по открытому акционерному обществу «Новосибирский завод химконцентратов» об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 24.06.1992 N 1118-р, и с ГОСТ Р 6.30-97 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции.

2. Составьте проект приказа по Электровакуумному заводу об установлении единого режима работы центральных складов. В констатирующей части отметьте, что отпуск цехам материалов со складов предприятия в течение рабочего дня нарушает нормальную работу складского аппарата. В распорядительной части укажите конкретные часы отпуска материалов со складов, назовите конкретных должностных лиц (в дирекции и цехах), которые отвечают за перевод складов на более рациональный режим работы. Остальные пункты в распорядительной части и другие реквизиты укажите самостоятельно.

3. Напишите проект приказа по ОАО «Оксид» об итогах документальной ревизии работы предприятия с 01.02.1998 по 01.09.1998.  В акте ревизии зафиксированы следующие недостатки: не упорядочен учет личного состава, некоторые личные дела ИТР находятся в запущенном состоянии; у заведующего складом металлов Петрова Л.Н. оказались излишки листовой стали (320 кг) и недостача стальной ленты (185 кг); допускается необоснованное списание упаковочной бумаги, гвоздей и запасных частей для ремонта оборудования; в механическом цехе допущен перерасход припоя в количестве 60 кг; заведующим складским хозяйством П.И. Яковлевым несвоевременно отгружена поставщикам возвратная тара, за что заводом уплачен штраф в сумме 1,5 тыс. руб. Другие реквизиты укажите самостоятельно.

4. Составьте приказ по строительному кооперативу «Запуск» о неправильном использовании строительных отходов. В вводной части укажите, что при проверке работы склада пиломатериалов установлены факты отпуска в котельную для сжигания отходов пиломатериалов длиной свыше  20 см. В заключительной части следует предложить заведующему складом организовать работу по реализации отходов частных лицам.

5. Составьте приказ по предприятию «Сайл» об итогах ревизии по проверке финансового учета. В констатирующей части укажите, что ревизией обнаружены факты грубого нарушения финансового учета, полное отсутствие учета и отчетности по командировкам, отсутствие журнала учета доверенностей.

6. Составьте приказ об итогах работы с документами в 1998 г. в  ОАО «Родина». В констатирующей части укажите на низкую требовательность руководителей подразделений к качеству подготовки документов и контроля за их исполнением. В распорядительной части обратите внимание руководителей на повышение требовательности к работникам в части работы с документами. Дайте задание работнику, отвечающему за делопроизводство, на разработку мер по улучшению этой работы.

7. Напишите проект приказа директора Завода точного машиностроения о премировании работников планово-экономического отдела за досрочную разработку техпромфинплана. Премия выдается из фонда материального поощрения в размере 60% ежемесячного должностного оклада. Другие данные в тексте и реквизиты укажите самостоятельно.

Приложения 

     Приложение 3.1 

ЗАРЕГИСТРИРОВАН
		УТВЕРЖДАЮ 	
Регистрационной палатой 		Комитет по управления 	
Новосибирского района 		госимуществом 	
		Новосибирской области 	
N____ «___» ____ 200__г.		N____ «___» ____ 200__г.	

УСТАВ 
Государственного
областного оздоровительного учреждения 
«Солнычный мыс-2» 

Согласовано Начальник управления начального профессионального образования Администрации  Новосибирской области ____________________ Я.Я. Боргено 

N____ «___» ________ 200__г 	

г. Новосибирск 

1. Общие положения 

1.1. Государственное областное оздоровительное учреждение «Солнечный мыс-2», в дальнейшем именуемое Учреждение, создано в соответствии с Постановлением главы администрации Новосибирской области от 07.06.2001 г. N 512 «О создании Государственного оздоровительного учреждения «Солнечный мыс-2», является некоммерческой организацией, имущество находится в собственности Новосибирской области.

Учредителем Учреждения является администрация Новосибирской области.

Учреждение находится в ведомственном подчинении Управления начального профессионального образования администрации Новосибирской области.

1.2. Учреждение является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своими наименованиями, бланки и иную фирменную атрибутику.

1.3. Учреждение руководствуется в своей деятельности Гражданским кодексом и другими законодательными актами Российской Федерации, актами органов власти и управления Новосибирской области.

1.4. Учреждение может от своего имени приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, выступать истцом в суде и арбитражном суде в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.5. Учреждение отвечает по своим обязательствам находящимися в его распоряжении денежными средствами. При их недостаточности субсидиарную ответственность по его обязательствам несет Учредитель.

1.6. Отношения между Учреждением и Учредителем определяются постоянным Уставом, законом РФ «Об образовании» и другими законодательными актами РФ и области.

1.7. Местонахождение Учреждения: 42 квартал Новосибирского Лесничества Новосибирского лесхоза.

1.8. Учреждение создается на неограниченный срок.

2. Цель, предмет и организация деятельности «учреждения» 

2.1. Целью создания Учреждения является:

- организация оздоровления учащихся профессиональных училищ области в летний и зимний периоды из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, в соответствии с Федеральным законом от 21.12.96 N 159-ФЗ «О дополнительных гарантиях по социальной защите детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей».

2.2. Основными задачами являются:

- создание условий для укрепления здоровья, безопасности и творческого развития учащихся профессиональных училищ и лицеев, а также занятости учащихся в летний период;

- оказание медико-оздоровительных услуг населению в осенне-весенний (зимний) период;

- оказание медико-оздоровительных услуг в течение года учащимся и работникам профессиональных училищ и лицеев (работа профилактория);

- медицинская реабилитация учащихся с хроническими заболеваниями, организация лечения их;

- консультативная и практическая помощь по организации лечения диспансерных больных и профилактике заболеваний учащихся;

- обеспечение социальной адаптации учащихся, подготовка к самостоятельной жизни;

- укрепление материальной базы Учреждения.

2.3. Для выполнения указанных целей и задач Учреждение осуществляет основные виды деятельности:

- обеспечение оздоровления учащихся профессиональных училищ области в летний и зимний периоды из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей;

- медицинская деятельность;

- амбулаторная помощь учащимся;

- лечебно-оздоровительная помощь;

- аппаратная физиотерапия;

- массаж;

- организация проведения иммунизации.

2.4. Для осуществления всех видов деятельности Учреждение имеет право:

- самостоятельно планировать и осуществлять свою деятельность с учетом приоритетного выполнения заказов Управления начального профессионального образования;

- осуществлять реализацию своих услуг для сторонних организаций и отдельных лиц на договорной основе;

- привлекать для осуществления уставной деятельности дополнительные источники финансовых и материальных средств, включая использование банковского кредита;

- оказывать посреднические услуги, вести предпринимательскую деятельность, не запрещенную законодательством РФ и не приносящую ущерб основной уставной деятельности Учреждения с законодательными и нормативными актами РФ и области;

- устанавливать прямые связи с зарубежными предприятиями, учреждениями и организациями в установленном порядке в соответствии с законодательством РФ, законодательствами других государств и международными соглашениями;

- имеет набор необходимого технологического и специального оборудования;

- иметь следующие службы:

транспортную,

медицинскую,

административную,

питания;

- осуществлять материально-техническое обеспечение своей деятельности.

2.5. Учреждение имеет право осуществлять свою деятельность на территории Российской Федерации и за ее пределами в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, законодательствами других государств и международными соглашениями.

2.4. Учреждение обязано:

- нести ответственность в соответствии с законодательством РФ за нарушение договорных, кредитных, расчетных и налоговых обязательств, продажу товаров, пользование которыми может принести вред здоровью населения, а равно за нарушение иных правил хозяйствования;

- возмещать ущерб, причиненный нерациональным использованием земли и других природных ресурсов, загрязнением окружающей среды, нарушением правил безопасности производства, санитарно-гигиенических норм и требований по защите здоровья работников, населения и потребителей продукции;

- обеспечивать своим работникам безопасные условия труда и нести ответственность в установленном порядке за ущерб, причиненный их здоровью и трудоспособности;

- обеспечить учет и сохранность документов по личному составу, а также своевременную передачу их на государственное хранение в установленном порядке;

- осуществлять оперативный и бухгалтерский учет результатов хозяйственной и иной деятельности, вести статистическую отчетность, отчитываться о результатах деятельности в порядке и сроки, установленные действующим законодательством.

2.5. Контроль и ревизия деятельности Учреждения осуществляется Учредителем, а также налоговыми, природоохранными, антимонопольными и другими органами, на которые в соответствии с действующим законодательством возложены такие функции.

Контроль за эффективностью использования и сохранностью государственного имущества осуществляет Комитет по управлению госимуществом Новосибирской области.

3. Имущество Учреждения 

3.1. Имущество Учреждения является государственной собственностью Новосибирской области, закрепленной за Учреждением передаточным актом на праве оперативного управления и отражается в самостоятельном балансе Учреждения.

Учреждение владеет, пользуется и распоряжается закрепленным за ним имуществом в соответствии с его назначением и уставными целями деятельности в рамках, определенных статьями 120, 296, 298-300 Гражданского кодекса, Законом Новосибирской области «О собственности Новосибирской области» и другими законодательными актами Российской Федерации.

3.2. Фонд основных средств оздоровительного лагеря образует имущество, находящееся в его оперативном управлении.

3.3. Сдача имущества в аренду, безвозмездное пользование допускаются только с разрешения Комитета по управлению государственным имуществом администрации Новосибирской области.

3.4. Источниками финансирования оздоровительного лагеря являются:

- средства, поступившие на содержание из федерального и областного бюджетов;

- доходы, полученные от реализации услуг сторонним организациям и населению, а также других видов хозяйственной деятельности;

- дотации из бюджетов всех уровней;

- безвозмездные и благотворительные взносы предприятий, организаций, учреждений, а также физических лиц;

-иные источники, не запрещенные законодательными актами РФ.

3.5. При осуществлении оперативного управления имуществом Учреждение обязано:

- эффективно его использовать;

- обеспечивать его сохранность и использование по целевому назначению;

- не допускать ухудшения его технического состояния (это требование не распространяется на ухудшения, связанные с нормативным износом этого имущества в процессе эксплуатации);

- осуществлять амортизацию и восстановление изнашиваемой части имущества. При этом имущество, вновь приобретенное взамен списанного (в том числе с износом), включается в состав имущества, передаваемого в оперативное управление, на основании сметы расходов. Списанное имущество (в том числе с износом) исключается из состава имущества, переданного в оперативное управление, на основании акта списания. Включение и исключение из состава имущества, переданного в оперативное управление, оформляется дополнением к акту приема-передачи.

3.6. При осуществлении разрешенной Учредителем хозяйственной деятельности Учреждение самостоятельно распоряжается доходами от этой деятельности и имуществом, приобретенным за счет этих доходов.

Права Учреждения на объекты интеллектуальной собственности регулируются законодательством Российской Федерации.

3.7. Условия и порядок использования имущества, переданного в пользование Учреждению третьими лицами, определяются в договорах между Учреждением и собственником имущества.

3.8. Имущество, закрепленное за Учреждением на праве оперативного управления, в соответствии с действующим законодательством может быть изъято Учредителем как полностью, так и частично в случаях неиспользования имущества либо использования его не по назначению.

4. Управление Учреждением 

4.1. Управление Учреждением осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации и настоящим Уставом.

4.2. Управляет Учреждением Директор. Назначение Директора на должность, а также его освобождение от должности осуществляется Учредителем либо по его поручению соответствующим органом управления администрации Новосибирской области. Главный бухгалтер оздоровительного лагеря назначается начальником Управления начального профессионального образования.

4.2.1. Директор действует на основании настоящего Устава, действующего законодательства, а также обязательных для него и Учреждения локальных нормативных актов.

4.2.2. Директор осуществляет текущее руководство деятельностью Учреждения, он подотчетен в своей деятельности Учредителю, а также в случаях, прямо указанных в законодательстве, - трудовому коллективу.

Решения Учредителя, принятые в пределах его компетенции, обязательны для Директора.

4.2.3. Учредитель и трудовой коллектив не вправе вмешиваться в оперативно-хозяйственную деятельность Директора, который по вопросам, отнесенным к его компетенции, действует на принципах единоначалия.

4.2.4. Директор выполняет следующие постоянные функции и обязанности по организации и обеспечению деятельности Учреждения:

- организация выполнения программ, договорных и иных обязательств, принятых Учреждением;

- материально-техническое обеспечение деятельности Учреждения;

- реализация (сбыт) Учреждением выполненных работ, услуг;

- юридическое, экономическое, бухгалтерское, информационное обеспечение деятельности Учреждения;

- обеспечение Учреждения квалифицированными кадрами;

- ответственность за действия, наносящие ущерб государственному имуществу предприятия, несет его Директор в соответствии с действующим законодательством и условиями, определенными в контракте;

- ежеквартально представлять в отраслевой орган управления администрации Новосибирской области отчет о финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4.2.5. Директор действует без доверенности от имени Учреждения, представляет его интересы в государственных органах, предприятиях, организациях; распоряжается в соответствии с действующим законодательством имуществом Учреждения и заключает договоры; выдает доверенности; открывает расчетные счета; утверждает штаты; в пределах своей компетенции издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников Учреждения.

4.2.6. Предусмотренные настоящим Уставом функции и обязанности Директор выполняет личными действиями и силами сотрудников Учреждения.

Директор самостоятельно определяет численность, квалификационный и штатный состав административно-управленческого аппарата, нанимает (назначает) на должность и освобождает от должности всех работников аппарата, заключая с ними контракты или трудовые договоры.

4.2.7. Директор оздоровительного лагеря несет ответственность за надлежащее выполнение своих прав и обязанностей, предусмотренных настоящим Уставом, несет ответственность за жизнь и здоровье учащихся профессиональных училищ и лицеев, находящихся на отдыхе в оздоровительном лагере.

4.2.8. Контроль за воспитательной работой осуществляет отдел воспитательной работы и социальной защиты учащихся Управления начального профессионального образования, а за финансовой деятельностью - отдел бухгалтерского учета, отчетности, планирования и финансирования Управления в порядке, установленном законом.

5. Ликвидация и реорганизация Учреждения 

5.1. Прекращение деятельности Учреждения может осуществляться путем его ликвидации либо реорганизации (слияния, присоединения, преобразования в иную организационно-правовую форму) на условиях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации, по решению Учредителя либо по решению суда и арбитражного суда.

5.2. При ликвидации и реорганизации увольняемым работникам гарантируется соблюдение их прав и интересов в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.3. Имущество ликвидируемого Учреждения после расчетов с работниками, руководителем, бюджетом и другими кредиторами Учреждения передается органу, уполномоченному осуществлять распоряжение государственным имуществом.

     Приложение 3.2 

Примерный образец устава частного предприятия 

Предприятие зарегистрировано
администрацией ______________ 
(район, город)    
«____»______ 2000 г.		УТВЕРЖДАЮ
Учредитель:
_____________________________
«____»______ 2000 г.	

УСТАВ 
индивидуального частного предприятия 

__________________________________________________________________________________
     (Фамилия владельца и название предприятия) 

Юридический адрес:_____________________________________________________________________________

г. Энск 

Настоящий Устав разработан в соответствии с Законом РФ  «О предприятиях и предпринимательской деятельности», Законом РФ «О собственности в РФ».

1. Общие положения 

1.1. Индивидуальное частное предприятие ______________________, именуемое в дальнейшем Предприятие, учреждено гражданином РФ ___________________________________ и принадлежит ему на праве частной собственности.

1.2. Учредитель отвечает по обязательствам Предприятия своим имуществом в пределах его вклада в уставный капитал.

1.3. В своей деятельности Предприятие руководствуется действующим законодательством РФ.

1.4. Предприятие приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации.

1.5. Предприятие действует на принципах полного хозяйственного расчета, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в банке, печать со своим наименованием, штампы, бланки и другие реквизиты.

1.6. Предприятие несет ответственность за результаты своей деятельности, за выполнение взятых на себя обязательств перед бюджетом, банком, партнерами по договорам, а также перед трудовым коллективом согласно действующему законодательству.

1.7. Государство не отвечает по обязательствам Предприятия, Предприятие не отвечает по обязательствам государства.

2. Предмет и цели деятельности. Права Предприятия 

2.1. Предприятие создается с целью удовлетворения потребностей народного хозяйства и населения в товарах и услугах, оказания помощи в осуществлении программы жилищного строительства, обеспечения занятости населения общественно-полезным трудом, повышения уровня жизни работников Предприятия.

2.2. Предприятие осуществляет следующие виды деятельности: _____________________________________________

2.3. Предприятие имеет право:

- самостоятельно планировать свою деятельность и определять перспективы развития исходя из спроса на производимую продукцию, необходимости обеспечения производственного и социального развития Предприятия, повышения личных доходов работников;

- учреждать филиалы и другие обособленные подразделения, утверждать положения и уставы в соответствии с действующим законодательством;

- объединяться с другими предприятиями, организациями в различные формы объединений;

- совершать с предприятиями различных форм собственности, отдельными гражданами, кооперативами, организациями и учреждениями всякого рода сделки, в том числе купли-продажи, мены, подряда, займа, перевозки, страхования, аренды, поручения и комиссии, хранения, совместной деятельности и др., а также участвовать в торгах, конкурсах, аукционах, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, арбитражном и третейском суде;

- строить, приобретать, продавать, брать и сдавать в наем всякого рода движимое и недвижимое имущество;

- приобретать сырье, материалы, транспорт, научно-техническую и иную продукцию как по государственным, так и по договорным ценам у предприятий, организаций, кооперативов, а также у населения за наличный и безналичный расчет;

- реализовывать свою продукцию, работу, услуги, отходы производства по ценам и тарифам, устанавливаемым самостоятельно или на договорной основе, а в случаях, предусмотренных действующим законодательством, по государственным ценам;

- использовать в своей деятельности автотранспорт, помещения, инструмент, оборудования работников Предприятия с соответствующим возмещением расходов по их использованию;

- получать долгосрочные и краткосрочные кредиты;

- выпускать ценные бумаги;

- открывать собственные торговые точки;

- совершать иные действия, предоставленные предприятиям действующим законодательством.

3. Органы управления и контроля, их компетенция 

3.1. Текущее управление Предприятием осуществляется директором, назначаемым на должность и освобождаемым от должности Учредителем. В этом случае между Учредителем и директором заключается договор (контракт), в котором определяются права, обязанности, ответственность директора перед Учредителем и трудовым коллективом, условия оплаты его труда, срок контракта, условия освобождения от занимаемой должности.

3.2. Учредитель вправе самостоятельно осуществлять текущее руководство Предприятием, что фиксируется в решении о создании Предприятия.

3.3. Директор Предприятия без доверенности действует от имени Предприятия, представляет его интересы, распоряжается имуществом Предприятия, заключает договоры, в том числе выдает доверенности, открывает в банках расчетный и иные счета, пользуется правом распоряжения средствами, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников Предприятия. Директор несет полную ответственность за деятельность Предприятия, находящееся в распоряжении Предприятия имущество.

3.4. Контроль за деятельностью Предприятия осуществляет Учредитель.

4. Порядок распределения прибыли и формирования фондов 

4.1. Имущество Предприятия формируется за счет вкладов Учредителя, доходов, полученных от реализации произведенных продукции, работ, услуг, доходов от выпуска ценных бумаг, кредитов банка, других законных поступлений. Учредителем создается уставный капитал в размере ____________ рублей.

4.2. Прибыль, образованная после возмещения материальных и приравненных к ним затрат, в том числе на оплату труда, расчетов с банком и бюджетом, отчислений Учредителю, распределяется в фонды:

- производственного развития,

- социального развития,

- резервный,

- иные.

4.3. Предприятие хранит денежные средства на расчетном и других счетах банков, производит все кассовые и расчетные операции с соблюдением действующего законодательства.

4.4. Предприятие ведет бухгалтерскую и статистическую отчетность в порядке, установленном действующим законодательством, и несет ответственность за ее достоверность.

5. Гарантии работникам Предприятия 

5.1. Трудовой коллектив Предприятия составляют все граждане, участвующие своим трудом в его деятельности на основе трудового договора. Отношения работника и Предприятия, возникшие на основе трудового договора, регулируются законодательством о труде.

5.2. Предприятие обеспечивает работникам гарантированный законом минимальный размер заработной платы, безопасные условия труда, несет ответственность в установленном законом порядке за ущерб, причиненный их здоровью и трудоспособности.

5.3. Работники Предприятия подлежат социальному и медицинскому страхованию и социальному обеспечению в порядке и на условиях, предусмотренных действующим законодательством для рабочих и служащих государственных предприятий.

5.4. Предприятие может самостоятельно устанавливать для своих работников дополнительные отпуска, сокращенный рабочий день и иные льготы.

6. Условия реорганизации и ликвидации Предприятия 

6.1. Прекращение деятельности Предприятия может осуществляться в виде его ликвидации или реорганизации (слияния, присоединения, разделения, выделения, преобразования).

6.2. Ликвидация или реорганизация Предприятия производятся по решению:

- собственника с согласия трудового коллектива;

- суда.

6.3. Предприятие ликвидируется в случаях:

- признания его банкротом;

- принятия решения о запрете деятельности Предприятия из-за невыполнения условий, установленных законодательством, если в предусмотренный решением срок не обеспечено соблюдений этих условий или не изменен вид деятельности;

- признания судом недействительными учредительных документов и решения о создании Предприятия;

- по другим основаниям, предусмотренным действующим законодательством.

6.4. При реорганизации или ликвидации Предприятия увольняемым работникам гарантируется соблюдение их прав и интересов в соответствии с действующим законодательством.

6.5. Предприятие считается реорганизованным или ликвидированным с момента исключения его из Государственного реестра.

6.6. Ликвидация Предприятия осуществляется ликвидационной комиссией, образуемой собственником имущества Предприятия совместно с трудовым коллективом. Ликвидация Предприятия при банкротстве осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

6.7. Ликвидационная комиссия действует в соответствии с действующим законодательством. Имущество Предприятия, оставшееся после расчетов с бюджетом, банком, работниками Предприятия, переданное Предприятию в пользование, возвращается владельцам в исправном состоянии.

     Приложение 3.3 

Образец решения о создании частного предприятия 

РЕШЕНИЕ 

о создании индивидуального частного предприятия 

г. Новосибирск                                                                                                                                                                                                                                         «____»_________200 г.

Я, гражданин РФ _________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ решил создать в г. ______________________ индивидуальное частное предприятие __________________________________ по осуществлению следующих видов деятельности: __________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________

По обязательствам Предприятия обязуюсь нести ответственность всем своим имуществом.

Обязанности руководителя: 
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________

Учредитель Предприятия:
____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

     Приложение 3.4 

Образцы писем по поводу создания частного предприятия

Начальнику ___________ РОВД Район
подполковнику милиции _____________________ 
Инициалы, фамилия 

Прошу Вас дать разрешение на изготовление круглой печати и углового штампа для индивидуального частного предприятия _________________________________________________________________ зарегистрированного
___________________________________________________________ 200__ года, свидетельство N _________________ 

Образцы печати штампов прилагаются.

Директор Предприятия _____________________________________

Директору  _____________ _______________________	

Прошу Вас изготовить круглую печать в количестве ___ шт., угловой штамп в количестве ____ шт., штампы в количестве ____ шт. для индивидуального частного предприятия ______________________________________________________________________________________, зарегистрированного ______________________________________________________________________________________________________    
(кем) 
________________________________________________________________________________________________ «____»_________ 200__ года, 
свидетельство N ___________________

Оплату гарантирую.

Образцы печатей и штампов прилагаются.

Директор Предприятия ____________________________________

     Администрация _________ района 
г. ____________________________

Прошу Вас зарегистрировать индивидуальное частное предприятие ________________________________________________________ по осуществлению следующих видов деятельности:
____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

Местонахождение предприятия: ______________________________________________________
____________________________________________________________________________________

Учредитель предприятия: ___________________________________________________________
____________________________________________________________________________________

«____»________ 200__ года

     Приложение 3.5 

Примерный образец устава закрытого акционерного общества 

ЗАРЕГИСТРИРОВАНО
__________________________
Наименование организации
__________________________
Фамилия, инициалы 		УТВЕРЖДЕНО
общим собранием учредителей  протокол ____________________  
дата, номер 	

УСТАВ 
российско-австрийского закрытого 
акционерного общества 

_____________________________________________________________________________
 Наименование общества 

г. Новосибирск 

УСТАВ 
российско-австрийского закрытого акционерного общества 

_____________________________________________________________________________ 
 Наименование 

Российско-австрийское закрытое акционерное общество ____________________________________________________________________, именуемое в дальнейшем Общество, учреждено для оказания услуг по ______________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________
Перечисление основных видов деятельности 

Статья 1. Наименование, правовой статус, 
местонахождение и срок деятельности Общества 

1.1. Наименование Общества:

на русском языке _____________________________________________

в латинской транскрипции _____________________________________

1.2. Общество является юридическим лицом по законодательству Российской Федерации (России) как акционерное общество закрытого типа с участием иностранного капитала. Общество приобретает права юридического лица с даты его государственной регистрации. Дата регистрации является датой начала хозяйственной деятельности Общества.

1.3. Общество имеет право от своего имени приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, арбитражном и третейском суде.

Общество имеет круглую печать, бланки со своим наименованием, эмблемой, утверждаемой общим собранием, и другими необходимыми реквизитами.

1.4. Общество осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Договором о создании и деятельности акционерного общества закрытого типа _______________________________________________________ (именуемого далее Общество), настоящим Уставом, руководствуясь законами РФ «О предприятиях и предпринимательской деятельности», «Об иностранных инвестициях в Российской Федерации».

1.5. Общество является собственником имущества, переданного ему участниками, полученного в результате хозяйственной деятельности Общества, а также иного приобретенного имущества.

1.6. Общество имеет право совершать от своего имени как на территории России, так и за границей любые сделки и иные юридические акты с юридическими лицами и гражданами в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

1.7. Общество может создавать дочерние предприятия, а также филиалы и представительства на территории России и за ее пределами.

Дочерние предприятия Общества, являющиеся юридическими лицами, не отвечают по обязательствам Общества, а Общество не отвечает по обязательствам дочерних предприятий.

1.8. Общество открывает расчетный, валютный и иные счета в соответствии с действующим законодательством РФ.

1.9. Общество отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом. Общество не отвечает по обязательствам государства, а государство не отвечает по обязательствам Общества.

Общество не отвечает по обязательствам акционеров. Акционеры отвечают по своим обязательствам перед Обществом в пределах своих вкладов в уставный капитал Общества.

1.10. Общество имеет право самостоятельно осуществлять внешнеэкономическую деятельность.

1.11. Местонахождение Общества: _____________________________

1.12. Срок деятельности Общества не ограничен.

Статья 2. Предмет и цели деятельности Общества 

Целью создания и деятельности Общества является:
____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________

В соответствии с целями своей деятельности Общество:

2.1. Организует _____________________________________________

2.2. Экспортирует и импортирует ______________________________

2.3. Перевозит грузы  ________________________________________

2.4. Осуществляет __________________________________________

2.5. На основе договора с участниками внешнеэкономических связей осуществляет декларирование товаров и иного имущества, перемещаемых через границу.

2.6. Организует и осуществляет хранение, подработку, предпродажный сервис внешнеторговых, транзитных и других грузов, а также упаковочные работы на собственных и арендованных площадях.

2.7. Осуществляет производство, приобретение, ремонт, продажу и аренду _______________________________________________________

2.8. Осуществляет приобретение, продажу и аренду земельных участков, строительство и эксплуатацию производственных и жилых зданий.

2.9. Осуществляет производственную и коммерческую деятельность в области ___________________________________________________

2.10. Осуществляет ремонт и сервисное обслуживание ________________________________________________________________________

2.11. Оказывает платные услуги населению с использованием для этих целей материально-технической базы Общества.

2.12. Осуществляет внешнеэкономическую деятельность.

Статья 3. Учредители Общества 

Участниками Общества могут быть юридические лица и граждане Российской Федерации, а также иностранные юридические лица и граждане.

Учредителями Общества являются юридические лица:

1. Фирма _________________________________________________, являющаяся юридическим лицом по законодательству Австрийской Республики и находящаяся по адресу: _________________________________________________________________________________________

2. Концерн _______________________________________________, являющийся юридическим лицом по законодательству Российской Федерации и находящийся по адресу: __________________________________________________________________________________________

Порядок приглашения к участию в Обществе других юридических лиц и граждан определяется общим собранием.

Статья 4. Акции 

4.1. Общество может выпускать акции разных категорий и номинальной стоимости. Акция неделима. Акции не могут быть проданы или переданы сторонним лицам иначе, как по решению общего собрания акционеров.

4.2. Акции могут быть обыкновенные и привилегированные.

4.3. Обыкновенная акция дает право на один голос при решении вопросов на общем собрании акционеров и дает право на получение дивиденда после пополнения резервного фонда и выплаты дивидендов по привилегированным акциям, а также на соответствующую часть имущества либо стоимости имущества Общества в случае его ликвидации.

4.4. Привилегированная акция не дает права голоса, но приносит фиксированный дивиденд и имеет преимущество перед обыкновенными акциями при начислении дивиденда и получении соответствующей части имущества либо стоимости имущества Общества в случае его ликвидации.

4.5. Акции являются именными. Держатели акций регистрируются в реестре акционеров, в который вносятся следующие данные: наименование (имя) и местонахождение (местожительство) акционеров, количество и категории акций, дата приобретения и оплаты, номинальная стоимость и цена приобретения акций.

Реестр акционеров ведется советом директоров Общества.

Вопросы выкупа, регистрации и хранения акций решаются общим собранием акционеров общества. Расходы по выпуску и реализации акций возмещаются из доходов Общества.

4.6. Право на обыкновенные акции имеют юридические лица и физические лица - сотрудники Общества и предприятий-учредителей.

4.7. Право на привилегированные акции имеют сотрудники Общества, предприятий-учредителей Общества, бывшие сотрудники Общества, вышедшие на пенсию, а также наследники бывших сотрудников, получившие акции по наследству.

4.8. При выходе на пенсию акционера, являющегося владельцем обыкновенных акций, эти акции по решению общего собрания либо обмениваются на привилегированные, либо выкупаются советом директоров Общества по номинальной стоимости с выплатой дивиденда владельцу на дату выхода на пенсию.

4.9. Акции могут наследоваться в соответствии с решением общего собрания акционеров.

Наследник предъявляет права наследования в совет директоров Общества в течение 30 дней с даты вступления в наследство. В случае непредъявления прав в течение указанного срока наследник теряет право на участие в Обществе. Совет директоров аннулирует эти акции и выплачивает наследнику денежную компенсацию по номинальной стоимости аннулированных акций с начислением дивидендов на дату вступления в наследство.

4.10. По решению общего собрания обыкновенные акции наследника либо обмениваются на привилегированные, либо выкупаются советом директоров по номинальной стоимости с выплатой дивиденда на дату вступления в наследство.

4.11. Граждане, имеющие по настоящему Уставу право на владение привилегированными акциями и получившие соответствующее разрешение общего собрания на их приобретение, регистрируются в реестре акционеров Общества в течение 30 дней с даты указанного разрешения с одновременным письменным подтверждением обязательства выполнения настоящего Устава.

При отказе от письменного подтверждения с обязательством выполнения настоящего Устава либо превышении указанного срока упомянутые граждане теряют право на участие в Обществе, их акции аннулируются, и совет директоров выплачивает им денежную компенсацию по номинальной стоимости аннулированных акций с начислением дивидендов на дату вступления в наследство либо выхода на пенсию.

4.12. При увольнении акционера - сотрудника Общества он теряет право на участие в Обществе, его акции аннулируются, и ему выплачивается денежная компенсация по номинальной стоимости аннулированных акций с начислением дивидендов на дату увольнения.

4.13. Вопрос о выпуске новых акций в целях восполнения уставного капитала до величины, устанавливаемой настоящим Уставом, и их распределении решается на общем собрании акционеров Общества.

4.14. В случае ликвидации юридического лица, являющегося акционером Общества, либо выхода юридического лица из состава акционеров его акции по решению общего собрания распределяются между акционерами, предлагаются иным юридическим лицам и гражданам или аннулируются. Если передаваемые акции желают приобрести несколько акционеров, акции распределяются пропорционально числу уже принадлежащих им акций. Передача акций оформляется соответствующим актом.

4.15. Если акционер желает реализовать имеющиеся у него акции, он подает в правление заявление с указанием количества акций, предназначенных для реализации.

Правление выплачивает владельцу акций их номинальную стоимость с начислением дивидендов на дату заявления о реализации. Вопрос о размещении акций решается на общем собрании Общества.

4.16. Неразмещенные акции Общества находятся в распоряжении совета директоров Общества и распределяются на общем собрании Общества.

4.17. По решению общего собрания сотрудникам Общества, в том числе вышедшим на пенсию, может предоставляться право на приобретение определенного числа акций на льготных условиях (ниже номинальной стоимости).

4.18. На первоначальном этапе деятельности Общества вместо акций после полной оплаты их стоимости могут выдаваться сертификаты, где указывается число акций, которыми владеют его собственники, а также другие необходимые для акций реквизиты.

4.19. Денежные взносы на оплату акций вносятся на счет Общества.

Статья 5. Уставный капитал 

5.1. Для обеспечения деятельности Общества образуется уставный капитал в размере 100 тыс. руб., разделенный на 10000 обыкновенных именных акций номинальной стоимостью десять тысяч рублей каждая, 50% которых должны быть оплачены акционерами в течение 30 дней со дня регистрации Общества. Остальные 50% оплачиваются акционерами в течение года с даты регистрации Общества. При невыполнении акционерами в установленный срок обязательств по оплате стоимости акций невыкупленные акции переходят в распоряжение Общества и реализуются по решению общего собрания.

5.2. Первоначально акции распределяются между учредителями в соответствии с Договором.

5.3. Имущественные права акционеров:

получение части прибыли (дивидендов) от деятельности Общества;

получение соответствующей части имущества Общества в случае его ликвидации;

приобретение новых акций, выпущенных Обществом; продажа или передача иным способом всех акций либо их части в собственность других лиц в установленном Уставом порядке.

5.4. Неимущественные права акционеров:

получение информации о деятельности Общества, в том числе ознакомление с данными бухгалтерского учета и отчетности, другой документацией и данными о состоянии имущества Общества;

право требовать созыва чрезвычайного общего собрания и проведения ревизионной комиссией проверок хозяйственной деятельности Общества.

5.5. Общее собрание акционеров может в случае необходимости:

увеличить уставный капитал независимо от оплаты других акций в случае расширения деятельности Общества. Уставный капитал может пополняться за счет отчислений от прибыли, полученной в результате хозяйственной деятельности Общества, либо за счет дополнительных вкладов Учредителей;

консолидировать существующие акции или разделить существующие акции на акции меньшего номинала;

уменьшить уставный капитал Общества снижением номинальной стоимости акций или аннулированием части акций.

5.6. Решение об изменении уставного капитала вступает в силу с момента принятия его общим собранием при условии соблюдения законодательства Российской Федерации об уведомлении соответствующих государственных органов.

5.7. При увеличении уставного капитала либо при реализации имеющихся свободных акций преимущественное право на приобретение новых акций имеют акционеры Общества, а также физические лица - сотрудники Общества и предприятий-учредителей Общества.

Новые акции должны быть предложены акционерам пропорционально количеству акций, которыми он владеет.

5.8. Имущественные взносы, вносимые в оплату акций, должны соответствовать предмету и целям деятельности Общества.

Целесообразность приобретения имущества и его стоимость определяются совместным решением учредителей на общем собрании.

При передаче в оплату акций действующих производственных фондов, в частности передаваемых Обществу предприятий, зданий, их оценка производится по остаточной стоимости основных фондов и фактической стоимости оборотных средств на день передачи.

Фактическая передача взносов в натуральной форме оформляется соглашением между акционером, передающим имущество, и Обществом.

5.9. Пересчет вносимых в оплату акций денежных взносов и стоимости имущественных взносов в свободно конвертируемой валюте производится по курсу рубля Центрального Банка Российской Федерации на момент перевода денежных сумм на валютный счет Общества и определения стоимости вносимого имущественного взноса.

5.10. Акционеры не имеют права требовать от Общества возврата своих имущественных взносов.

Статья 6. Органы управления 

6.1. Органами управления Общества является общее собрание акционеров, совет директоров, правление.

6.2. Высшим органом управления Общества является общее собрание акционеров. Общество раз в год проводит общее годовое собрание акционеров независимо от других собраний. Между общими годовыми собраниями не может пройти свыше 15 месяцев. Все собрания, помимо годовых, являются чрезвычайными. Общее годовое собрание акционеров созывается советом директоров. Инициатива о созыве чрезвычайного собрания акционеров может исходить от совета директоров, правления, ревизионной комиссии или акционеров, имеющих в совокупности не менее 10% уставного капитала.

6.3. К исключительной компетенции общего собрания относятся:

изменение Устава и уставного капитала;

избрание совета директоров, генерального директора и ревизионной комиссии;

утверждение годовых результатов деятельности Общества, отчетов и заключений ревизионной комиссии;

утверждение стоимости имущественных и иных вкладов, вносимых в оплату акций;

решение вопросов приглашения к участию в Обществе юридических лиц и граждан, распределения акций, изменения их номинальной стоимости;

решение вопросов распределения прибыли и покрытия убытков;

создание, реорганизация и ликвидация филиалов и представительств;

принятие решения о прекращении деятельности Общества, назначение ликвидационной комиссии, утверждение ликвидационного баланса.

Общее собрание правомочно рассматривать любые вопросы, относящиеся к деятельности Общества.

6.4. Акционеры участвуют в общем собрании лично или через своих представителей, имеющих надлежаще оформленные доверенности.

6.5. Общее собрание признается правомочным, если в нем участвует не менее половины акционеров или их законных представителей.

В случае, если на общем собрании не представлено требуемое количество акционеров или их законных представителей, в 15-дневный срок должно быть созвано новое общее собрание. Созванное повторно общее собрание правомочно принимать решение независимо от количества представленных акционеров.

6.6. Для решения общим собранием вопросов в отношении изменения Устава Общества, создания и ликвидации филиалов, прекращения деятельности Общества необходимо большинство в две трети голосов участвующих в общем собрании акционеров.

По всем остальным вопросам решения принимаются простым большинством голосов участвующих в собрании акционеров.

6.7. Акционеры оповещаются о созыве годового общего собрания советом директоров не позднее чем за 30 дней до дня его проведения, а о созыве чрезвычайного общего собрания - не позднее чем за 15 дней заказным письмом или телексом по адресу, указанному в реестре акционеров.

Уведомление о чрезвычайном собрании должно содержать формулировку вопроса, выносимого на обсуждение.

6.8. На общем собрании председательствует поочередно один из представителей акционеров по согласованию между ними.

6.9. Высшим органом управления Общества в промежутках между собраниями является совет директоров, избираемый общим собранием акционеров. Членами совета директоров могут быть акционеры или представители акционеров, владеющие в совокупности не менее 10% уставного капитала. Совет директоров состоит из пяти членов, которые избираются общим собранием акционеров на три года и могут быть переизбраны неограниченное число раз.

6.10. В полномочия совета директоров входит решение всех вопросов деятельности Общества, если они не отнесены к исключительной компетенции общего собрания акционеров.

6.11. Совет директоров выбирает сроком на три года председателя совета директоров и его заместителя. Председатель совета директоров или его заместитель председательствуют на заседаниях совета директоров. В случае их отсутствия члены совета директоров выбирают председательствующего из числа присутствующих членов.

6.12. Заседание совета директоров собирается его председателем либо любыми двумя членами совета директоров. Совет директоров считается правомочным, если на нем присутствуют три члена совета директоров. Решения принимаются простым большинством голосов. В случае равенства голосов решающим является голос председательствующего.

6.13. Для избрания в совет директоров на общем собрании могут предлагаться члены совета директоров с истекающим сроком полномочий, граждане, выдвигаемые членами совета директоров или акционерами.

О намерении выдвинуть кандидата на пост члена совета директоров письменно сообщается в совет директоров не позднее чем за неделю до общего собрания одновременно с передачей подписанного согласия кандидата баллотироваться.

6.14. Общее собрание может увеличить число членов совета директоров и избрать дополнительных членов совета директоров для выполнения определенных функций. В этом случае кворумом является присутствие на заседаниях двух третей членов совета директоров.

6.15. Общее собрание может освободить члена совета директоров от выполнения соответствующих функций до истечения срока полномочий.

6.16. Размер вознаграждения членами совета директоров и компенсации их расходов, связанных с необходимостью присутствия на заседаниях совета директоров, деловыми командировками в интересах Общества, устанавливается общим собранием.

6.17. Совет директоров проводит заседания по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц.

6.18. Совет директоров назначает секретаря совета. Секретарь обеспечивает ведение протоколов общих собраний акционеров и заседаний совета директоров.

6.19. Исполнительным органом управления Общества, осуществляющим руководство его текущей деятельностью и исполнение решений, принимаемых общим собранием акционеров и советом директоров, является правление Общества, действующее в соответствии с Положением о правлении. В состав правления входят генеральный директор Общества и исполнительные директора.

6.20. Генеральный директор Общества выбирается общим собранием акционеров из членов совета директоров сроком на три года.

Исполнительные директора утверждаются советом директоров по представлению генерального директора Общества сроком на три года.

Генеральный директор может быть отозван общим собранием. Исполнительные директора могут быть отозваны советом директоров либо общим собранием.

В случае выбытия члена правления или освобождения его от должности до истечения срока, на который он был избран, совет директоров назначает вместо него нового члена правления на оставшийся срок полномочий.

6.21. Заседания правления проводятся по мере необходимости. Генеральный директор Общества председательствует на заседаниях правления и организует ведение протоколов заседаний. Книга протоколов должна быть в любое время предоставлена акционерам.

6.22. Правление подотчетно в своей деятельности общему собранию и совету директоров Общества. Работой правления руководит на принципах единоначалия генеральный директор. Генеральный директор вправе без доверенности осуществлять действия от имени Общества.

Генеральный директор

- организует работу Общества и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на правление задач;

- распределяет обязанности между членами правления, руководителями структурных подразделений Общества и определяет их полномочия;

- на основе действующего законодательства и настоящего Устава издает приказы, инструкции и другие акты по вопросам, входящим в компетенцию правления;

- в соответствии с законодательством Российской Федерации, настоящим Уставом и решениями общего собрания и совета директоров распоряжается имуществом Общества;

- представляет Общество в отношениях с юридическими лицами и гражданами на территории России и за ее пределами, заключает договоры, совершает всякого рода сделки и иные юридические акты от имени Общества и выдает доверенности на совершение таких сделок от имени Общества, открывает в банках счета Общества;

- утверждает положение о структурных подразделениях Общества;

- отвечает за организацию оперативного, бухгалтерского, статистического учета и отчетности Общества;

- представляет на утверждение общему собранию акционеров отчеты и балансы о деятельности Общества;

- назначает на должность и увольняет работников Общества, устанавливает размеры их должностных окладов, поощряет работников и налагает на них дисциплинарные взыскания;

- отвечает за подготовку и проведение общих собраний.

Статья 7. Ревизионная комиссия 

7.1. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью Общества осуществляется ревизионной комиссией, избираемой общим собранием сроком на три года.

Членами ревизионной комиссии не могут быть члены совета директоров, правления и другие должностные лица Общества.

7.2. Проверки финансово-хозяйственной деятельности Общества проводятся в плановом порядке не реже одного раза в год. Ревизионная комиссия по поручению общего собрания, по требованию акционеров или по собственной инициативе проводит внеплановые проверки.

7.3. Члены ревизионной комиссии вправе требовать от должностных лиц и работников Общества предоставления всех необходимых документов и личных объяснений.

7.4. Результаты проверок ревизионная комиссия представляет общему собранию акционеров.

Без заключений ревизионной комиссии по годовым отчетам и балансам общее собрание акционеров не вправе утверждать годовые результаты деятельности Общества.

7.5. По решению общего собрания для ревизии деятельности Общества могут привлекаться аудиторские организации.

7.6. Члены ревизионной комиссии обязаны потребовать созыва чрезвычайного собрания акционеров, если возникла серьезная угроза интересам Общества.

Статья 8. Распределение прибыли и возмещение убытков, образование фондов 

8.1. Прибыль, получаемая Обществом в результате его хозяйственной деятельности, используется для создания фондов Общества, расчетов с бюджетом и распределения между акционерами.

8.2. Дивидендом является назначенная акционеру часть прибыли, пропорциональная номинальной стоимости акций. Доход на акции находится в прямой зависимости от уровня доходности Общества. Размер дивиденда устанавливается решением общего собрания на основании составленного баланса и определенного по нему остатка чистой прибыли.

Решением общего собрания акционеров может устанавливаться максимальная величина дивидендов, выплачиваемых по акциям, с тем чтобы оставшаяся прибыль использовалась по направлениям, определенным общим собранием акционеров.

8.3. Общество образует из прибыли следующие фонды:

резервный,

развития производства,

социального развития,

материального поощрения,

валютный.

По решению общего собрания могут быть созданы и другие фонды.

Размер, порядок образования и расходования фондов определяются общим собранием Общества.

Фонды находятся в полном распоряжении Общества.

8.4. Резервный фонд образуется за счет ежегодных отчислений от прибыли в размере, определяемом общим собранием, до достижения фондом не менее 25% уставного капитала.

Если резервный фонд составляет менее 25% уставного капитала, отчисления в резервный фонд являются обязательными и не могут быть меньше десятой доли чистой прибыли.

8.5. Возможные убытки Общества покрываются за счет резервного фонда. При недостатке средств указанного фонда решение об источнике для покрытия убытков принимается общим собранием акционеров.

8.6. Все валютные расходы Общества обеспечиваются в пределах средств, имеющихся на валютных счетах Общества.

8.7. Пересчет иностранной валюты при отражении на счетах Общества, поступивших и израсходованных средств в иностранной валюте, осуществляется по рыночному курсу рубля Центрального Банка Российской Федерации на момент проведения этих операций.

Статья 9. Учет и отчетность Общества 

9.1. Оперативный, бухгалтерский и статистический учет и отчетность Общества осуществляются в установленном законодательством Российской Федерации и решениями общего собрания порядке. Организация документооборота в Обществе устанавливается его правлением.

9.2. Хозяйственный год Общества совпадает с календарным годом. Первый хозяйственный год заканчивается 31 декабря 200... года.

9.3. Итоги деятельности Общества отражаются в балансах.

Годовой баланс и отчет о прибылях Общества утверждаются общим собранием акционеров.

Статья 10. Прекращение деятельности и реорганизация Общества 

10.1. Прекращение деятельности Общества может осуществляться в виде его ликвидации или реорганизации (слияния, присоединения, поглощения, разделения, выделения, преобразования в иную организационно-правовую форму), которые производятся в порядке, установленном действующим законодательством РФ.

10.2. Общество ликвидируется

- по решению общего собрания акционеров;

- по другим основаниям, предусмотренным законодательством РФ.

10.3. Добровольная ликвидация Общества производится ликвидационной комиссией, назначаемой общим собранием акционеров.  С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят полномочия по управлению делами Общества.

10.4. Ликвидационная комиссия

- помещает в официальной печати по местонахождению Общества публикацию о его ликвидации и о порядке и сроке заявления кредиторами претензий;

- проводит работу по взиманию дебиторской задолженности Обществу и выявлению претензий кредиторов;

- извещает в письменном виде о ликвидации Общества кредиторов и иных юридических лиц, состоящих в договорных отношениях с ним;

- оценивает наличное имущество Общества, рассчитывается с кредиторами и акционерами;

- составляет ликвидационный баланс и представляет его на утверждение общего собрания акционеров.

10.5. Имеющиеся у Общества средства после расчетов по оплате труда, выполнения обязательств перед кредиторами и бюджетом распределяются между акционерами пропорционально доле каждого акционера.

10.6. Решение о реорганизации Общества принимается общим собранием акционеров, а в случаях, предусмотренных законодательством, - судом.

10.7. При реорганизации Общества принадлежащие ему права и обязанности переходят к его правопреемникам.

10.8. Общество считается реорганизованным или ликвидированным с момента внесения соответствующей записи в Государственный реестр.

Статья 11. Заключительные положения 

11.1. Рабочим языком Общества является русский. Документы, связанные с деятельностью Общества, составляются на рабочем языке.

11.2. Если одно из положений настоящего Устава становится недействительным и это не затрагивает остальных положений, недействительное положение заменяется положением, допустимым в правовом отношении, близким по смыслу к замененному.

11.3. Дополнения и изменения к настоящему Уставу оформляются в письменном виде и подписываются акционерами либо уполномоченными на то представителями акционеров.

11.4. Настоящий Устав составлен в __________________ экземплярах на русском языке, имеющих одинаковую силу, утвержден на учредительном собрании Общества, подписан учредителями Общества в г. _______________________ «____» ___________ 200__ г.

Юридические лица:

1. За фирму ________________________________________________

2. За концерн ______________________________________________

     Приложение 3.6 

Примерный устав открытого акционерного общества 

Открытое акционерное общество ... (в дальнейшем именуемое Общество) учреждено в соответствии с указом Президента Российской Федерации «Об организационных мерах по преобразованию государственных предприятий, добровольных объединений государственных предприятий в акционерные общества» от 1 июля 1992 г. N 721.

Статья 1. Наименование и местонахождение Общества 

1.1. Полное официальное наименование Общества - ...

Сокращенное наименование Общества - ...

1.2. Местонахождение Общества - ...

Статья 2. Юридический статус Общества 

2.1. Общество является юридическим лицом. Права и обязанности юридического лица Общество приобретает с даты его регистрации. Общество имеет печать со своим наименованием, фирменный знак (символику), расчетный и иные счета в рублях и иностранной валюте в учреждениях банков.

2.2. Учредителем общества является ... (комитет, утвердивший его устав).

2.3. Общество несет ответственность по своим обязательствам только в пределах своего имущества. Акционеры несут убытки в пределах своего вклада (пакета принадлежащих им акций).

Общество не отвечает по имущественным обязательствам акционеров.

Статья 3. Цели и предмет деятельности Общества 

3.1. Основной целью Общества является получение прибыли.

3.2. Основными видами деятельности акционерного общества являются: ...

3.3. Общество осуществляет любые виды хозяйственной деятельности, за исключением запрещенных законодательными актами Российской Федерации, в соответствии с целью своей деятельности.

Статья 4. Уставный капитал 

4.1. Уставный капитал Общества составляет ... рублей.

4.2. В течение 30 (тридцати) дней после регистрации Общество

- выпускает следующие типы акций одинаковой номинальной стоимости:

1) привилегированные акции типа А ... (количество) (выпускаются только в случае выбора коллективом первого варианта предоставления льгот);

2) привилегированные акции типа Б ... (количество) (выпускаются в счет доли уставного капитала, держателем которой является фонд имущества);

3) обыкновенные акции ... (количество). Номинальная стоимость акции составляет ... рублей;

- ведет реестр акционеров с обязательным включением в него следующих данных: количество и тип акций, дата приобретения, наименование (имя) и местонахождение (местожительство) акционера, цена приобретения акций.

Привилегированные акции типа А выпускаются в пределах 25% уставного капитала исключительно для последующей бесплатной передачи работникам предприятия, получающим при акционировании льготы по первому варианту в соответствии с Государственной программой приватизации государственных и муниципальных предприятий на 1992 год.

4.3. По письменному заявлению акционера ему выдается выписка из реестра акционеров, заверенная печатью Общества. Общество обязано вести журнал выписок из реестра. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью Общества. Каждый акционер имеет право удостовериться, что он вписан в реестр акционеров, а держатель реестра акционеров обязан предъявить акционеру запись о его внесении в реестр.

Статья 5. Права и обязанности акционеров 

5.1. Каждый владелец привилегированных акций типа А и Б, а также обыкновенных акций имеет право присутствовать на собраниях акционеров лично или через полномочных представителей и вносить предложения на рассмотрение в соответствии с настоящим Уставом.

5.2. Каждый владелец привилегированных акций типа А, типа Б и обыкновенных акций имеет право продать свои акции без согласия других акционеров.

5.3. Права владельцев привилегированных акций типа А:

владельцы привилегированных акций типа А имеют право на получение ежегодного фиксированного дивиденда. Общая сумма, выплачиваемая в качестве дивиденда по каждой привилегированной акции типа А, устанавливается в размере 10% чистой прибыли Общества по итогам последнего финансового года, разделенной на число акций, которые составляют 25% уставного капитала Общества. При этом если сумма дивидендов, выплачиваемая Обществом по каждой обыкновенной акции в определенном году, превышает сумму, подлежащую выплате в качестве дивидендов по каждой привилегированной акции типа А, размер дивиденда, выплачиваемого по последним, должен быть увеличен до размера дивиденда, выплачиваемого по обыкновенным акциям;

дивиденды выплачиваются держателям привилегированных акций типа А ежегодно не позднее 1 мая и дополнительно в дату выплаты дивидендов по обыкновенным акциям в случае, когда в соответствии с настоящим пунктом размер дивиденда по привилегированным акциям типа А должен быть увеличен до размера дивиденда, выплачиваемого по обыкновенным акциям. Дивиденды выплачиваются держателям привилегированных акций типа А, которые были внесены в реестр акционеров не позднее чем за тридцать дней до объявления размера дивиденда советом директоров;

владельцы привилегированных акций типа А не имеют права голоса на собрании акционеров, за исключением случая, когда принятие изменений или дополнений настоящего устава затрагивает права и интересы владельца привилегированных акций типа А. В этом случае решение должно быть одобрено владельцами двух третей привилегированных акций типа А.

5.4. Права владельцев привилегированных акций типа Б:

владельцы привилегированных акций типа Б имеют право на получение ежегодного фиксированного дивиденда. Общая сумма, выплачиваемая в качестве дивиденда по каждой привилегированной акции типа Б, устанавливается в размере 5% чистой прибыли Общества по итогам последнего финансового года, разделенной на число акций, которые составляют 25% уставного капитала Общества. При этом, если сумма дивидендов, выплачиваемая Обществом по каждой обыкновенной акции в определенном году, превышает сумму, подлежащую выплате в качестве дивидендов по каждой привилегированной акции типа Б, размер дивиденда, выплачиваемого по последним, должен быть увеличен до размера дивиденда, выплачиваемого по обыкновенным акциям;

дивиденды выплачиваются держателям привилегированных акций типа Б ежегодно не позднее 1 мая и дополнительно в дату выплаты дивидендов по обыкновенным акциям в случае, когда в соответствии с настоящим пунктом размер дивиденда по привилегированным акциям типа Б должен быть увеличен до размера дивиденда, выплачиваемого по обыкновенным акциям. Дивиденды выплачиваются держателям привилегированных акций типа Б, которые были внесены в реестр акционеров не позднее чем за тридцать дней до объявления размера дивиденда советом директоров.

Держателем привилегированных акций типа Б является исключительно фонд имущества. Привилегированные акции типа Б автоматически конвертируются в обыкновенные акции (при этом одна привилегированная акция обменивается на одну обыкновенную) в момент продажи фондом имущества в порядке приватизации.

Фонд имущества как держатель привилегированных акций типа Б не имеет права голоса на общем собрании акционеров.

5.5. В период, когда в Обществе имеются привилегированные акции типа Б, Общество не имеет права:

- выплачивать дивиденды по обыкновенным акциям в иной форме, кроме денежной;

- приобретать выпущенные им акции.

5.6. Общество не имеет права выплачивать дивиденды по привилегированным акциям типа А и типа Б иначе, как в порядке, определенном настоящим Уставом.

5.7. Общество не имеет права выплачивать дивиденды по обыкновенным акциям до выплаты дивидендов по привилегированным акциям типа А и типа Б.

5.8. Каждая обыкновенная акция дает ее владельцу один голос на собрании акционеров.

5.9. В случае ликвидации Общества остающееся после удовлетворения требований кредиторов имущество Общества используется для осуществления платежей в следующей очередности:

выплачиваются имеющиеся, но не выплаченные дивиденды по привилегированным акциям типа А;

владельцам привилегированных акций типа А выплачивается номинальная стоимость принадлежащих им акций;

остающееся имущество распределяется между держателями привилегированных акций типа А, привилегированных акций типа Б и обыкновенных акций пропорционально доле их акций в общем количестве акций, выпущенных Обществом с учетом выплаченного ранее номинала акций типа А.

Статья 6. Собрание акционеров 

6.1. Высшим органом управления Общества является собрание акционеров. Один раз в год Общество проводит годовое собрание акционеров.

Помимо годового могут созываться чрезвычайные собрания. Чрезвычайные собрания акционеров могут быть созваны генеральным директором для рассмотрения любых вопросов. Генеральный директор должен созвать чрезвычайное собрание по данному в письменной форме требованию большинства членов совета директоров либо акционеров, владеющих в совокупности не менее чем 10% обыкновенных акций Общества. В таком требовании должна быть сформулирована цель проведения собрания.

Письменное уведомление о созыве собрания и его повестке дня должно быть направлено каждому акционеру не позднее чем за тридцать дней до даты его проведения заказным письмом по адресу, указанному в реестре акционеров. По решению собрания уведомление может осуществляться путем опубликования в определенной газете соответствующего объявления и информации о повестке дня. Повестка дня не может быть изменена после уведомления.

6.2. За исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством, кворум для проведения всех собраний акционеров обеспечивается присутствием лично или через полномочных представителей владельцев не менее чем 50% обыкновенных акций Общества. При отсутствии кворума назначается новая дата собрания акционеров, на котором решения принимаются большинством голосов присутствующих акционеров независимо от наличия кворума.

6.3. К исключительной компетенции собрания акционеров относятся следующие вопросы, решение по которым принимается, если за него проголосовали владельцы более 50% обыкновенных акций, присутствующие на собрании, при условии, что иное не предусмотрено п. 6.4:

1) внесение изменений и дополнений в Устав;

2) изменение уставного капитала;

3) принятие кодекса поведения членов совета директоров, членов правления и должностных лиц администрации;

4) утверждение баланса, счета прибылей и убытков, ежегодного отчета совета директоров, а также отчетов аудиторов;

5) утверждение размеров дивиденда, выплачиваемого на обыкновенную акцию;

6) назначение членов ревизионной комиссии и независимых внешних аудиторов, а также определение их сферы деятельности и вознаграждения;

7) принятие решений о создании и прекращении деятельности филиалов, представительств, отделений Общества в соответствии с действующим законодательством;

8) утверждение сделок и иных действий, влекущих возникновение обязательств от имени Общества, которые превышают полномочия, предоставленные совету директоров;

9) принятие решений о продаже, сдаче в аренду, обмене или ином распоряжении имуществом Общества, составляющим более 10% его активов;

10) принятие решения об образовании дочерних предприятий и участии Общества в иных предприятиях, объединениях предприятий;

11) принятие решений о слиянии, присоединении, преобразовании Общества в предприятие иной организационно-правовой формы;

12) принятие решений о ликвидации Общества, создании ликвидационной комиссии и утверждении ее отчета;

13) избрание членов совета директоров, назначение генерального директора Общества.

Действия должностных лиц Общества, нарушающие п. 6.3 настоящего Устава, ведут к привлечению их к ответственности.

6.4. Решение вопросов, предусмотренных частями (1), (2), (9), (10), (11), (12) п. 6.3, требует согласия владельцев трех четвертей обыкновенных акций, присутствующих лично или через полномочных представителей, за исключением случая, предусмотренного п. 6.5.

6.5. В период, когда фонд имущества (комитет) является держателем половины (50%) или более от общего числа обыкновенных акций Общества, он имеет исключительное право без согласия других акционеров и без созыва собрания:

- принимать решение о ликвидации, а также о разделении и выделении подразделений из Общества;

- устанавливать условия контрактов с должностными лицами администрации Общества, а также определять размеры окладов и вознаграждения должностных лиц администрации, членов правления и членов совета директоров Общества;

- накладывать вето на любые решения об освобождении должностных лиц администрации или членов совета директоров от ответственности, установленной настоящим Уставом или законодательством Российской Федерации.

В этот период часть 13) п. 6.3 не применяется.

6.6. Полномочия фонда имущества (комитета), предусмотренные ст. 6.5 настоящего Устава, прекращаются с того момента, когда количество принадлежащих ему акций составляет менее 50% от общего количества обыкновенных акций Общества.

В течение всего периода, пока фонд имущества (комитет) является акционером Общества, он обладает правом вето на принятие решений об изменении организационно-правовой формы Общества.

Статья 7. Совет директоров и правление 

7.1. Основной задачей совета директоров и членов правления является выработка политики с целью увеличения прибыльности Общества и обеспечение выполнения плана приватизации Общества.

Председателем совета директоров по должности является генеральный директор.

7.2. Члены совета директоров и члены правления обязаны соблюдать лояльность по отношению к Обществу.

В случае, когда член совета директоров или член правления имеет финансовую заинтересованность в сделке, стороной которой является или намеревается быть Общество, а также в случае иного противоречия интересов указанного лица и Общества в отношении существующей или предполагаемой сделки

- он обязан сообщить о своей заинтересованности совету директоров до момента принятия решения (заключения сделки);

- сделка должна быть одобрена большинством членов совета директоров, не имеющих такой заинтересованности, либо большинством акционеров.

Член совета директоров или член правления, который указанным образом сообщил совету директоров о своей финансовой заинтересованности или ином противоречии интересов, не может принимать участия ни в обсуждении, ни в голосовании, относящихся к такой сделке. Члены совета директоров и члены правления считаются имеющими личную финансовую заинтересованность, если они состоят в трудовых отношениях или обладают правами собственника, кредитора в отношении юридических лиц, которые

- являются поставщиками товаров или услуг Обществу;

- являются крупными потребителями товаров или услуг, производимых Обществом;

- могут извлечь выгоду из распоряжения имуществом Общества;

- имущество которых полностью или частично образовано Обществом,

- а также в отношении физических лиц, к которым могут быть применены те или иные из указанных определений.

7.3. Члены совета директоров или члены правления не должны использовать возможности Общества или допускать их использование в иных целях, помимо предусмотренных п. 7.1 настоящего Устава. Под возможностями Общества в настоящей статье понимаются

- все принадлежащие Обществу имущественные и неимущественные права;

- возможности в сфере хозяйственной деятельности;

- информация о деятельности и планах Общества;

- любые права и полномочия Общества, имеющие для него ценность.

7.4. Члены совета директоров и члены правления в период своей работы в этом качестве не имеют права учреждать предприятия, конкурирующие с Обществом, или принимать в них участие, за исключением случаев, когда это было разрешено большинством незаинтересованных членов совета директоров или акционерами, обладающими большинством обыкновенных акций Общества.

7.5. Члены совета директоров и члены правления обязаны также выполнять иные правила, установленные собранием акционеров.

7.6. Члены совета директоров и члены правления не имеют права косвенно или прямо получать вознаграждение за оказание влияния на принятие решений советом директоров или правлением Общества. Члены совета директоров и члены правления несут ответственность за ущерб, причиненный в результате нарушения положений настоящей статьи, наряду с привлечением их к уголовной и иной ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

7.7. Члены совета директоров и члены правления обязаны осуществлять свои должностные обязанности добросовестно и таким образом, который они считают наилучшим в интересах Общества.

7.8. Члены совета директоров и члены правления несут ответственность перед Обществом за ущерб, причиненный ему в результате:

- невыполнения ими своих функций, определенных настоящим Уставом;

- небрежного выполнения ими своих функций, определенных настоящим Уставом.

7.9. Члены совета директоров и члены правления, нарушающие обязанности, установленные п. 7.1 - 7.8 настоящего Устава, несут ответственность в размере возмещения в полном объеме ущерба, причиненного Обществу в результате вышеуказанных нарушений членом совета директоров или членом правления, включая упущенную выгоду Общества в размере ее полной и справедливой рыночной стоимости.

Статья 8. Заседания совета директоров 

8.1. В состав совета директоров входят генеральный директор Общества (или его представитель), представитель фонда имущества (комитета), представитель трудового коллектива и представитель местных органов власти.

Генеральный директор Общества (его представитель) имеет два голоса, все остальные члены совета директоров - по одному голосу.

8.2. Заседания совета директоров проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц. Одно из заседаний совета (годовое заседание) проводится не позднее трех месяцев после окончания финансового года с целью рассмотрения проекта годового баланса Общества, счета прибылей и убытков и отчета аудитора. Председатель совета созывает годовое заседание и готовит повестку дня. На годовом заседании председатель предоставляет совету полную текущую информацию о финансовом положении, а также полный отчет о текущем состоянии дел, об основных результатах и планах Общества.

Внеочередные заседания совета директоров могут созываться любыми двумя членами совета директоров.

8.3. Уведомление о заседании совета директоров направляется каждому члену совета в письменной форме в порядке, устанавливаемом советом директоров. Уведомление включает повестку дня заседания.  К уведомлению прилагаются все необходимые документы, связанные с повесткой дня. На заседании совета директоров не могут рассматриваться вопросы, не указанные в уведомлении. В случае необходимости любое заседание совета директоров может быть отложено с согласия всех присутствующих членов совета.

8.4. Все решения совета директоров принимаются простым большинством голосов его членов, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

8.5. В повестку заседания включаются вопросы, предложенные для рассмотрения акционерами, владеющими в совокупности не менее чем 50% обыкновенных акций, членами совета директоров, ревизионной комиссией, а также генеральным директором.

8.6. Протоколы всех заседаний совета директоров ведутся в устанавливаемом им порядке. Протоколы заседаний должны быть доступны для ознакомления любому акционеру, члену совета директоров или его представителю по юридическому адресу Общества или в другом определенном советом месте. Все протоколы должны быть подписаны председателем и секретарем заседания.

Статья 9. Компетенция совета директоров 

9.1. Совет директоров имеет право принимать решения по всем вопросам деятельности общества и его внутренним делам, за исключением вопросов, отнесенных к исключительной компетенции собрания акционеров.

9.2. Совет директоров не имеет права делегировать свои полномочия другим лицам или органам, если иное прямо не установлено законодательными актами Российской Федерации и настоящим Уставом.

9.3. Совет директоров имеет следующие полномочия и обязан принимать соответствующие им решения:

рекомендовать акционерам величину, условия и порядок увеличения или уменьшения размера уставного капитала и в письменной форме удостоверять, что увеличение уставного капитала равно справедливой рыночной стоимости соответствующего вклада в уставный капитал Общества;

утверждать положение о правлении акционерного общества, представляемое генеральным директором; принимать нормативные документы, регулирующие отношения внутри Общества;

принимать правила и регламент проведения заседаний совета;

утверждать заключение или прекращение любых сделок, в которых одной стороной выступает Общество, а другой - любой акционер, владеющий пакетом акций, составляющим не менее 5% уставного капитала, член совета директоров, член правления или должностное лицо Общества;

давать акционерам рекомендации относительно создания филиалов, представительств, отделений или дочерних предприятий;

по согласованию с генеральным директором назначать, увольнять должностных лиц правления Общества;

определять порядок представления всех счетов, отчетов, заявлений, системы расчета прибылей и убытков, включая правила, относящиеся к амортизации;

определять политику и принимать решения, касающиеся получения и выдачи ссуд, займов, кредитов, гарантий;

давать рекомендации о размере выплачиваемого акционерам дивиденда;

принимать решения об осуществлении Обществом капиталовложений, не превышающих 10% капиталовложений, осуществляемых в предыдущем году (кроме первого года деятельности Общества), но не выше 10% уставного капитала;

утверждать заключение сделок с активами Общества, размер которых превышает 5% годового оборота предыдущего года (в течение первого года - 5% уставного капитала) в порядке, установленном собранием акционеров.

Статья 10. Генеральный директор и правление 

10.1. Генеральный директор осуществляет оперативное руководство деятельностью Общества и наделяется в соответствии с законодательством Российской Федерации всеми необходимыми полномочиями для выполнения этой функции. Генеральный директор осуществляет свою деятельность в строгом соответствии с действующим законодательством и настоящим Уставом.

10.2. Правление является исполнительным органом Общества и действует на основании положения, утвержденного советом директоров.

10.3. На заседаниях совета директоров и собраниях акционеров точку зрения правления представляет генеральный директор.

10.4. Генеральный директор вправе без доверенности осуществлять действия от имени Общества.

Статья 11. Учет и отчетность Общества 

11.1. Баланс, счет прибылей и убытков Общества составляются в рублях.

11.2. Первый финансовый год Общества начинается с даты его регистрации и завершается 31 декабря текущего года. Последующие финансовые годы соответствуют календарным.

11.3. Баланс, счет прибылей и убытков, а также иные финансовые документы для отчета составляются в соответствии с действующим законодательством.

11.4. По месту нахождения Общества ведется полная документация, в том числе:

учредительные документы Общества, а также нормативные документы, регулирующие отношения внутри Общества, с последующими изменениями и дополнениями;

все документы бухгалтерского учета, необходимые для проведения собственных ревизий Общества, а также проверок соответствующими государственными органами согласно действующему законодательству;

реестр акционеров;

протоколы заседаний, собраний акционеров, совета директоров и ревизионной комиссии;

перечень лиц, имеющих доверенность на представление Общества;

список всех членов совета директоров и должностных лиц администрации Общества.

Эти документы должны быть доступны для ознакомления акционерам и их полномочным представителям в любое время в течение рабочего дня. Акционеры и их представители вправе снимать копии с указанных документов, кроме относящихся к коммерческой тайне Общества.

Статья 12. Ревизионная комиссия 

12.1. Ревизионная комиссия состоит не менее чем из трех человек, избираемых владельцами более чем 50% обыкновенных акций Общества. Ревизионная комиссия принимает решение большинством голосов своих членов. По просьбе совета директоров члены ревизионной комиссии могут присутствовать на его заседаниях.

12.2. Ревизионная комиссия представляет в совет директоров не позднее чем за 10 дней до годового собрания акционеров отчет по результатам годовой проверки в соответствии с правилами и порядком ведения финансовой отчетности и бухгалтерского учета, установленными согласно положениям ст. 11 настоящего Устава. Внеплановые ревизии проводятся ревизионной комиссией по письменному запросу владельцев не менее чем 10% обыкновенных акций Общества или большинства членов совета директоров. Работники Общества должны своевременно обеспечивать ревизионную комиссию всей необходимой информацией и документами.

Статья 13. Ликвидация и реорганизация Общества 

13.1. Общество может быть ликвидировано в следующих случаях:

по решению общего собрания акционеров;

по решению суда в соответствии с законодательством Российской Федерации;

по решению фонда имущества (комитета) в соответствии со ст. 6.5 настоящего Устава.

13.2. При ликвидации Общества, за исключением случая ликвидации по решению суда, совет директоров создает ликвидационную комиссию, определяет порядок и сроки проведения ликвидации, устанавливает срок предъявления претензий для кредиторов, который не может быть менее двух и более трех месяцев с момента объявления о ликвидации.

13.3. Ликвидационная комиссия проводит ликвидацию, составляет ликвидационный баланс и представляет его совету директоров.  С момента ее назначения ликвидационная комиссия берет на себя выполнение функций совета директоров, правления и генерального директора. С этого момента она является единственным уполномоченным представителем Общества по всем вопросам, относящимся к его деятельности. В момент своего создания комиссия предпринимает следующие действия: помещает в официальной печати по месту нахождения Общества публикацию о его ликвидации и о порядке и сроке заявления кредиторами претензий. Комиссия должна обеспечить первую публикацию в печати не позднее чем через неделю после своего создания и повторить эту публикацию не ранее чем через четырнадцать и не позднее чем через сорок дней. Ликвидационная комиссия организует работу по взиманию дебиторской задолженности Общества и выявлению претензий кредиторов.

13.4. Имущество Общества продается ликвидационной комиссией с аукциона. Выручка от такой продажи направляется на удовлетворение требований кредиторов. Оставшиеся активы распределяются между акционерами в порядке, установленном настоящим Уставом.

13.5. В случае, если средств Общества недостаточно для удовлетворения всех обязательств перед кредиторами, средства Общества распределяются между кредиторами соответствующей очереди пропорционально сумме требований кредиторов в этой очереди, определяемой согласно действующему законодательству.

13.6. Общество считается ликвидированным с момента внесения соответствующей записи в Государственный реестр.

13.7. В случае принятия решения фондом имущества (комитетом) о разделении Общества часть активов акционерного общества передается в качестве вкладов в уставный капитал вновь создаваемых акционерных обществ открытого типа в обмен на их акции или осуществляются иные не запрещенные действующим законодательством меры по реорганизации Общества.

13.8. Предусмотренные п. 13.7 меры по реорганизации должны быть осуществлены в течение тридцати дней после принятия решений о реорганизации в соответствии с настоящим Уставом.

13.9. Условия и порядок реорганизации и ликвидации, не предусмотренные настоящим Уставом, регулируются действующим законодательством.

Приложение 3.7 

Образец положения о структурном подразделении органа управления 

Герб РФ 

Наименование организации 

Документационное  
обеспечение управления

________ N ___________  Дата    		УТВЕРЖДАЮ 

Директор организации

__________________ В.В.Петров  
Подпись, дата 	
 
1. Общие положения 

1.1. Документационное обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

1.2. В состав службы ДОУ, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), канцелярия (экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.

1.3. Работа службы ДОУ регламентируется положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

1.4. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

1.5. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

1.6. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. Цели и задачи службы ДОУ 

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба ДОУ решает следующие задачи:

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем;

контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

сокращение документооборота, количества форм документов;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.

3. Функции службы ДОУ 

В соответствии с возложенными задачами в функции службы ДОУ входит следующее.

3.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.

3.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.

3.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

3.4. Контроль за происхождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.

3.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.

3.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

3.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

3.8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

3.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.

3.11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации.

3.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.

3.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

4. Права и ответственность службы ДОУ 

4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. Осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры.

4.1.2. Требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение этих правил.

4.1.3. Запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы.

4.1.4. Проводить проверки организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.

4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства.

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

4.1.7. Совместно с ВЦ определять процессы документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации.

4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.1.9. Разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников.

4.1.10. Вносить руководству предложения о применении административных мер во всех случаях нарушений подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними.

4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрения и наложения на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации.

4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями 

5.1. Со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления.

5.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами.

5.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий и применения средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.  

Начальник управления 	  Подпись 	  Г.П.Петров 	

     Приложение 3.8 

Примерный образец положения о структурном подразделении органа управления 

Администрация __________________ области _________________________ Дата, регистрационный номер 		УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации 
_____________области
_____________ инициалы, фамилия 
Наименование
области
	
ПОЛОЖЕНИЕ
об общем отделе
___________________________
___________________________
Место издания 

1. Общая часть 

1.1. Общий отдел администрации образован с целью оперативного организационно-технического обеспечения аппарата главы администрации, его заместителей, управлений и отделов, ведения делопроизводства всех видов управленческих документов.

1.2. Общий отдел возглавляет заведующий отделом, назначаемый на должность и освобождаемый от нее главой администрации. Оперативное руководство отделом осуществляет руководитель аппарата - заместитель главы администрации.

В своей деятельности общий отдел руководствуется Конституцией РФ, Законами РФ, указаниями и распоряжениями Президента РФ, актами, инструкциями по работе с документами.

1.3. Общий отдел администрации имеет круглую печать с изображением Государственного герба РФ и своим наименованием, а также печати с наименованиями составных частей отдела (канцелярии, сектора делопроизводства, сектора правительственных документов).

При отправке корреспонденции отдел пользуется угловым штампом администрации и при необходимости гербовой печатью.

2. Основные функции, права 

2.1. Основными задачами общего отдела являются:

- обеспечение четкой организации делопроизводства в аппарате главы администрации и администрации в соответствии с основными положениями Единой государственной системы делопроизводства и инструкции о его ведении, разработка и внедрение мероприятий по рациональной постановке делопроизводства;

- осуществление методического руководства работой по ведению делопроизводства в секторе делопроизводства аппарата главы администрации, отделов и управлений администрации, в районных и городских администрациях;

- осуществление учета за поступлением проектов, а затем принятых постановлений, распоряжений главы администрации;

- регистрация документов, отправление их исполнителям, учет сроков исполнения;

- ведение протоколов, стенограмм совещаний (по мере необходимости); обеспечение аппарата главы администрации и администрации всеми печатными материалами;

- организация работы по учету всех видов документов, поступающих в адрес администрации, осуществление контроля за сроками их прохождения и исполнения, отправление всей исходящей корреспонденции, в том числе посылок; учет всех видов печатей, штампов, сейфов, шкафов, спецхранений, в которых хранятся документы с грифами «ДСП», «Секретно», «Особой важности»; внесение изменений, дополнений в правительственные постановления; обеспечение оформления и выдачи удостоверений работникам аппарата администрации, руководителям отделов и управлений, комитетов, главам администраций районов и городов, утверждаемым главой администрации;

- обеспечение учета за прохождением письменных обращений граждан, контроль за сроками их прохождения и исполнения;

- организация приема граждан по личным вопросам, осуществление учета и контроля за устными обращениями;

- формирование массива всех исполненных документов, обращений граждан в дела согласно номенклатуре, согласованной с архивными службами администрации области;

- подготовка и формирование массива документов для сдачи в Государственный архив в соответствии с установленными правилами;

- осуществление контроля за состоянием работы с документами, обращениями граждан в районных, городских администрациях, в отделах и управлениях областной администрации, внесение предложений по ее улучшению, обобщение и распространение положительного опыта ведения делопроизводства;

- разработка типовых бланков, форм документов; составление и печатание необходимых телефонных справочников для администрации области, районов, городов; контроль за правильностью оформления бланков, документов в районных, городских администрациях, отделах и управлениях областной администрации;

- обеспечение печатания, размножения, рассылки всех необходимых документов;

- ведение аналитической работы по документам и обращениям граждан и информирование руководителя аппарата главы администрации, контрольного управления, заместителей главы администрации;

- организация технической учебы и проведение мероприятий по дальнейшему совершенствованию делопроизводства, внедрение научной организации управленческого труда и оргтехники, новых форм и культуры производства в областной администрации, городских, районных администрациях, а также оказание методической помощи по вопросам улучшения делопроизводства в отделах и управлениях, обобщение и распространение положительного опыта ведения делопроизводства.

2.2. Заведующий общим отделом имеет одного заместителя - начальника первой части. Назначение на эту должность и освобождение от нее производится главой администрации. Другие работники отдела назначаются и освобождаются приказом заведующего общим отделом.

2.3. Руководство общим отделом области осуществляет его заведующий, который

- организует работу структурных подразделений отдела;

- определяет порядок их работы;

- утверждает функциональные обязанности, издает приказы;

- разрабатывает инструкции, порядок работы с документами в отделах и управлениях, районных, городских администрациях и утверждает работников на должность руководителя аппарата - заместителя главы администрации.

Зав. общим отделом 	  Подпись 	Инициалы, фамилия 	

СОГЛАСОВАНО

Зам. главы администрации
	
Подпись
Дата 	Инициалы, фамилия 	

     Приложение 3.9 

Образец оформления постановления 
(с продольным расположением реквизитов) 

Герб РФ

Наименование организации 

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

_______________
         Дата 	    ___________________
 Регистрационный номер 	
 
______________________________________________ 
Место издания документа
(указывают, если затруднено его определение по реквизиту «наименование организации»)  

Заголовок к тексту постановления

Текст 

[Констатирующая часть

Вступление (указывают причину издания документа)

Доказательство (излагают основные факты)

Заключение (отмечают цель издания постановления)

Постановляющая часть   
(состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)

1. Действие, которое необходимо предпринять

2. Срок исполнения

3. Ответственные за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)]

Должность руководителя 	  Подпись 	Инициалы, фамилия 	

Визы должностных лиц  (включая исполнителя, юридические службы, финансовые органы и т.д.) (визы указывают на оборотной стороне последнего листа документа или на отдельном листе).

     Приложение 3.10 

Образец оформления распоряжения 
(с продольным расположением реквизитов) 

Герб РФ 

Наименование организации 

РАСПОРЯЖЕНИЕ 

От _______________
             Дата 	    ___________________
Номер 	
 
__________________________ 
Место издания документа
(указывают, если затруднено его определение по реквизиту 
«наименование организации»)

Заголовок к тексту распоряжения

Текст 

[Констатирующая часть

Вступление (указывают причину издания документа)

Доказательство (излагают основные факты)

Заключение (отмечают цель издания распоряжения)

Распорядительная часть   (состоит из пунктов, при необходимости из подпунктов)

1. Действие, которое необходимо предпринять

1.1., 1.2.  и т.д. - Конкретные поручения

2. Срок исполнения

3. Ответственный за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)]

Должность руководителя 	  Подпись 	Инициалы, фамилия 	
     
Визы должностных лиц (визы указывают на оборотной стороне последнего листа документа).

     Приложение 3.11 

Образец оформления приказа 
(с угловым расположением реквизитов) 

Герб РФ 

Наименование организации 

ПРИКАЗ 

___________ N ____________ _________________________ Место издания 
	
(указывают, если затруднено его определение  
по реквизиту «наименование организации»)

О внесении изменений  
в должностную инструкцию
_______________________  
Наименование категории   
работников отдела

В связи с _______________________________________________________________________________________________________________ 
Основание 
__________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в должностную инструкцию _________________________________________________________________________________________
(Наименование категории работников отдела) 

следующие изменения:

1. _______________________________________________________

2. _______________________________________________________

3. _______________________________________________________

Должность руководителя 	  Подпись 	Инициалы, фамилия 	

Визы

(Визы указывают на оборотной стороне последнего листа документа или на отдельном листе.)

     Приложение 3.12 

Образец оформления приказа 
(с продольным расположением реквизитов) 

Герб РФ 
(если государственное предприятие) 

Наименование организации 

ПРИКАЗ 

от _______________ 	   N ___________________ 	

_______________________________ 
 Место издания
(указывают, если затруднено его определение по реквизиту 
«наименование организации»)

Заголовок к тексту приказа 

Текст 

[Констатирующая часть  Отделяется от распорядительной части словом

ПРИКАЗЫВАЮ:

Распорядительная часть   
(состоит из пунктов и при необходимости из подпунктов)

1. Действие, которое необходимо предпринять

1.1., 1.2.   и т.д. - Конкретные поручения

2. Срок исполнения

3. Ответственный за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением)]

 Директор 	  Подпись 	Инициалы, фамилия 	

Визы должностных лиц  
(Визы указывают на оборотной стороне последнего листа документа.)

Тема 4. Документирование деятельности коллегиальных органов 

1. Организационно-технические мероприятия  по подготовке и проведению совещаний

2. Структура доклада и отчета (на совещании,  заседании, конференции и т.д.)

3. Требования к составлению и оформлению протоколов

1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний 

Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. Постановления и решения принимаются в результате обсуждения на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления плана работы на основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления, бюро и т.д.). План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц, ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.

Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается прежде всего в составлении повестки дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании. Однако на практике это требование не всегда соблюдается. В повестку дня нередко включается много вопросов, а значит, нужны особо тщательная подготовка таких заседаний и четкое их ведение. В этом случае в повестке дня надо указать, сколько времени отводится на каждый вопрос, а на самом заседании установить твердый регламент.

Вопросы в повестке дня следует располагать в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют.

В крупных учреждениях к заседаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указываются причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления.

Постановка вопросов на обсуждение коллегиальных органов может быть предпринята не только по инициативе руководителя учреждения, но и по инициативе отдельных структурных подразделений.

Материалы к заседанию представляются, как правило, за три-пять дней руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллегиального органа. Предварительная рассылка материалов дает возможность вносить поправки в уже имеющийся письменный проект решения и тем самым ускоряет решение вопросов на самом заседании.

Перед началом заседания производится регистрация присутствующих. При подготовке больших совещаний, конференций, встреч, на которых планируется участие работников учреждений, организаций из других краев, областей, международных организаций рекомендуется предусмотреть следующие моменты:

1) выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников;

2) ознакомление предполагаемых участников с повесткой;

3) выработка регламента совещания;

4) подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании: а) доклада, информационного сообщения организатора совещания, б) доклада, информационного сообщения предполагаемых участников, в) справочно-информационных материалов, которые могут потребоваться в ходе совещания, г) проекта решения;

5) организационное обеспечение совещания: а) регистрация участников, б) размещение участников, в) транспортное обеспечение участников, г) питание участников, д) культурно-массовые мероприятия, е) информирование участников по интересующим их вопросам, ж) снабжение участников канцтоварами;

6) организационные работы секретариата совещания;

7) техническое обеспечение проведения совещания (оснащение помещения техническими средствами);

8) документирование работы совещания (оформление документальных материалов): а) составление протокола (стенограмма) итоговых материалов, б) размножение итоговых материалов, в) обеспечение этими материалами участников совещания;

9) анкетирование участников совещания: а) о работе совещания, б) об уровне организации и проведения совещания.

Если в подготовке совещания участвует целая группа, нужен план, утвержденный должностным лицом, отвечающим за совещание.

Составляется смета расходов. Определяется повестка дня. В соот- ветствующем документе указывается тема, которая будет обсуждаться на совещании, перечисляются темы докладов, содокладов, сообщений и т.п., предлагаемых для обсуждения, и приводятся краткие сведения о выступающих: их фамилии, имена и отчества (полностью или сокращенно), должности, ученые звания. Например:

Повестка дня 

1. О работе технического совета предприятия. Доклад главного инженера предприятия кандидата технических наук Зайцева А.И.

2. О работе по рационализаторству и изобретательству в филиале предприятия в г. Кемерово. Сообщение начальника технического отдела предприятия кандидата технических наук Федорова С.Н.

Уточняется список лиц, приглашенных на совещание, составляются приглашения (извещения) на совещание. В состав приглашения входят обращение, информация о дате и месте проведения совещания, повестка дня, предложение принять участие, просьба о подтверждении участия. Подписывают приглашения лица, отвечающие за подготовку совещания.

Определяется регламент работы. Он должен предусматривать четкую организацию хода совещания, порядок рассматриваемых вопросов, определенные процедурные стороны. Общая продолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов в день.

Регламент может быть приблизительно таким: 1) вступительное слово (оговариваются временные ограничения по ходу совещания и ориентировочное время его окончания) - не более  10 мин; 2) основной доклад - до 30 мин; 3) вопросы докладчику - не более 2 мин каждый; 4) содоклад, сообщение - не более 10 мин; 5) вопросы содокладчику - не более 1 мин на каждый; 6) выступления 5-7 мин; 7) ответ докладчика - не более 5 мин; 8) ответы содокладчиков - не более 3 мин на каждый; 9) справка по ходу совещания - не более 3 мин;  10) чтение проекта решения - не более 5 мин; 11) предложения по проекту решения - не более 3 мин; 12) подведение итогов совещания - не более 10 мин.

Если в совещании участвует до 50 человек, перерыв делают через каждые 50 мин, его продолжительность - не более  10 мин. При большем числе участников перерыв делают через  1,5 часа работы на 15 мин.

2. Структура доклада и отчета
(на совещании, заседании, конференции и т.д.) 
 
Большое значение при проведении совещания придается подготовке основного доклада (отчета). Какой же может быть структура доклада? Прежде чем писать доклад, надо пройти «стадию планирования», т.е. определить его содержание и приемлемую форму. Трудно давать рекомендации относительно содержания доклада, но в отношении формы - другое дело. На выбор формы, или структуры, влияют два фактора*1: цели документа и правила его оформления. Рассмотрим эти факторы.
_____
*1 См.: Справочная книга: Общение. - Жуковский, 1992. -  С. 84 - 90

Структура и цель. Составление служебных документов может преследовать две цели: первая - информирование, вторая - информирование и убеждение. Когда назначение документа - информирование, материалы располагаются в простом порядке, позволяющем доводить информацию ясно и четко, с минимальной вероятностью того, что читающий что-то перепутает. Беспорядочное перечисление фактов может привести к ошибке, поэтому очень важно, чтобы факты излагались в логической последовательности. Это может быть:

- хронологическая последовательность событий;

- географическая последовательность (разобраться с районом А, прежде чем переходить к району В);

- степень важности (более важные факты упоминаются перед менее важными, или наоборот).

Если наша цель - убеждение, важно выбрать такой порядок, который, естественно, приведет читающего к выводам и рекомендациям, которые вы защищаете. В документах это обычно достигается при посредстве логики и рассуждений. Некоторые очень опытные руководители используют психологические приемы, рассчитанные на то, чтобы направить мысли читающего в определенное русло или заставить его поверить в то, что все выводы и рекомендации - его собственные, но техника таких приемов в нашем курсе не рассматривается. Главные же приемы - логика и рассуждение, и многие из работников управления, которым приходится писать различные документы, строят их так, чтобы это способствовало возникновению логичных выводов.

Можно принять следующие логические построения: постановка проблемы - анализ проблемы - возможные решения - рекомендованное решение или предположение (если сделаем так-то и так-то, то...) - очевидность (то, что доказывает предположение) - вывод - рекомендуемые действия или план действий - необходимость действий - возможные проблемы - ожидаемые выго- ды - выводы - рекомендации.

Эти логические цепочки могут показаться простыми, и потому-то они так привлекательны. Опираясь на них, можно предложить несколько простых конструкций, соответствующих различным целям:

для доклада - описание событий в логической или хронологической последовательности; заключения (если требуются); рекомендации (если требуются);

для текущего отчета - констатация достижений к определенному времени; описание работы, которую осталось сделать; указание на проблемы, стоящие на пути завершения задания; определение путей решения проблем; рекомендации.

Если в докладе намереваются не просто привести аргументы, но сделать это способом, заставляющим прийти к определенным выводам и рекомендациям, существует правило: начать с более слабых аргументов и постепенно переходить к более сильным. Это может значить, что, например, если обсуждается некая программа действий, а автор доклада хочет противостоять ей, в докладе сначала должны быть рассмотрены аргументы в защиту данной программы, а затем противопоставлены им более сильные аргументы против. Такая последовательность, естественно, приведет к выводу, что одобрять программу действий не нужно. Аналогично, если на обсуждение было представлено несколько вариантов программы действий, доклад следует начинать с наименее желательных, которые отвергаются при помощи более веских аргументов против этих вариантов. Затем надо систематически рассмотреть оставшиеся варианты, отвергая их подобным же образом один за другим. Наконец, очередь доходит до самого желательного варианта, остающегося как бы одним-единственным, который логически должен быть принят.

Составление доклада и отчета - это мастерство, требующее большого практического навыка и способности критически анализировать очередной проект. При написании сложного документа часто требуется много черновиков. Не существует легких путей к успеху, но (и это касается написания любого текста) критическое изучение хорошо написанных документов в свете сделанных в настоящем пособии замечаний может оказаться полезным. Это, конечно, не заменяет постоянной практики, но все-таки данное пособие позволит укрепить профессиональные навыки и в этой сфере.

Структура и образец. Итак, наибольшее влияние на структуру документа оказывает то, для какой цели он предназначен. Вторым определяющим фактором являются, как уже говорилось, правила оформления, которые зафиксированы в образцах. Образцы отражают общую структуру и способы представления документа. В докладе необходимы следующие элементы:

вступление - указание на сущность содержания документа, хотя бы в одном предложении;

определение цели, т.е. отражение того самого существенного в документе, что объясняет его назначение;

основная часть - изложение основных фактов;

выводы (заключения), если они требуются, т.е. если цель документа - не только информирование, но и убеждение;

рекомендации, если они требуются, т.е. если защищается некий план действий;

резюме - краткое изложение сути документа, если он длинный или сложный (может быть помещено и в начале, и в конце).

Рассмотрим последовательно все элементы.

Вступление и определение цели. Назначение вступления - представить документ наиболее понятно и доступно.

Основная часть. Эта часть менее всего подчиняется образцу. В ней автору предоставляется полная свобода обращения с материалом для достижения своих целей. Некоторые указания, касающиеся того, как лучше сгруппировать материал, даны выше.

Выводы. Назначение этого элемента - свести воедино выводы, которые должны вытекать из основной части документа. Новые факты или аргументы здесь не приводятся. Все выводы представляют в виде простого списка четких положений.

Рекомендации. Рекомендации - это предложения относительно действий, которые, возможно, потребуются в результате сделанных выводов. Они должны, конечно, вытекать из этих выводов. Например:

Рекомендации 

1. Все существующие учебные материалы должны быть просмотрены и приведены в соответствие с учебными установками, данными в Приложении 2 доклада.

2. Ответственному за обучение необходимо разработать и представить курс по использованию методики раздельного обучения и обеспечить ознакомление с ней всего педагогического состава до конца года.

Резюме. Этот элемент, как правило, применяется при написании сложных докладов и сводит воедино основные положения документа, включая выводы и рекомендации. Заголовок и резюме должны давать достаточно ясное представление об основном содержании документа. По этой причине, возможно, резюме лучше помещать не в конце, а в начале.

Правила написания служебных документов. Написание доклада или какого-то иного сложного документа - работа благодарная. Систематизация информации в сжатой, логичной форме и в соответствии с вашими целями оттачивает ум. Три основные характеристики доклада, как и любого функционального документа, - это ясность, краткость, точность.

Ясности можно достичь различными путями. Необходимая основа для этого - четкая структура, даже в таком простом документе, как письмо. В более сложных документах хорошую помощь окажут четкие заголовки, система нумерации разделов и абзацев, перемещение деталей из основной части в приложение.

Заголовки. Заголовок - неотъемлемая часть документа. Многие заголовки - стандартные, отражающие построенную по типовым образцам конструкцию документа. Часто в документах используют следующие заголовки: «Введение», «Резюме» (или «Краткое содержание»), «Выводы», «Рекомендации».

Основная часть документа (между Введением и Выводами) не имеет стандартных заголовков, хотя как раз именно в этой части нужна рубрикация. Поэтому следует самим составлять заголовки, так чтобы они правильно отражали структуру и содержание раздела. В соответствии с требованиями образца текст заголовка должен передавать законченную мысль. Например, в заголовке неправильно писать: «Эта тема важна, так как...».

Существуют оптимальные заголовки, которые используются в очень сложных и очень формализованных документах. Многие из них появляются сразу же в начале документа. Например, если есть ссылки на какие-то другие документы, может понадобиться заголовок «Ссылки». «Благодарность» («Выражение признательности») потребуется, если вы захотите выразить благодарность тем, кто помогал вам в подготовке материалов.

Если документ длинный, может понадобиться заголовок «Содержание», под которым аккуратно перечисляются подзаголовки и номера страниц. Иногда для Содержания требуется отдельная страница.

Нумерация разделов. Как автору, так и читающему может понадобиться быстро отыскать какой-то раздел документа. Для этих целей предназначена система нумерации. Она поможет также подчеркнуть структуру документа, а значит, сделать его более ясным. Как минимум должны быть пронумерованы заголовки и подзаголовки. Чтобы упростить обращение к абзацам, могут быть пронумерованы и они.

Подбор слов. Используйте самые простые слова. Избегайте незнакомых слов, жаргона, а также сомнительных и двусмысленных фраз. В служебном документе (отчете) не должно быть латинских выражений или малоизвестных терминов. Все аббревиатуры должны быть объяснены или в Списке сокращений, помещаемом в начале документа, или в расшифровке при первом их употреблении. Некоторые сокращения и жаргонные выражения, конечно, могут быть понятны всем в пределах вашей организации, и вам судить, что из них приемлемо. Но при отправлении документа во внешнюю организацию требуется повышенное внимание. Правило гласит: если есть сомнение в слове - не применяйте его, но если очень нужно - хотя бы объясните.

Структура абзацев (параграфов) также заслуживает внимательного рассмотрения, поскольку она может способствовать ясности или препятствовать ей. Каждый абзац связан с определенным аспектом основной темы. В абзаце каждое предложение должно отражать именно эту тему и никакую другую. Предложения должны строиться в логической последовательности, способствуя ясному проведению мысли. В каждом абзаце первое предложение - решающее: в нескольких словах надо дать точное представление о том, какой аспект основной темы разрабатывается в данном абзаце.

Структура предложений подчиняется простейшим правилам. Два или три первых слова сейчас же дают понять о чем предложение. Для усиления воздействия следует ставить главные слова в предложении (особенно это касается длинных предложений или предложений, в которых несколько сопутствующих мыслей) в самом начале или в самом конце.

Правописание имеет существенное значение хотя бы потому, что при наличии грамматических ошибок именно они привлекают к себе внимание читающего, и отношение к документу попадает в зависимость от серьезности ошибок. По этой причине ошибок нужно избегать, по крайней мере грубых! Внимательная и, по возможности, беспристрастная проверка - надежный способ избавиться от ошибок.

Для объяснения или расширения каких-то частей текста иногда применяются сноски, но не стоит ими увлекаться. Сноски отвлекают внимание от основной мысли. Постаравшись, им часто можно найти место в тексте.

Стиль большинства, если не всех, докладов характеризуется краткостью. Достигается она использованием простых слов, простых выражений и простых, коротких предложений.

Длинные, бессвязные распространенные предложения совершенно неприемлемы. Следует стремиться к тому, чтобы в предложении было не больше двадцати слов, но излишний педантизм здесь не нужен. Если в предложении больше тридцати слов, чаще всего оно отражает больше одной мысли. Значит, его с успехом можно разделить на два предложения.

Что касается точности, то не надо представлять как факты свое мнение или свое отношение. Представляя свое мнение, необходимо стремиться к тому, чтобы оно со всей очевидностью вытекало из фактов, приведенных в документе, или подтверждалось ссылкой на внешний источник, авторитет которого вне сомнения. Это верно и для всех выводов и заключений. Не подтвержденные со всей очевидностью, заключения и выводы становятся голословными утверждениями, уязвимыми для возражений и противопоставлений.

Черновик и работа над ним. Первая стадия написания доклада или отчета - это всегда подбор материала и определение основных пунктов. Однако не следует подбирать слишком много материала. Отбросьте факты, без которых можно обойтись. Напишите на черновике заголовки по своему плану и подведите каждый из определенных ранее пунктов под соответствующий заголовок. Эта деятельность должна четко регламентироваться по времени. Вторая стадия - написание первого черновика. Изложите альтернативные линии документа, оставив при этом место для изменений и добавлений. Проработав черновик, вы увидите, что нужно оставить, а что - выбросить. Если есть время, отложите этот текст на день или два. Третья стадия - написание второго черновика, проверка фактов, их уместности. Затем отложите текст доклада на несколько дней, вы сможете проглядеть его потом свежим глазом. Проверьте, вытекают ли выводы из приведенных фактов. Где только можно, упростите язык. Просмотрите, легко, плавно ли идет чтение. Предложения должны быть короткими, текст - без орфографических, грамматических, пунктуационных ошибок. Проверьте правильность всех данных. Проверьте, соответствуют ли заголовки содержанию. Убедитесь, что все написанное соответствует предмету и назначению доклада. При возможности попросите кого-нибудь прочесть доклад и определить, все ли в нем ясно и понятно. Эти требования, а также те, что были приведены раньше, совершенно необходимы, ибо являют собой стандарт, по которому можно получить полное представление. Понимание их подействует как стимул к работе над документом.

Однако управление - наука прагматическая, и нельзя, чтобы «лучшее» стало врагом «хорошего». О ценности каждого листка служебной документации судят не по его элегантности и не по словесной изящности, а по результативности его воздействия на практическую деятельность.

Разговор на языке цифр. Руководителю часто приходится пользоваться языком цифр. И в письменных докладах, и в устных выступлениях авторы широко используют количественные данные для подтверждения своих позиций. Однако плохо представленные цифры никакого подтверждения не обеспечат, а наоборот, затуманят ваши предложения. Бывает, что цифры пугают и ослепляют. Колонны цифр могут быть попросту устрашающими, графики не всегда понятны, поэтому нет ничего странного в том, что многие «отключаются» перед лицом количественных данных. В этом случае общение с аудиторией разрушается.

Может быть, дело в том, что выступающий (или автор доклада) позволяет цифрам говорить самим за себя, однако при этом не всегда достигается нужный эффект. Поэтому читающим или слушающим доклад приходится самим интерпретировать цифровые данные, сопоставлять их и т.д. Не у всех читающих или слушающих доклад есть время, склонности и, может быть, необходимое умение для того, чтобы разобраться во всем этом, и они полностью правы в том, что считают представление цифровых данных в приемлемой форме обязанностью автора.

Так же, как вы шлифуете слова, когда пишете черновик доклада, нужно шлифовать цифровые данные. Однако речь не идет о том, чтобы все упростить. От вас требуется выбрать наиболее эффективный способ представления цифр, так чтобы читающий или слушающий доклад пришел к тому заключению, которое вам требуется.

3. Требования к составлению и оформлению протоколов 

Протокол - организационно-распорядительный «документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов»*1. Более обобщенное определение протокола дается в толковых словарях русского языка, трактующих его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».
_____
*1 См.: Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. - М., 1975. - С. 75. 

Протокол, как правило, ведется во время заседания. В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится запись на магнитную ленту, протокол может составляться после их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо. От его квалификации, умения вникнуть в существо обсуждаемых вопросов зависит качество протокольной записи выступлений. Протокол оформляется на общем бланке формата А4. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование ведомства, наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В случае, если заседание продолжается несколько дней, указываются дата начала заседания и через тире дата окончания, например  12-14.03.99. Номер протокола является порядковым номером заседаний коллегиального органа в течение года (в учебном заведении - учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже, например «заседания комиссии», «собрания трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола подразделяется на две части: вводную, где указываются председательствующий, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основную, где фиксируется ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол; печатается через два интервала, после заголовка, прямо от полей с нулевого положения табулятора с прописной буквы. После тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово «секретарь». Например:

Председатель - Харченко В.И.  

Секретарь - Филимонов С.Б.

При проведении оперативных совещаний эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела следующий. В протоколе заседания постоянно действующего реального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке. После этого записываются фамилии приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. Например:

Присутствовали: 43 чел. (список прилагается).

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание. Например, в протоколе собрания членов акционерного общества указано: «Всего членов ОАО 135 чел., присутствуют 117».

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «о» («об»). Например:

1. О перспективах развития завода. Доклад директора ... (фамилия, инициалы).

2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад начальника социологической службы ... (фамилия, инициалы).

В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка дня заседания прилагается».

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, и таким образом они зрительно разбивают текст.

Слово «слушали» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и выступающих в прениях указываются в новой строке с абзаца. Содержание выступления излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке поступления. Например:

Смирнов В.К. Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?

Лысиков К.П. К 8 часам утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня - запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постанавляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку. Например:

1. СЛУШАЛИ: Фролова Е.Н. - текст доклада прилагается.  

ВЫСТУПИЛИ: Старостин Е.В. - краткая запись выступления.  Кузнецов Т.Г. - краткая запись выступления.  

РЕШИЛИ: 1.1. Специальным кафедрам провести   совместное заседание, посвященное...   до 15.05.2000.  1.2. Илизарову Б.С. организовать на кафедре   выставку... к 11.05.2000.

2. СЛУШАЛИ: ...  

ВЫСТУПИЛИ: ...  

РЕШИЛИ: ...

Председатель
     	Подпись 	В.А. Сидоров 	
Секретарь 	Подпись 	Е.М. Крылова 	
  
При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся на полные и краткие. В кратком протоколе указывают фамилии докладчика, тему доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по такому протоколу невозможно. Краткий протокол допустим только при наличии стенограмм или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко протоколируются также оперативные совещания.

Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется. Если к протоколу будет приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

Решения коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений и решений. В учреждениях, действующих на основе единоначалия, они проводятся в жизнь приказами. В остальных случаях делаются выписки из протоколов. Образец оформления протокола дан в приложении.

Задания    

1. Составьте протокол заседания инвентаризационной комиссии завода газовой аппаратуры, на котором рассматривался вопрос о результатах инвентаризации по складу N 2 вспомогательных материалов. На заседании было принято постановление об утверждении результатов инвентаризации и отнесения за счет заведующего складом недостачи вспомогательных материалов в сумме 365 тыс. руб., а также зачитаны сличительная ведомость по складу N 2 и объяснительная записка заведующего складом. Остальные данные определите по своему усмотрению.

2. Составьте полный протокол общего собрания рабочих производственного кооператива «Запуск», на котором обсуждался вопрос о создании производства строительных материалов для строительства жилых домов. На собрании была заслушана информация председателя о возможности создания такого цеха и перспективах его работы. После обсуждения было принято решение поручить председателю и его заместителю по строительству в течение 6 мес. развернуть работу и выделить для этих целей 315 тыс. руб.

3. Составьте краткий протокол производственного совещания работников планово-экономического отдела завода медпрепаратов, на котором был рассмотрен вопрос о досрочной разработке техпромфинплана на 2000 г. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать техпромфинплан на три дня раньше установленного срока. Остальные данные укажите самостоятельно.

Приложения 

     Приложение 4.1 

Образец оформления протокола  
(с угловым расположением реквизитов)

Герб РФ

Наименование организации 

ПРОТОКОЛ 

 Дата                                 N ______
 _______________________
Место издания 	

(указывают, если затруднено его определение  
по реквизиту «наименование организации»)

Заголовок (например: заседания комиссии по...) 

Председатель 	  - Смирнов С.С. 	
  
Секретарь 	  
- Антонова М.И. 	
   Присутствовали: 	  
30 чел. (список прилагается)  (если присутствует до 15 чел., в протоколе   указываются фамилии в алфавитном порядке   через запятую) 	

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О порядке подготовки к конференции. Доклад заведующего...

2. О ...

1. СЛУШАЛИ:  

Соколову А.И. - текст доклада прилагается.  

ВЫСТУПИЛИ:  

Иванов М.И. - краткая запись выступления (от третьего лица)  

Петров Н.И. - краткая запись выступления (от третьего лица)  

ПОСТАНОВИЛИ:  

1.1. Одобрить ...  

1.2. ...

2. СЛУШАЛИ: ...  

ВЫСТУПИЛИ: ...  

ПОСТАНОВИЛИ: ...

Председатель
     	Подпись 	С.С. Смирнов 	
Секретарь 	Подпись 	М.И. Антонова 	
     
          Приложение 4.2 

Образец оформления протокола  
(с продольным расположением реквизитов)

Герб РФ

Наименование организации 

ПРОТОКОЛ 

Дата 	N ______	
_______________________ 
Место издания 
(указывают, если затруднено его определение по реквизиту «наименование организации»)

Заголовок 

Председатель 	  - Смирнов С.С. 	
  
Секретарь 	  
- Антонова М.И. 	
   Присутствовали: 	  
30 чел. (список прилагается)  (если присутствует до 15 чел., в протоколе   указываются фамилии в алфавитном порядке   через запятую) 	

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О порядке подготовки к конференции. Доклад заведующего...

2. О ...

1. СЛУШАЛИ:  

Соколову А.И. - текст доклада прилагается.  

ВЫСТУПИЛИ:  

Иванов М.И. - краткая запись выступления (от третьего лица)  

Петров Н.И. - краткая запись выступления (от третьего лица)  

ПОСТАНОВИЛИ:  

1.1. Одобрить ...  

1.2. ...

2. СЛУШАЛИ: ...  

ВЫСТУПИЛИ: ...  

ПОСТАНОВИЛИ: ...

Председатель
     	Подпись 	С.С. Смирнов 	
Секретарь 	Подпись 	М.И. Антонова 	

Тема 5. Документирование информационно-справочных материалов 

1. Справки

2. Докладные и объяснительные записки

3. Акты

4. Телеграммы

Подавляющее большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от последних не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных материалах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

1. Справки 

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий*1. Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это - справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличия иждивенцев и т.п.
_____
*1 См.: Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. - М., 1975. - С. 77.

Например:

Новомосковское производственное  объединение «Азот»	Детский сад N 2 	

СПРАВКА 
10.08.2000 N 113 
г. Новосибирск

Тов. ВАСЮКЕВИЧ Оксана Станиславовна работает техником-конструктором проектно-конструкторского отдела объединения.

Оклад - 1600 рублей в месяц.

Начальник отдела кадров 	Подпись 	 А.В. Иванов 	

2. Докладные и объяснительные записки 

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка: наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Пример оформления внутренней докладной записки:

Общий отдел
Докладная записка

10.05.2000 N 36

г. Новосибирск 	    Генеральному директору 
    объединения

     Н.К. Иванову 	

О замене пишущих машин

Довожу до Вашего сведения, что машбюро в настоящее время оснащено пишущими машинками устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении шести новых машинок и одного компьютера с принтером.

Зав. машбюро 	Подпись 	  Г.Н. Колбина 	

Пример оформления внешней докладной записки:

Министерство общего  
и профессионального 
образования РФ 
	Генеральному директору
Завода точного
машиностроения  
 И.И. Петрову
     	
Новосибирское областное  
управление народного  
образования 
Октябрьский отдел  
народного образования 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

19.05.2000 N 15

г. Новосибирск

О проверке технического  
состояния жилых помещений  
базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Октябрьского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2000 г., мною  13 мая с.г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако в корпусе N 1 необходимо вставить стекла, корпус N 2 нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Зав. районо 	Подпись 	Н.И.Пирогова 	

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.)*1 или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Приведем образцы оформления объяснительных записок:

Объяснительная записка

10.04.2000 N 34 

О срыве занятий в группе   
секретарей-референтов 	Директору центра 
«Кадры»
Н.И. Иванову 	

9 апреля 2000 г. на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек.

В результате этого занятия пришлось отменить.

Преподаватель 	Подпись 	Г.И. Григорьева 	

Наименование организации
Производственный отдел 	  Генеральному директору
     объединения
    А.А. Зуеву 	

Объяснительная записка 
12.07.2000 N 46

Сводный отчет об установке оборудования для производства аммиака за первое полугодие 2000 г. не был представлен в указанный срок в связи с отсутствием подтверждения от трех цехов.

Начальник отдела 	Подпись 	Ю.П. Елкин 	
      
Производственное объединение
по добыче железной руды 
«Крымчермет» шахта «Юзовская»      	Начальнику шахты
 К.Е. Матвееву

Объяснительная записка 
24.01.2000 N 87

О нарушении производственной дисциплины

11 января 2000 г. во второй смене во время моего дежурства был разорван силовой кабель, питающий освещение штреков.

Вследствие плохой закрепленности передвижной установки  МА-45 произошел ее отрыв от несущей конструкции и наезд на кабель, что привело к разрыву. Ответственный за технику безопасности при эксплуатации передвижной установки - рабочий Егоров С.К.

Егоров С.К. ранее также нарушал правила техники безопасности, за что имел взыскания.

Считаю необходимым принять строгие меры дисциплинарного воздействия к Егорову С.К.

Горный мастер 	Подпись 	П.Г. Потапов 	

3. Акты 

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие*1. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
_____
*1 См.: Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. - М., 1975. - С. 77  

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия*1, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел*2 и т.п.
_____
*1 См.: Унифицированные системы организационно-распорядительной документации... - С. 66, 71-73.
*2 См.: Основные правила работы государственных архивов СССР. - М., 1984.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован.  В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

Основание: приказ директора завода от 24.05.2000 N 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе».

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:

Составлен:

Председатель ____________________________________________________________ 
Должность, фамилия, инициалы 

Члены комиссии: 1. ________________________________________________________ 
Должность, фамилия, инициалы 2. 3.

Присутствовали: 1. ________________________________________________________ 
Должность, фамилия, инициалы 2. ...

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна - акт может заканчиваться и констатацией фактов.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. направлен в Минэкономики России

2-й экз. направлен в МПС России

3-й экз. - в дело 05-24.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например:

Председатель комиссии 	Подпись 	К.Я. Лакин 	

Члены комиссии 	Подпись 
     	В.Н. Кирилов 	
	Подпись 
	И.Н. Потапов
	
	Подпись 	Н.Н. Ламшина 	

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «о» («об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п.

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Приведем пример оформления акта:

Комитет по культуре
Администрации    
_____________________  
Наименование области 	УТВЕРЖДАЮ
 
председатель комитета
Подпись Н.И. Петров
    
Дата     	

АКТ 
18.05.2000 N 12 
г. Новосибирск 	

О проверке сохранности документов в комитете

Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2000 N 102  «О проверке сохранности управленческих документов».

Составлен комиссией в составе:

Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В.  

Члены комиссии: 	1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И.  

2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.  

3. Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И.  

4. Референт Прокудина М.В.	

В период с 16 по 18 мая 2000 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.

Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.

Составлен в 2 экземплярах:

1-й - в дело N 1-23

2-й - в областной архив.          

Председатель комиссии 	Подпись 	Г.В. Сидоров 
 	
Члены комиссии 
	Подпись 
	Н.И. Григорьева 
	
	Подпись 
	Г.Г. Михайлова 
	
	Подпись 
	С.И. Мышкина 
	
	Подпись 	М.В. Прокудина 	

4. Телеграммы 

Телеграмма - документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес: Например:

КЕМЕРОВО
     	КОЛОС 	ПЕТРОВУ 	
КРАСНОЯРСК 	КОБРА
     	МАХИНУ 	
ТОМСК 	ГРАНИТ 	ПАХОМОВУ 	

В телеграмме, направляемой в несколько адресов, каждый адрес указывается индивидуально. Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента - заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство.

Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие: двтч, кавычки - квч, скобки - скб.

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как  N (номер), - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак),  ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Приведем пример телеграммы:

     ТОМСК 25 
ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД 

ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк 
ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АДРОН ПЕТРОВ 
____________________________________________________________________

630012, Новосибирск-12, ул. Крылова, 5.  
тел. 24-02-83. Р/счет ___________________ 
Директор           печать           подпись           Н.И. Петров  
Исх. N_________________  
Дата __________________

Пример шифрованной телеграммы:

     КЕМЕРОВО АГАТ 

ГРУЗ СТРОИТЕЛЬСТВА ОБЪЕКТА ОТПРАВКИ САМОЛЕТОМ 
ВТОРОГО ФЕВРАЛЯ тчк ПОДТВЕРДИТЕ ПОЛУЧЕНИЕ 
ДИРЕКТОР КАСКАД СОМОВ 
_________________________________________________________________

630070, г. Новосибирск-79, ул. Горького, 24.  
Каскад. Тел. 24 02 50 Р/счет __________________  
Директор           печать           подпись           К.П. Сомов  
Исх. N ________________  
Дата _______________

Задания 

1. Составьте докладную записку бухгалтера Тимошиной И.П. главному бухгалтеру фирмы «Рубин» Бабичеву Н.П. от 15.09.2000 о произведенной Тимошиной И.П. проверке выполнения приказа директора фирмы N 92 от 12.01.2000 «О состоянии бухгалтерского учета на строительстве базы отдыха в районе Обского моря». В приказе были указаны конкретные сроки ликвидации недостатков, обнаруженных в январе 2000 года. В докладной записке должно быть отмечено выполнение всех пунктов приказа, за исключением пунктов об организации равномерной ежедневной сдачи рабочими нарядов бухгалтеру. Выявлено, что 25 февраля 2000 г. было сдано только 35,2% всех нарядов. Остальные наряды сданы 1 марта. По графику срок сдачи последних нарядов за прошлый месяц установлен первого числа следующего месяца. Остальные данные укажите самостоятельно.

2. Составьте докладную записку главного бухгалтера директору об итогах работы по централизации расчетов с рабочими и служащими в ВЦ завода. Централизация расчетов дала возможность перевести на другую работу пять бухгалтеров цехов, уменьшить ошибки в расчетах с рабочими и служащими, усилить контроль за расходованием фондов заработной платы. В заключение необходимо поставить вопрос о премировании работников бухгалтерии и ВЦ, обеспечивающих переход на централизованный расчет заработной платы по заводу. Остальные данные укажите самостоятельно.

3. Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

4. Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристалл» о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

5. Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

6. Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

7. Составьте докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия о необходимости централизации расчетов с работниками предприятия. В обязанности учетных работников цехов должно входить лишь оформление первичных документов по учету выработки. В докладной записке необходимо подать предложение о пересмотре штатов отчетных работников в цехах и главной бухгалтерии из расчета общего сокращения штатов не менее чем на 20%.

8. Составьте докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Тема 6. Требования к оформлению документов по личному составу

Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это - приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.

К сожалению, в последнее время сохранности документов по личному составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, проведенный комитетом государственной архивной службы Новосибирской области, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальные помещения для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, при этом ответственные за эту работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 - не назначены даже ответственные.  В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка  20 уже приватизированных предприятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива.

Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.1992 N 381-р и постановлением Администрации Новосибирской области от 20.05.1992 N 206 органам исполнительной власти на местах было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. Принято также постановление администрации области от 02.08.1992 N 183 «О создании в городах и районах области архивов по личному составу».

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 - это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.

В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.).

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.

Заявление может выглядеть следующим образом:

ОАО «Стайлинг»
	Директору
Н.И. Петрову 	

     ЗАЯВЛЕНИЕ 

18.06.2000 

Прошу принять на работу старшим инженером.

	Личная подпись 	Г.В. Сидоров 	

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными необходимыми документами является основанием для издания приказа о приеме на работу.  В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письмом (по указанному в заявлении адресу).

Заявление о переводе на другую должность оформляется следующим образом:

Наименование структурного 
подразделения 	Адресат
Резолюция 	

ЗАЯВЛЕНИЕ
00.00.200...

Прошу перевести меня на должность _____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________________________________
Наименование должности 
_____________________________________________________________________________________________________________________ 
Наименование структурного подразделения 
_____________________________________________________________________________________________________________________ 

в связи с_____________________________________________________________________________________________________________   
Причина перевода 
__________________
Подпись работника 	____________________
Расшифровка подписи 	

Такое заявление может быть написано на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А5. В адресате заявления о переводе на другую должность заявитель указывает занимаемую им должность.

Заявление о предоставлении отпуска на крупных предприятиях оформляется на трафаретном бланке, выполненном типографским способом (прил. 6.1), а в небольших организациях может составляться следующим образом, например:

Директору предприятия 
«Адрон» 
Н.И. Крылову 	

ЗАЯВЛЕНИЕ 
10.05.2000

Прошу предоставить очередной отпуск с 12.05.2000.

Начальник цеха 	Подпись 	П.С. Филимонов 	

Такие виды заявлений, как заявление о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п., должны содержать в тексте указание на наличие необходимых документов (больничного листа, справки с места учебы и т.п.), без которых решение вопроса о предоставлении отпуска невозможно.  В этих случаях соответствующие документы представляются на рассмотрение вместе с заявлением. Рассмотрение вопроса о предоставлении очередного отпуска производится с учетом графика отпусков. Образцы различных заявлений даны в прил. 6.2.

Приказами по личному составу оформляется прием на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.п. На крупных предприятиях эти же правоотношения иногда регулируются приемными, увольнительными, переводными и отпускными записками. Встречается и смешанная форма, когда прием, перемещение и увольнение руководящего состава и инженерно-технического персонала оформляются приказами, а рабочих массовых профессий - записками.

Оформляют приказы по личному составу на общих бланках.  В заголовке к тексту такого приказа пишут: «О приеме на работу», «О переводе на другую работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «О поощрении», «О нарушении», «О наложении административного взыскания» и т.п.

В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т.п. Эти глаголы печатают прописными буквами от  0-го положения табулятора. От 1-го положения табулятора начинают печатать содержание текста распорядительной части. Фамилию печатают полностью прописными буквами, а имя и отчество - строчными, затем указывают должность, структурное подразделение, содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в пункте приказа о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким окладом принимается сотрудник. В приказе о предоставлении отпуска указывают вид отпуска, количество предоставляемых рабочих дней и даты начала и окончания отпуска.

Приведем пример оформления приказа:

ЗАО «Рябина»  
ПРИКАЗ  12.04.2000 N 36-к  
г. Новосибирск

О приеме на работу  
Григорьевой В.И.

ГРИГОРЬЕВУ Валентину Ивановну принять старшим экономистом с 14.04.2000 с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: контракт.

Директор 	Подпись 	Н.И. Петров 	
    
Визы для должностных лиц  

Виза ознакомления поступающего на работу  

(проставляется на оборотной стороне приказа).

В прил. 6.3 также даны образцы оформления приказов по личному составу.

Трудовая деятельность граждан фиксируется в трудовых книжках, в которые заносятся общие сведения о работнике, сведения о работе с начала трудовой деятельности, поощрениях и награждениях. Формулировки в трудовых книжках должны соответствовать формулировкам, указанным в КЗоТ РФ.

Приведем пример заполнения трудовой книжки:

N
записи 	Число,
год, месяц 	Сведения о приеме
и перемещении 	На основании
какого документа 	

Новосибирское предприятие «Кристалл»
	
  1.	  05.04.2000 	 Принят переводом на должность бухгалтера
     	 Приказ от 04.04.2000   N 53-р 	
  2.	  06.05.2000 	 Уволен переводом в 
Объединение «Оксид» (ст. 29 КЗоТ РФ)	  Приказ от 05.05.2000 N 54-р 	

Начальник отдела кадров 	Подпись 	Н.И. Сидоров 	
	Печать 		
  
Образцы формулировок записей в трудовой книжке представлены также в прил. 6.4, 6.5.

Одним из основных документов по учету личного состава в учреждении является личная карточка рабочих и служащих. Форма карточки типовая (форма Т2). Все записи в карточке должны быть документально обоснованы. На основании паспорта указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, национальность, номер, серия и срок действия паспорта, кем и когда он выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указываются на основании записей в трудовой книжке.

В обязательном порядке проставляются дата заполнения карточки и подпись лица, на которое она заведена. При увольнении работника в карточке проставляются дата и номер приказа и указываются причины увольнения. Эти сведения должны заполняться с особой тщательностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа. Образец карточки по личному составу представлен в прил. 6.6.

Заполняются личные карточки от руки или машинописным способом. Графы, в которых возможно частое внесение изменений, заполняют карандашом.

По краям личной карточки предусмотрена зона для кодирования содержащейся в ней информации о работнике, что дает возможность оперативного поиска нужной карточки с помощью соответствующих технических средств.

Характеристика - это официальный документ, который выдает администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в целом ряде ситуаций. В характеристике приводятся отзыв о служебной и общественной деятельности сотрудника, оценка его деловых и моральных качеств.

Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Она имеет следующие реквизиты: название вида документа (характеристика); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать.

В тексте характеристики можно выделить логически взаимосвязанные составные части. Первая - это анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование сотрудника. В некоторых видах характеристик эти данные располагают от 4-го положения табулятора, столбиками, через один межстрочный интервал. Однако если это требование специально не оговорено в инструкции по ведению делопроизводства учреждения, первая часть может быть оформлена как обычный текст, т.е. начинаться от 1-го положения табулятора и через 1,5 межстрочного интервала.

Вторая часть текста характеристики - данные о трудовой деятельности (сведения о специальности, продолжительности работы на данном предприятии или в организации, продвижении по службе, уровне профессионального мастерства и т.п.).

Третья часть - собственно характеристика, т.е. оценка морально-психологических и деловых качеств сотрудника: его отношения к работе, повышения профессионального уровня, поведения в быту.

Четвертая, заключительная, часть содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица.

Подписывает характеристику, как правило, руководитель учреждения.

Автобиография - документ, который автор составляет самостоятельно. Типового формуляра для автобиографии не существует, и составляется она в произвольной форме. Однако отдельные составные части и реквизиты должны содержаться в автобиографии обязательно. Пишут автобиографию от руки на листе бумаги формата А4 либо на специальном бланке (при поступлении на работу или учебу). Форма изложения - повествовательная, от первого лица. Все сведения даются в хронологическом порядке и так, чтобы можно было составить представление о жизненном пути, деловой квалификации и общественно-политической деятельности данного человека.

Основные реквизиты в автобиографии: название документа (автобиография); имя, отчество, фамилия автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дата; личная подпись.

Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых взаимоотношений сотрудника с администрацией. Контрактная форма оплаты труда широко применяется в цивилизованных странах уже не одно десятилетие и даже столетие. Для государств СНГ, в частности для России, контракт - явление новое, возникшее с развитием рыночных отношений. Контрактная форма оплаты труда еще только прокладывает себе дорогу в нашем народном хозяйстве, причем в негосударственных структурах (кооперативах, товариществах, акционерных предприятиях и т.п.) с большим успехом, нежели на государственных предприятиях.

По сравнению с действующей в нашей экономике тарифной системой оплаты труда в ее повременной и сдельной формах контрактная система имеет два несомненных преимущества. Во-первых, труд работников можно оплачивать в значительно большем размере, чем это предписано окладами, тарифными ставками и расценками в рамках существующей государственной системы оплаты, и реализовать на практике рыночный принцип: за хорошую работу - большие деньги, за плохую работу - никаких денег. Во-вторых, контрактная система позволяет легко и просто избавиться от нерадивого работника путем расторжения контракта, не вступая при этом в противоречие с Кодексом законов о труде и не согласовывая это увольнение с профсоюзом. Эти преимущества делают контрактную систему чрезвычайно привлекательной для тех предприятий, где действительно желают добиться резкого повышения эффективности производства.

Контрактная форма оплаты труда - это веление времени, она должна повсеместно прийти на смену существующей тарифной системе. В нашей стране контрактная система была рекомендована к вводу в 1991 г., в первую очередь для того, чтобы затормозить утечку высококвалифицированных, талантливых специалистов за пределы страны. Контракт (соглашение, договор) с этой категорией работников возник как средство установления более высокой по сравнению с определенной законодательством оплаты труда и создания других, более выгодных, условий работы в пределах оговоренного контрактом срока.

Представленные в прил. 6.7-6.9 образцы контрактов - примерные, имеющие не нормативный, а рекомендательный характер. Их следует рассматривать в качестве практического пособия, которое окажет помощь при разработке контрактов в конкретных организациях.

Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по конкретному работнику) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком  75-летнего возраста, что обеспечивает возможность наведения справок.

Задания 
    
1. Напишите приказ генерального директора закрытого акционерного общества «Д и О» о приеме вас на работу бухгалтером.

2. Составьте приказ об освобождении вас от работы в фирме «Орбита» в связи с переездом на новое местожительство.

3. Составьте приказы: а) о приеме на работу бухгалтером Ивано- вой И.П.; б) об увольнении переводом в другую организацию. Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

4. Составьте характеристику-рекомендацию на работника вашего предприятия для поступления его в аспирантуру Новосибирского института народного хозяйства.

5. Напишите заявление о приеме вас на работу экономистом в государственное предприятие по связи и информатике «Россвязьинформ».

6. Напишите заявление о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

7. Напишите автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу.

8. Оформите запись в трудовой книжке об увольнении вас: а) по собственному желанию; б) в связи с ликвидацией предприятия; в) в связи с несоответствием выполняемой работы предъявляемым требованиям вследствие недостаточной квалификации.

9. Составьте проект контракта по найму, оплате и увольнению вас. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

10. Составьте приказ о переводе на работу внутри организации.

11. Составьте приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия.

Приложения 

Приложение 6.1 

Унифицированные формы Т-1 - Т11а

Унифицированная форма N Т-1 
утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.2001 N 26 	

		Код 	
	Форма по ОКУД 	0301001 	
___________________________________________________	по ОКПО 		
наименование организации 			

Номер
документа 	Дата 	

ПРИКАЗ
(РАСПОРЯЖЕНИЕ)
О ПРИЕМЕ РАБОТНИКА НА РАБОТУ

		Дата 	
Принять на работу 	с 		
	по 		
			
		Табельный номер 	
		
фамилия, имя, отчество 		

в 		
	наименование структурного подразделения 	
		
	наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации 	
		
условия приема на работу, характер работы 	

с окладом (тарифной ставкой)
		___________________ руб. ___ коп.
	
надбавкой
		___________________ руб. ___ коп.	
с испытательным сроком 		
	месяцев 	

   Основание: 

Трудовой договор (контракт) от "_____" __________ 20 года N _____

Руководитель организации 	  ____________	  ____________	  __________________	
  	должность 	подпись 	расшифровка подписи 	

Визы

С приказом (распоряжением) ознакомлен 	  _______________	  "____" ______20 года 	
  	подпись работника 		

Унифицированная форма N Т-1а 
утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.2001 N 26 	

		Код 	
	Форма по ОКУД 	0301015 	
	по ОКПО 		
наименование организации 			

	Номер документа 	Дата 	УТВЕРЖДЕНО
Приказом от “___” ____ 20 года № ____	
			Штат в количестве ___________единиц
с месячным фондом заработной платы
_________________________ рублей    	
ПРИКАЗ 
(распоряжение)
о приеме работников на работу 				

Принять на работу:
Фамилия, 
имя, отчество 	Табельный номер 	Структурное
подразде-
ление 	Профессия (должность), разряд, класс (категория) квалификации 	Оклад (тарифная ставка), надбавка, руб.	Основание: трудовой договор (контракт)	Период работы 	Испытатель-
ный срок, месяцев 	С приказом 
(распоряжением) ознакомлен. 
Подпись работника.
Дата 	
					номер 	дата 	с 	по 			
1 	2 	3 	4 	5 	6 	7 	8 	9 	10 	11 	

											

											

Руководитель организации 	  ____________	  ____________	  __________________	
  	должность 	подпись 	расшифровка подписи 	
Визы

Унифицированная форма N Т-2 
утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.2001 N 26 	

		Код 	
	Форма по ОКУД 	0301002 	
___________________________________________________	по ОКПО 		
наименование организации 			

Номер
документа 	Дата 	

Дата
составления 	Табельный номер 	Идентификационный номер налогоплательщика 	Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования 	Алфавит 	Характер работы 	Вид работы (основная, по совместительству)	Пол (мужской, женский)	

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА РАБОТНИКА

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ 

Трудовой договор (контракт)	номер 		
	дата 		

1. Фамилия 		Имя 		Отчество 		
	Код 	
2. Дата рождения 			
	день, месяц, год 			
3. Место рождения 		по ОКИН 		
				
4. Гражданство 		по ОКИН 		
				
5. Знание иностранного языка 		по ОКИН 		
	наименование 		степень знания 			
				по ОКИН 		
	наименование
 		степень знания 			
6. Образование 		по ОКИН 		

	среднее (полное) общее, начальное  профессиональное, среднее профессиональное, высшее  профессиональное 			

Наименование образовательного учреждения 	Диплом, серия, номер 	Год окончания 		

Квалификация по диплому 	Направление или специальность
по диплому 		
		Код по ОКСО 		

Продолжение унифицированной формы N Т-2

Наименование образовательного учреждения 	Диплом,
серия, номер 	Год окончания 		

Квалификация по диплому 	Направление или специальность 
по диплому 		
		Код по ОКСО 		

6.1. Послевузовское профессиональное образование 		
   
Код по ОКИН 		
	аспирантура, адъюнктура, докторантура 
			
Наименование образовательного,
научного учреждения 	Удостоверение, номер,
дата выдачи 	Год окончания 		

	Специальность 		
			
	Код по ОКСО 		
					Код 	
7. Профессия 		по ОКПДТР 		
	основная 			
		по ОКПДТР 		
	другая 			

 8. Стаж работы (по состоянию на “___” __________________ 20 года): 
     
Общий ________ дней ________ месяцев ________ лет
     
Непрерывный ________ дней ________ месяцев ________ лет
     
Стаж государственной службы: 
     
для надбавки за выслугу лет ________ дней ________ месяцев ________ лет
     
для доплаты к пенсии ________ дней ________ месяцев ________ лет 	

9.Состояние в браке 		Код по ОКИН 		

10. Состав семьи:			
Степень родства
(ближайшие родственники)	Фамилия, имя, отчество 	Год рождения 	
1 	2 	3 	

			

			
     
11. Паспорт: ________ № _______ Дата выдачи      “___” _________________ года
Выдан_________________________________________________________________
наименование органа, выдавшего паспорт 	

12. Адрес места жительства:	
	Почтовый индекс 		
 По паспорту 			

	Почтовый индекс 		
Фактический 			

     Дата регистрации по указанному месту жительства “___” _________________ года 

     Номер телефона ________________________

II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ 

1. Категория запаса 			6. Наименование военного 		

2. Воинское звание     			комиссариата по местужительства 		

3. Состав (профиль)					

4. Полное кодовое обозначение ВУС 			
7. Состоит на воинском учете:		

5. Категория годности к военной службе 			
а) общем (номер команды, партии)		
			
б) специальном 		
			
8.		
				отметка о снятии с воинского учета 	

Работник кадровой службы 						
	должность 		подпись 		расшифровка подписи 	
Работник 		
	подпись 	

     “___” _________________ 20    года 

3-я страница формы N Т-2 

III. ПРИЕМ НА РАБОТУ
И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ 

Дата 	Структурное подразделение 	Профессия (должность), разряд, класс (категория) квалификации 	Оклад (тарифная ставка), надбавка, руб.	Основание 	Подпись владельца трудовой книжки 	
1 	2 	3 	4 	5 	6 	

						

						

						

IV. АТТЕСТАЦИЯ 

Дата
аттестации 	Решение комиссии 	Документ (протокол)	Основание 	
		номер 	дата 		
1 	2 	3 	4 	5 	

					

					

V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ 

Дата 	Вид
повышения квалификации 	Наименование образовательного учреждения, место его нахождения 	Документ (удостоверение, свидетельство)	Основание 	
начала
обучения 	окончания
обучения 			наименование 	серия, номер 	дата 		
1 	2 	3 	4 	5 	6 	7 	8 	

								

								

VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА 

Дата 	Специальность
(направление,
профессия)	Документ 
(диплом, свидетельство)	Основание 	
начала переподготовки 	окончания
переподготовки 		наименование 	номер 	дата 		
1 	2 	3 	4 	5 	6 	7 	

							

VII. ПООЩРЕНИЯ И НАГРАДЫ 

Наименование награды 	Документ 	
	наименование 	номер 	дата 	
1 	2 	3 	4 	

				

VIII. ОТПУСК 

Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы 	Количество дней отпуска 	Дата 	Основание 	
	с 	по 		начала 	окончания 		
1 	2 	3 	4 	5 	6 	7 	

							

							

							

IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ, НА КОТОРЫЕ РАБОТНИК 
ИМЕЕТ ПРАВО В СООТВЕТСТВИИ С ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ 

Наименование льготы 	Документ 	Основание 	
	номер 	дата выдачи 		
1 	2 	3 	4 	

				

				

X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ 

				

	 			

     XI. Основание увольнения _______________________________________________________

     Дата увольнения “___” __________________ 20    года

     Приказ (распоряжение) № __________ от “___” ____________ 20    года

Работник кадровой службы 								
	должность 		подпись 		расшифровка подписи 	
Работник 						
	подпись 					

Унифицированная форма N Т-2 ГС 
утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.2001 N 26 	

		Код 	
	Форма по ОКУД 	0301016 	
_____________________________________________	по ОКПО 		
наименование организации 			

Дата
составления 	Табельный номер 	Идентифика-
ционный номер налогопла-
тельщика 	Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования 	Ал-
фавит 	Характер работы 	Вид работы (основная, по совместительству)	Пол (мужской, женский)	

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
ГОСУДАРСТВЕННОГО СЛУЖАЩЕГО 

I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ 

Трудовой договор (контракт)	номер 		
	дата 		

1. Фамилия 		Имя 		Отчество 		
	Код 	
2. Дата рождения 			
	день, месяц, год 			
3. Место рождения 		по ОКИН 		
				
4. Гражданство 		по ОКИН 		
				
5. Знание иностранного языка 		по ОКИН 		
	наименование 		степень знания 			
				по ОКИН 		
	наименование
 		степень знания 			
6. Образование 		по ОКИН 		

	среднее (полное) общее, начальное  профессиональное, среднее профессиональное, высшее  профессиональное 			

Наименование образовательного учреждения 	Диплом, серия, номер 	Год окончания 		

Квалификация по диплому 	Направление или специальность
по диплому 		
		Код по ОКСО 		

Наименование образовательного учреждения 	Диплом,
серия, номер 	Год окончания 		

Квалификация по диплому 	Направление или специальность 
по диплому 		
		Код по ОКСО 		

6.1. Послевузовское профессиональное образование 		
   
Код по ОКИН 		
	аспирантура, адъюнктура, докторантура 
			
Наименование образовательного,
научного учреждения 	Удостоверение, номер,
дата выдачи 	Год окончания 		

	Специальность 		
			
	Код по ОКСО 		
					 	
7. Ученая степень 		Код по ОКПДТР 		
	кандидат наук, доктор наук 			

 8. Стаж работы (по состоянию на “___” __________________ 20 года): 
     
Общий ________ дней ________ месяцев ________ лет
     
Непрерывный ________ дней ________ месяцев ________ лет
     
Стаж государственной службы: 
     
для надбавки за выслугу лет ________ дней ________ месяцев ________ лет
     
для доплаты к пенсии ________ дней ________ месяцев ________ лет 	

9.Состояние в браке 		Код по ОКИН 		

10. Состав семьи:			
Степень родства
(ближайшие родственники)	Фамилия, имя, отчество 	Год рождения 	
1 	2 	3 	

			

			
     
11. Паспорт: ________ № _______ Дата выдачи      “___” _________________ года
Выдан_________________________________________________________________
наименование органа, выдавшего паспорт 	

12. Адрес места жительства:	
	Почтовый индекс 		
 По паспорту 			

	Почтовый индекс 		
Фактический 			

     Дата регистрации по указанному месту жительства “___” _________________ года 

     Номер телефона ________________________

II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ 

1. Категория запаса 			6. Наименование военного 		

2. Воинское звание     			комиссариата по местужительства 		

3. Состав (профиль)					

4. Полное кодовое обозначение ВУС 			
7. Состоит на воинском учете:		

5. Категория годности к военной службе 			
а) общем (номер команды, партии)		
			
б) специальном 		
			
8.		
				отметка о снятии с воинского учета 	

Работник кадровой службы 						
	должность 		подпись 		расшифровка подписи 	
Работник 		
	подпись 	

     “___” _________________ 20    года 
       
III. ПРИЕМ НА РАБОТУ
И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Дата 	Структурное подразделение 	Долж-
ность 	Оклад,
руб.	Надбавка 	Основание 	Подпись владельца трудовой книжки 	
				наимено-
вание 	размер, руб.			
1 	2 	3 	4 	5 	6 	7 	8 	

								

IV. ПРИСВОЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИОННОГО РАЗРЯДА,
КЛАССНОГО ЧИНА, ДИПЛОМАТИЧЕСКОГО РАНГА, ВОИНСКОГО ЗВАНИЯ 

Дата 	Квалификационный разряд, классный чин, дипломатический ранг, воинское звание 	Размер
надбавки, руб.	Основание 	Подпись владельца трудовой книжки 	
1 	2 	3 	4 	5 	

					

V. АТТЕСТАЦИЯ 

Дата
аттестации 	Решение комиссии 	Документ (протокол)	Основание 	
		номер 	дата 		
1 	2 	3 	4 	5 	

					

VI. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ 

Дата 	Вид
повышения квалифика-
ции 	Наименование
образовательного
учреждения, место его нахождения 	Документ (удостоверение, свидетельство)	Основание 	
начала обучения 	окончания обучения 			наимено-
вание 	серия, номер 	дата 		
1 	2 	3 	4 	5 	6 	7 	8 	

								

VII. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА 

Дата 	Специальность
(направление)	Документ
(диплом, свидетельство)	Основание 	
начала
переподготовки 	окончания
переподготовки 		наимено-
вание 	номер 	дата 		
1 	2 	3 	4 	5 	6 	7 	

							

VIII. ПООЩРЕНИЯ, ГОСУДАРСТВЕННЫЕ И ВЕДОМСТВЕННЫЕ НАГРАДЫ

Наименование награды (поощрения)	Документ 	
	наименование 	номер 	дата 	
1 	2 	3 	4 	

				

IX. ОТПУСК 

Вид отпуска
(ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)	Период работы 	Количество дней отпуска 	Дата 	Основание 	
	с 	по 		начала 	окончания 		
1 	2 	3 	4 	5 	6 	7 	

							

							

X. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ,
НА КОТОРЫЕ РАБОТНИК ИМЕЕТ ПРАВО В СООТВЕТСТВИИ С ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ 

Наименование льготы 	Документ 	Основание 	
	номер 	дата выдачи 		
1 	2 	3 	4 	

				

				

XI. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ 

				

				

     XII. Основание увольнения _____________________________________________________

     Дата увольнения “___” __________________ 20    года

     Приказ (распоряжение) № __________ от “___” ____________ 20    года

Работник кадровой службы 						
	должность 		подпись 		расшифровка подписи 	

Работник 						
	подпись 					
     
Унифицированная форма N Т- 3 
утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.2001 N 26 	
     
		Код 	
	Форма по ОКУД 	0301017 	
наименование организации 	по ОКПО 		

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ 

на “___” ____________ 20 года 	Номер документа 	Дата 	УТВЕРЖДЕНО
Приказом от “___” _________ 20 года № ____
Штат в количестве _______________ единиц
с месячным фондом заработной платы
 _______________________________ рублей 	

Структурное подразделение 	Профессия 
(должность)
	Количество штатных единиц 	Оклад 
(тарифная ставка), руб.	Надбавка, руб.	Месячный фонд заработной платы, руб.	Примечание 	
наименование 	код 									
1 	2 	3 	4 	5 	6 	7 	8 	9 	10 	

										
		и т.д.
								
		Итого по листу 								
		Итого по документу 								

     Руководители структурных подразделений 	  			  	  	
  	должность 		подпись 		расшифровка подписи 	
  	  			  	  	
  	  должность 		подпись 	  	  расшифровка подписи 	
  	  			  	  	
  	  должность 		подпись 	  	  расшифровка подписи 	

     Главный бухгалтер 			подпись 
		расшифровка подписи 

Унифицированная форма N Т- 4 
утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.2001 N 26 	
     
		Код 	
	Форма по ОКУД 	0301003 	
наименование организации 	по ОКПО 		
          
УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА НАУЧНОГО, 
НАУЧНО-ПЕДАГОГИЧЕСКОГО РАБОТНИКА 	Номер 
документа 	Дата 
составления 	

Структурное подразделение 	Должность 	Табельный номер 	Алфавит 	Вид работы
(основная, по совместительству)	Пол
(мужской, женский)	

     1. Фамилия __________________________ Имя ____________ Отчество __________________

     2. Дата рождения  ________________________________________________________________
день, месяц, год 

     3. Высшее профессиональное 
образование  ____________________________________________________________________
наименование образовательного учреждения, год окончания

4. Послевузовское 
профессиональное образование 		Код по ОКИН 		
	аспирантура, адъюнктура,  докторантура 			

Наименование образовательного, научного учреждения 	Удостоверение, номер,
дата выдачи 	Дата окончания 	

	Специальность 	
		
	Код по ОКСО 		

5. Ученая степень 		Код по ОКИН 		
	кандидат наук, доктор наук 			

     Отрасль науки     ____________________________________________________

     Дата присуждения ученой степени     “____” ______________________ года     

     Диссертационный совет _________________________________________________________________________
наименование организации, при которой создан диссертационный совет 
     Диплом: _______________________________________________________________________________________
номер, серия, дата 
     _______________________________________________________________________________________________
наименование организации,  выдавшей диплом

6. Ученое звание 		Код по ОКИН 		
	старший научный сотрудник, доцент, профессор и др.			
     
     Аттестат ___________ № __________ Дата присвоения ученого звания “___” __________ года

     _______________________________________________________________________________
 наименование организации, присвоившей ученое звание 

Научная специальность (направление, кафедра)		Код по ОКСО 		

     Оборотная сторона формы N Т-4

7.  Общий научно - педагогический стаж работы :____________________________________________

в том числе педагогический стаж работы
____________________________________________________________________

  Научные труды 	имеет,                  не имеет 	
  	ненужное зачеркнуть
	
  Изобретения 	имеет,                  не имеет 	
  	ненужное зачеркнуть 	

Список научных трудов прилагается

Научный работник  	  	  Номер телефона 	  	
  	подпись 	  	  	

Работник  кадровой службы 	  		  		  	
  	должность 		подпись 		расшифровка подписи 	

Присуждение ученой степени, присвоение ученого звания и изменение научной 
специальности после заполнения учетной карточки 	
дата 	документ 
  	Ученая степень, ученое звание, научная специальность 	
  	серия, номер 	наименование организации, выдавшей документ 	  	
1 	2 	3 	4 	

				

				

				

				

				

				

				

Унифицированная форма N Т- 5 
утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.2001 N 26 	
     
		Код 	
	Форма по ОКУД 	0301004 	
наименование организации 	по ОКПО 		

Номер
документа 	Дата 	

ПРИКАЗ
(распоряжение)
о переводе на другую работу 

		Дата 	
Перевести на другую работу 	с 		
	по 		

	Табельный номер 	
		
фамилия, имя, отчество
		
вид перевода (постоянно, временно)		

прежнее место 
работы 		
	наименование структурного подразделения 	
		
	наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации 	
	
	причина перевода 	
		
новое место
работы 		
	наименование структурного подразделения 	
		
	наименование профессии (должности), разряд, класс (категория) квалификации 	
						
	оклад (тарифная ставка)	_______________________ руб. _________ коп.	
	надбавка 	_______________________ руб. _________ коп.	

    Основание:

изменение к трудовому договору (контракту) от "_____" __________20  года N _____

Работник  кадровой службы 	  		  		  	
  	должность 		подпись 		расшифровка подписи 	
Визы

  С приказом (распоряжением) ознакомлен 	  	
  	  подпись работника 	
	"_____"__________20  года 	

Унифицированная форма N Т- 5а 
утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.2001 N 26 	
     
		Код 	
	Форма по ОКУД 	0301018 	
наименование организации 	по ОКПО 		

Номер
документа 	Дата 	

ПРИКАЗ 
(распоряжение)
о переводе работников на другую работу

Перевести на работу:		
Фамилия, имя, отчество 	Табельный номер 	Структурное подразде-
ление 	Профессия (должность), разряд, класс (категория) квалификации 	Оклад (тарифная ставка), надбавка, руб.	Вид перевода (постоянно, временно)	Основание: изменение к трудовому договору (контракту)	С приказом (распоря-
жением) ознакомлен.

Подпись работника

Дата 	
		прежнее 	прежняя 		с 	по 	номер 	дата 		
		новое 	новая 							
1 	2 	3 	4 	5 	6 	7 	8 	9 	10 	

										

										
     
Руководитель организации 	  		  		  	
  	должность 		подпись 		расшифровка подписи 	

Унифицированная форма N Т- 6 
утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.2001 N 26 	
     
		Код 	
	Форма по ОКУД 	0301005 	
наименование организации 	по ОКПО 		

Номер
документа 	Дата 	

ПРИКАЗ
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику

Предоставить 	Табельный номер 	
		
фамилия, имя, отчество 	
	
наименование профессии ( должности)	
	
наименование структурного подразделения 	
	
вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие)	

  на 	  	календарных 	дней 	
  	  	рабочих 	  	

с "_____" __________20  года по "_____" __________20  года 

Руководитель организации 	  		  		  	
  	должность 		подпись 		расшифровка подписи 	

Визы

  С приказом (распоряжением) ознакомлен 	  	
  	  подпись работника 	
	"_____"__________20  года 	

Унифицированная форма N Т- 6а 
утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.2001 N 26 	
     
		Код 	
	Форма по ОКУД 	0301019 	
наименование организации 	по ОКПО 		

	Номер документа 	Дата 		
ПРИКАЗ
(распоряжение)
о предоставлении отпуска работникам 				

Фамилия,	Табельный 	Структурное 	Профессия 	Отпуск 	Осно-	С приказом 	
имя, отчество 	номер 	подразде-
ление 	(должность)	вид (ежегодный, учебный, без сохранения 	за период работы 	
количество дней (календарных, рабочих)	дата 	вание 	(распоряжением) ознакомлен.
Подпись работника.
Дата 	
				заработной платы и другие)	с 	по 		начала 	оконча-
ния 			
1 	2 	3 	4 	5 	6 	7 	8 	9 	10 	11 	12 	

												

												
           
Руководитель организации 	  		  		  	
  	должность 		подпись 		расшифровка подписи 	

Визы

Унифицированная форма N Т- 7 
утверждена постановлением Госкомстата
России от 29.12.2000 N 136 	
     
		Код 	
	Форма по ОКУД 	0301020 	
наименование организации 	по ОКПО 		
     
СОГЛАСОВАНО
Председатель профсоюзного органа
_____________  ______________________
         подпись        расшифровка подписи
Протокол заседания
от "___" ___________ 20    года № ______	

ГРАФИК ОТПУСКОВ 	Номер документа 	Дата 
состав-
ления 	Год 	УТВЕРЖДАЮ
Руководитель _____________________
должность 
_____________  ____________________
         подпись      расшифровка подписи
"___" ___________ 20    года 	

Структурное подразде-
ление 	Профессия (должность) по 	Фамилия, имя, отчество 	Табельный номер 	ОТПУСК 	Примечание 	
	штатному расписанию 			количество дней 	дата 	перенесение отпуска 		
				(календарных, рабочих)
	запланиро-
ванная 	факти-
ческая 	осно-
вание
	дата предпо-
лагаемого отпуска 		
1 	2 	3 	4 	5 	6 	7 	8 	9 	10 	

										
		и т.д.								

     
  Руководителькадровой службы   	  			  	  	
   	должность 		подпись 		расшифровка подписи 	
  Руководители структурных подразделений 	  			  	  	
  	  должность 		подпись 	  	  расшифровка подписи 	
  	  			  	  	
  	  должность 		подпись 	  	  расшифровка подписи 	
  	  			  	  	
			подпись 		расшифровка подписи 	

Унифицированная форма N Т- 8 
утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.2001 N 26 	
     
		Код 	
	Форма по ОКУД 	0301006 	
	по ОКПО 
		
наименование организации       Трудовой договор (контракт)			

ПРИКАЗ
(распоряжение)
о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником
 
Уволить "_____" __________ 20 года
     		
 	Табельный номер 	
		
фамилия, имя, отчество работника 	
	
наименование структурного подразделения 	
	
наименование профессии ( должности), разряд, класс (каьегория) квалификации

	
основание увольнения
	
Основание:	

	
 
     Решение 
     профсоюзного органа
     о согласии на увольнение
     от "_____" __________ 20 года N ____ 	
           
Руководитель организации 	  		  		  	
  	должность 		подпись 		расшифровка подписи 	

Визы

С приказом (распоряжением) ознакомлен 		  	 "_____" __________ 20 года 	
  		подпись работника 	 	

Унифицированная форма N Т- 8а 
утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.2001 N 26 	
     
		Код 	
	Форма по ОКУД 	0301020 	
наименование организации 	по ОКПО 		

Приказ 	Номер документа 	Дата 	
(распоряжение)
о прекращении действия трудового
договора (контракта) с работниками 			

Фамилия, имя, отчество 	Табельный
номер 	Структурное
подразделение 	Профессия
(должность), разряд, класс (категория)
квалификации 	Трудовой договор
(контракт)	Дата
увольнения 	Основание увольнения
	Номер и дата
решения
профсоюзного органа о согласии на 	С приказом
(распоря-
жением) ознакомлен.
Подпись 	
				номер 	дата 			увольнение 
	работника.
Дата 	
1 	2 	3 	4 	5 	6 	7 	8 	9 	10 	

										

Руководитель организации 	  		  		  	
  	должность 		подпись 		расшифровка подписи 	

Визы

Унифицированная форма N Т- 9 
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.2001 N 26 	
     
		Код 	
	Форма по ОКУД 	0301022 	
наименование организации 	по ОКПО 		

Номер
документа 	Дата 	

ПРИКАЗ
(распоряжение)
о направлении работника в командировку 
      
Направить в командировку 	Табельный номер 	
		
фамилия, имя, отчество работника 		
	
наименование профессии (должности)	
	
наименование структурного подразделения 	
	
место назначения (страна, город, организация)	

     	

  на 	  	календарных 	дней 	
  	  	рабочих 	  	

с "_____" __________20  года по "_____" __________20  года 

с целью
_________________________________________________________________________________

Командировка за счет средств_______________________________________________________

Основание:_______________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________
     служебное задание, другое основание (номер, дата)
     __________________________________________________________________________________

Руководитель организации 	  		  		  	
  	должность 		подпись 		расшифровка подписи 	

Визы

  С приказом (распоряжением) 
  ознакомлен 	  
___________________ "_____"__________20  года 	
  	  подпись работника 	
     
Унифицированная форма N Т- 9а 
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.2001 N 26 	
     
		Код 	
	Форма по ОКУД 	0301023 	
наименование организации 	по ОКПО 		

Номер
документа 	Дата 	

ПРИКАЗ
(распоряжение)
о направлении работников в командировку

Фамилия, имя, отчество 				
Табельный номер 				
Структурное подразделение 				
Профессия (должность)				
Командировка 	место назначения 	страна, город 				
		организация 				
	дата 	начала 				
		окончания 				
	срок (календарные дни)				
	цель 				
Командировка за счет средств 				
С приказом (распоряжением)
ознакомлен.
Подпись работника. 
Дата 				

Основание:_______________________________________________________________________
служебное задание, другое основание (номер, дата)
     
Руководитель организации 	  		  		  	
  	должность 		подпись 		расшифровка подписи 	

Унифицированная форма N Т- 10 
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.2001 N 26 	
     
		Код 	
	Форма по ОКУД 	0301024 	
наименование организации 	по ОКПО 		

Номер
документа 	Дата 	

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ

	Табельный номер 	
Работник 			
	фамилия, имя, отчество работника 		
	
наименование профессии (должности)	
	
наименование структурного подразделения 	
командируется в 		
	место назначения (страна, город, организация)	

для 		
	цель командировки 	

на ___________ дней (не считая времени нахождения в пути)     	

с "_____" __________ 20 года по "_____" __________ 20 года     	

Действительно по предъявлении паспорта     	

Руководитель организации 	  		  		  	
  	должность 		подпись 		расшифровка подписи 	

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:

Выбыл из_______________________		Выбыл из______________________	
                 "_____"__________ 20 года 		                "_____"__________ 20 года 	
___________ ____________________		__________ ____________________	
  должность                  подпись
		  должность                  подпись
	
расшифровка подписи М.П.

Выбыл из_______________________		расшифровка подписи М.П.

Выбыл из______________________	
                 "_____"__________ 20 года 		                 "_____"__________ 20 года 	

__________ _____________________		
__________ _____________________	
  должность                 подпись
		 должность                   подпись
	
расшифровка подписи М.П.		расшифровка подписи М.П.	

Унифицированная форма N Т- 10а 
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.2001 N 26 	
     
		Код 	
	Форма по ОКУД 	0301025 	
наименование организации 	по ОКПО 		

СЛУЖЕБНОЕ ЗАДАНИЕ 	Номер документа 	Дата 		
для направления в командировку
и отчет о его выполнении
				
	Табельный номер 	
		
фамилия, имя, отчество 		

Структурное подразде-
ление 	Профессия (должность), разряд, класс 	Командировка 	Основание 	
	(категория) квалификации 	место назначения 	дата 	срок 	организация-
плательщик 		
		страна, город 	организация 	начала 	окончания 	(календарные дни)			
1 	2 	3 	4 	5 	6 	7 	8 	9 	

Содержание задания (цель)	Краткий отчет о выполнении задания 	
10 	11 	

     
     Руководители структурных подразделений 	  			  	  		Работник 		
   	должность 		подпись 		расшифровка подписи 		подпись 	
     Руководитель организации 	  			  	  		заключение о выполнении задания:	
  	  должность 		подпись 	  	  расшифровка подписи 			
     Руководитель структурного подразделения 	  			  	  			
  	  должность 		подпись 	  	  расшифровка подписи 		"_____" __________ 20 года 	

Унифицированная форма N Т- 11 
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.2001 N 26 	
     
		Код 	
	Форма по ОКУД 	0301026 	
наименование организации 	по ОКПО 		

Номер
документа 	Дата 	

ПРИКАЗ
(распоряжение)
о поощерении работника

	Табельный номер 	
		
фамилия, имя, отчество работника 		
		
наименование профессии (должности)		
	
наименование структурного подразделения 	
	
мотив награждения 	

	
вид поощрения (объявить благодарность, наградить ценным подарком 
или Почетной  грамотой, выдать премию и др.)	

     	

в сумме _______________________________________________ руб. _____ коп     	
сумма прописью 	
Основание: представление 	

Руководитель организации 	  		  		  	
  	должность 		подпись 		расшифровка подписи 	

Визы

  С приказом (распоряжением) 
  ознакомлен 	  
___________________ "_____"__________20  года 	
  	  подпись работника 	

Унифицированная форма N Т- 11а 
Утверждена постановлением Госкомстата
России от 06.04.2001 N 26 	
     
		Код 	
	Форма по ОКУД 	0301027 	
наименование организации 	по ОКПО 		

Номер
документа 	Дата 	

ПРИКАЗ
(распоряжение)
о поощерении работников

мотив награждения 	

	
вид поощрения (объявить благодарность, наградить ценным подарком 
или Почетной  грамотой, выдать премию и др.)	

Фамилия,
имя, отчество 	Табельный номер 	Структурное
подразде-
ление 	Профессия (должность)	Сумма,
руб.	С приказом (распоряжением) ознакомлен.
Подпись работника.
Дата 	
1 	2 	3 	4 	5 	6 	

						

Основание: представление 		

Руководитель организации 	  		  		  	
  	должность 		подпись 		расшифровка подписи 	

Визы

     Приложение 6.2 
Примерная структура трудового договора 

Гр. ____________________________________________________________________ принимается на работу 
Ф.И.О.
в ____________________________________________________________________________на должность
Наименование предприятия
______________________________________________________________________________________
Наименование должности

1. Объем и характер работы 

1.1. Показатели, характеризующие количество и качество деятельности работника, дающие оценку эффективности его труда и трудовой функции.

1.2. Задания по охране окружающей среды.

1.3. Задания по технике безопасности и охране труда.

1.4. Возможные ссылки на должностную инструкцию и классификатор должностей руководителей, специалистов и служащих.

2. Срок действия договора 

2.1. Испытательный срок (1-6 мес.).

2.2. Окончательный срок (1 год, 3 года, бессрочный и т.п.).

3. Оплата труда 

3.1. Ставка зарплаты на период испытательного срока.

3.2. Размер основной месячной ставки, определенный при совершении сделки купли-продажи рабочей силы между работодателем и работником после прохождения испытательного срока.

4. Дополнительные условия договора 

4.1. Обязательство о хранении в секрете содержания договора, его отдельных позиций, связанных с оплатой труда, коммерческой тайны.

4.2. Условия досрочного расторжения договора.

4.2.1. Желание одной из сторон - обязательное условие досрочного расторжения.

4.2.2. Компенсация работнику при досрочном расторжении договора.

4.2.3. Возмещение ущерба при расторжении. Конкретные меры ответственности сторон.

4.3. Дополнительное материальное стимулирование.

4.3.1. Ежемесячные премии, наградные, праздничные выплаты  и т.п.

4.3.2. Ежегодное участие в прибыли работодателя (процент прибыли).

4.3.3. Перевод работника в собственника, наделение его правами работодателя.

4.4. Социальные гарантии работнику:

4.4.1. Условия труда, оборудование рабочего места.

4.4.2. Продолжительность очередного отпуска, рабочей недели.

4.4.3. Обеспечение жильем.

4.4.4. Возможность платного медицинского обслуживания и пользования средствами поддержания и восстановления здоровья.

4.4.5. Единовременная помощь при утрате здоровья и досрочном выходе на пенсию.

4.4.6. Прочие льготы и привилегии работнику и членам его семьи.

5. Юридические адреса сторон 

5.1. Работодатель: полное наименование предприятия, фирмы, адрес, Ф.И.О. и подпись директора, круглая (гербовая) печать, дата подписания.

5.2. Работник: Ф.И.О. и личная подпись, адрес, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан, год рождения), число членов семьи и т.п., дата подписания.

5.3. Количество экземпляров договора и место хранения:

1 экз. - в отделе кадров.

1 экз. - в бухгалтерии.

1 экз. - у работника.

Всего 3 экземпляра.

     Приложение 6.3 

Примерный трудовой договор с заместителем директора
     по экономическим вопросам (главным экономистом)

     Гр. __________________________________________________________________________ (Работник) принимается на   
Ф.И.О.
должность заместителя директора по экономическим вопросам (главного экономиста) директором предприятия (Работодатель)
_________________________________________________________________________________________________________
Ф.И.О., наименование предприятия 

1. Срок действия договора ________ год, с _______ по __________

2. Работник обязан обеспечить своими трудовыми функциями:

2.1. Высокоэффективную и устойчивую работу предприятия и его динамичное социальное развитие.

2.2. Выполнение договорных обязательств по поставкам продукции, а также выполнение плана по реализации платных услуг.

2.3. Увеличение прибыли по сравнению с базовым периодом.

2.4. Выполнение программы социального развития коллектива предприятия.

2.5. Выполнение экологической программы.

2.6. Строгое соблюдение действующего законодательства о труде, активное использование правовых средств для совершенствования управления, укрепления договорной дисциплины, финансового положения предприятия.

3. В соответствии с действующим законодательством

тов. _______________________________________________________________________________________________________________   
Ф.И.О. 

за серьезные недостатки и нарушение законности в своей деятельности несет уголовную, административную, дисциплинарную и материальную ответственность.

3.1. Дисциплинарную ответственность влечет невыполнение обязанностей, возложенных на тов. ___________________________________
Ф.И.О.                                                             

настоящим договором, приказов, указаний и решений объединения, разглашение коммерческой тайны.

3.2. Материальная ответственность возлагается:

3.2.1. В возмещение ущерба, причиненного предприятию в связи с выплатой работнику предприятия заработной платы за время вынужденного прогула или выполнения нижеоплачиваемой работы, если увольнение или перевод произведены с нарушением закона или задержано исполнение решения о восстановлении на работе.

3.2.2. За незаконное получение премий, выплачиваемых в результате приписок в отчетности.

3.2.3. За причиненный предприятию ущерб излишними денежными выплатами, неправильной постановкой учета и хранения материальных и денежных ценностей, неприятием необходимых мер к предотвращению простоев, хищений, уничтожения и порчи материальных и денежных ценностей.

3.2.4. По другим основаниям, предусмотренным законодательством.

3.3. Административная ответственность возлагается уполномоченными органами за административные нарушения в соответствии с законодательством об административных правонарушениях.

3.4. Искажение отчетности влечет установленную законодательством дисциплинарную, материальную или уголовную ответственность.

Условия материального обеспечения

4. За выполняемую работу в должности Работнику 
_________________________________________________________________________________________________________________ 
Ф.И.О. 
устанавливаются с 1 _______ 200__г.:

4.1. Должностной оклад в сумме ______ ежемесячно.

4.2. Надбавка в размере до 50% должностного оклада в зависимости от экономии средств на оплату труда ежемесячно при условии:

- 100-процентного выполнения договорных обязательств по объемам и номенклатуре выполняемых работ;

- получения прибыли, предусмотренной планом;

- выполнения объема платных услуг.

4.3. Премии по результатам работы за квартал на уровне среднего размера премии руководителей, специалистов и служащих предприятия за достижение следующих показателей:

- за 100-процентное выполнение договорных обязательств по объемам и номенклатуре выполняемых работ;

- за выполнение плана прибыли;

- за выполнение госзаказа на товары народного потребления и платные услуги.

4.4. Вознаграждение по результатам работы за год*1:

- за выполнение госзаказа __________ руб.;

- за выполнение договорных обязательств по объемам осуществляемых работ _________ руб.

При выполнении за год всех условий договора, указанных в п. 2, размеры выплат по каждому из условий поощрения увеличиваются в пределах доли прибыли, отчисляемой для поощрения тов. ____________ по специальной шкале.
_____
*1 На каждом предприятии необходимо разработать конкретный порядок установления сумм вознаграждения.

4.5. Единовременное вознаграждение за выслугу лет в соответствии с действующими нормативными актами.

5. В распоряжение тов. __________________________________________________________________________________________________    
Ф.И.О. 

предоставляется служебный автомобиль. При использовании его для личных нужд тов. _________________________________________должен 
Ф.И.О.                                                                       
нести эксплуатационные расходы и платить налоги со стоимости личного пользования.

В случае, если тов. __________________________________________________________________________________________ не может быть 
Ф.И.О. 

предоставлен автомобиль, ему оплачивается аренда автомобиля.

При использовании личного автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация в сумме ___________ руб. в месяц.

6. Договор может быть расторгнут досрочно:

- по инициативе тов. ____________ при невозможности им выполнять свои обязанности по уважительным причинам с согласия Работодателя;

- по решению Работодателя и при согласии тов. __________________________________________ (перевод на другую работу);
Ф.И.О. 

- по инициативе Работодателя в случае невыполнения

тов.____________________________________________________________________________________________________________________
Ф.И.О. 

условий настоящего договора или в связи с совершением им поступков, несовместимых с занимаемой должностью и определенных действующим законодательством.

7. В случае, если настоящий договор будет расторгнут по инициативе тов. _________________________________________________________
     Ф.И.О.                                               
с согласия объединения или в связи с невыполнением Работником условий договора, или совершением Работником поступков, несовместимых с занимаемой должностью, тов. _________________________________________________________________________________
Ф.И.О. 
теряет право на получение переменной части оплаты труда за год расторжения договора, а также на получение льгот и преимуществ, предусмотренных настоящим договором.

8. В период действия настоящего договора тов. _______________________________________________________________________________
Ф.И.О. 
не имеет права заключать аналогичные договоры с другими предприятиями.

9. По истечении срока действия договора он может быть продлен по инициативе Работодателя с согласия тов. _________________________
          Ф.И.О.               
в установленном порядке с заключением нового договора.

10. Договор составлен в двух экземплярах, оба текста имеют одинаковую силу, подписываются сторонами. Условия договора не подлежат оглашению, опубликованию в печати. Стороны обеспечивают конфиденциальность условий договора.

11. Условия настоящего договора имеют обязательную юридическую силу для сторон и могут быть изменены только с их согласия, а также в случае внесения изменений в действующее законодательство. Споры между сторонами по выполнению условий договора разрешаются в соответствии с действующим законодательством.

12. Договор вступает в силу с момента издания приказа Работодателя о назначении тов. ___________________________________________
          Ф.И.О.                                    
на должнось заместителя директора по экономике (главного экономиста) __________________________________________________________ Наименование предприятия                                 

Адреса сторон:

Подписи сторон:

     Приложение 6.4 

Примерный трудовой договор с главным бухгалтером 

Статья 1 

Гр. ___________________________________________ (Работник) принимается на должность главного бухгалтера директором (Работодатель) предприятия 
_________________________________________________________________________________________________
Ф.И.О, наименование предприятия 

Статья 2 

2.1. Главный бухгалтер обязан обеспечить:

- полный учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей и основных средств, а также своевременное отражение в бухгалтерском учете операций, связанных с их движением;

- достоверный учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, работ и услуг;

- точный учет результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия в соответствии с установленными правилами;

- правильное начисление и своевременное перечисление платежей в государственный бюджет, взносов на государственное социальное страхование, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженности банкам по ссудам, отчисление средств в фонды экономического стимулирования и другие фонды и резервы;

- выдачу зарплаты по договорам через расходные кассовые ордера;

- проверку организации бухгалтерского учета и отчетности в структурных подразделениях, своевременный инструктаж работников по вопросам бухгалтерского учета, контроля отчетности и экономического анализа;

- составление достоверной бухгалтерской отчетности на основе первичных документов и бухгалтерских записей, представление ее в установленные сроки соответствующим органам;

- проведение других необходимых мероприятий.

2.2. Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан осуществлять контроль:

- за соблюдением установленных правил оформления приемки отпуска товарно-материальных ценностей;

- за правильностью расходования фонда заработной платы, установлением должностных окладов, соблюдением штатной, финансовой и кассовой дисциплины;

- за соблюдением установленных правил проведения инвентаризации денежных средств, товарно-материальных ценностей основных фондов, расчетов и платежных обязательств;

- за взысканием в установленные сроки дебиторской и погашением кредиторской задолженности, соблюдением платежной дисциплины;

- за законностью списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь.

2.3. Главный бухгалтер обязан хранить коммерческую тайну, в том числе об оплате труда.

2.4. Главный бухгалтер руководствуется в своей деятельности законодательством РФ, Положением о главных бухгалтерах, Положением о главном бухгалтере предприятия.

Статья 3 

3.1. На главного бухгалтера могут быть возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной ответственностью за денежные средства и материальные ценности. Ему запрещается получать непосредственно по чекам и другим документам денежные средства и товарно-материальные ценности для предприятия.

3.2. Главному бухгалтеру запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. В случае получения от руководителя предприятия распоряжения совершить такое действие главный бухгалтер, не приводя его в исполнение, в письменной форме обращает внимание руководителя на незаконность данного им распоряжения. При получении от руководителя повторного письменного распоряжения главный бухгалтер исполняет его. Всю полноту ответственности за незаконность совершенной операции несет руководитель предприятия, который обязан о принятом им решении немедленно сообщить в письменной форме.

3.3. Разногласия между главным бухгалтером и руководителем предприятия разрешаются _______________________________________________ 
__________________________________________________________________________________________________________________________

Статья 4 

4.1. Настоящий договор заключен на срок с «___»______ 200__г. по «____»________ 200__г.

4.2. После истечения срока действия договора по соглашению сторон он может быть продлен или может быть заключен новый договор.

Статья 5 

5.1. Работодатель обязуется выплачивать главному бухгалтеру заработную плату в размере _________ руб. в месяц.

5.2. Главному бухгалтеру также устанавливаются

- надбавка в размере ___________ руб. ежемесячно;

- премия в размере _______ руб. ежемесячно (ежеквартально);

- вознаграждение по итогам годовой работы в размере _____ руб.

Статья 6 

6.1. Главному бухгалтеру предоставляется ежегодный основной отпуск продолжительностью ____ календарных дней с выплатой компенсации в размере _____ руб., а также дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью ____ календарных дней.

6.2. Отпуск предоставляется в соответствии с графиком отпусков на предприятии либо в любое время в течение рабочего года по соглашению сторон.

6.3. Ежегодный отпуск за первый год работы предоставляется по истечении 6 мес. со дня заключения контракта.

6.4. С согласия Работодателя главному бухгалтеру может предоставляться отпуск без сохранения заработной платы.

Статья 7 

Вариант 1. Для выполнения главным бухгалтером своих обязанностей ему устанавливается ненормированный рабочий день.

Вариант 2. Для выполнения главным бухгалтером своих обязанностей ему устанавливается рабочий день с ___ до ___ часов.

Статья 8. 

Главному бухгалтеру устанавливается _________ дневная рабочая неделя с выходными днями _________ .

Статья 9 

9.1. Для обеспечения нормальной работы главному бухгалтеру предоставляются __________________________________________________
          (Рабочий кабинет, средства оргтехники, телефон)         
________________________________________________________________________________________________________________________

9.2. Главному бухгалтеру также предоставляются ________________________________________________________________________________
          (Жилье или компенсация, обеспечение местом в детском саду и т.д.)                                  

Статья 10 

10.1. На главного бухгалтера полностью распространяются льготы и гарантии, установленные для работников данного предприятия действующим законодательством, отраслевыми нормативными актами, коллективным договором и другими нормативными актами предприятия.

10.2. На период действия контракта главный бухгалтер подлежит всем видам государственного социального страхования.

Статья 11 

11.1. Главный бухгалтер несет ответственность в следующих случаях:

неправильное ведение бухгалтерского учета, следствием чего явились запущенность и искажение в бухгалтерской отчетности;

принятие к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат законодательству или установленному порядку приемки, оприходования, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей;

несвоевременная и неправильная выверка операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами;

нарушение порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской задолженности и других потерь;

отсутствие контроля за должной организацией бухгалтерского учета и несвоевременное проведение проверок и документальных ревизий в структурных единицах предприятия;

составление по вине бухгалтерии недостоверной бухгалтерской отчетности;

другие нарушения положений и инструкций по организации бухгалтерского учета;

необеспечение гласности экономических показателей работы, нерегулярное информирование совета трудового коллектива о результатах финансово-хозяйственной деятельности и допущенных фактах бесхозяйственности.

11.2. Главный бухгалтер несет наравне с руководителем предприятия ответственность за:

- нарушение правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;

- несвоевременное взыскание денежных начетов с должностных лиц на основе постановлений комитетов народного контроля;

- нарушение сроков представления месячных, квартальных и годовых бухгалтерских отчетов и балансов соответствующим органам.

11.3. Дисциплинарное взыскание на главного бухгалтера налагается _____________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________

Освобождение главного бухгалтера от занимаемой должности производится руководителем предприятия с последующим утверждением 
______________________________________________________________________________________________________________________

в порядке и по основаниям, предусмотренным действующим законодательством.

Статья 12 

12.1. В случае возникновения между сторонами спора он подлежит урегулированию путем непосредственных переговоров главного бухгалтера и Работодателя.

12.2. Если спор между сторонами не будет урегулирован, он подлежит разрешению в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Статья 13 

13.1. Условия договора могут быть изменены только по взаимному соглашению сторон.

13.2. Все вопросы, не урегулированные данным договором, подлежат разрешению в соответствии с действующим законодательством.

Статья 14 

Настоящий договор составлен в _______________ экземплярах.

Главный бухгалтер 		Работодатель 	
  		  	
Ф.И.О. 		Ф.И.О. 	
Паспорт_______________		  Адрес_________________	
Номер, серия   		  	

     Приложение 6.5 

Образцы заявлений 

Цех 23
ЗАЯВЛЕНИЕ 
02.08.2000  
г. Новомосковск 	Тарифно-квалификационная комиссия объединения

О повышении тарифного разряда Гудкову А.А.

Прошу аттестовать меня на повышение тарифного разряда слесаря по ремонту и обслуживанию котлов ДКВР 2,5 х 13 с 4 на 5 разряд.

Слесарь 	Подпись 	А.А. Гудков 	
      
В повышении разряда нет необходимости, так как все работы по обслуживанию котла ДКВР 2,5 х 13 тарифицируются не выше 3 разряда.

Начальник цеха 	Подпись 	 А.П. Иванов 	

ЗАЯВЛЕНИЕ
     
20.09.2000    	Ректору Новосибирской   государственной академии экономики и управления  профессору П.В. Шеметову 	
    
Прошу освободить меня от должности старшего инженера в связи с уходом на пенсию.

	Подпись 	 И.Н. Петров 	

В дело 502-1. Издан приказ от 21.09.97. N 304

	 	 К.П. Семенов 	

Наименование структурного 
подразделения 	Адресат Резолюция 	

ЗАЯВЛЕНИЕ  
00.00.200...

Прошу перевести меня на должность _______________________________________________________________________________________   
Наименование должности  _________________________________________________________________________________________________________________________   
Наименование структурного подразделения 
в связи с  _______________________________________________________________________________________________________________   
Причина перевода 

Подпись работника 		Расшифровка подписи 	
 
     Приложение 6.6 

Образцы приказов по личному составу 

ЗАО «Азот» 
ПРИКАЗ 
17.08.2000 N 121-к 
г. Новосибирск

О временном замещении  
руководителя объединения

ПРИКАЗЫВАЮ:

На период моей служебной командировки временное исполнение обязанностей генерального директора объединения с 20.08.2000 по 07.09.2000 возложить на главного инженера предприятия Воробье-ва В.С.

Генеральный директор 	 Подпись 	  А.А. Зуев 	

Завод нестандартного оборудования

ПРИКАЗ 

17.09.2000 N 106-к 
г. Новосибирск 	

По личному составу

НАЗНАЧИТЬ:

1. Иванову Нину Петровну на должность кассира главной бухгалтерии с 15 ноября с.г. с двухнедельным испытательным сроком, с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Ивановой Н.П. с визами начальника отдела кадров и главного бухгалтера.

2. Краснова Игоря Николаевича на временную работу на должность сторожа в административно-хозяйственный отдел с 15 ноября с.г. сроком на два месяца, с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Краснова И.Н. с визами начальника отдела кадров и административно-хозяйственного отдела.

ПЕРЕВЕСТИ:

3. Адуева Сергея Ивановича, мастера цеха N 3, на постоянную работу на должность старшего мастера того же цеха с 18 ноября с.г.

Основание: докладная записка начальника цеха N 3.

ПРЕДОСТАВИТЬ:

4. Петрову Виктору Владимировичу, старшему экономисту отдела труда и зарплаты, очередной отпуск с 16 августа 2000 г. по 11 сентября 2000 г. на 24 дня, за период работы с 10 июня 1999 г. по 2000 г.

ОСВОБОДИТЬ:

5. Герасимова Ивана Андреевича, инженера цеха N 1 от занимаемой должности с 15 ноября 2000 г. в связи с уходом на пенсию.

Основание: заявление Герасимова И.А.

Директор 	 Подпись 	 С.И. Кольцов 	

Тема 7. Делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан 
     
В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.

Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.

Предложение - вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.

Заявление - вид обращения, направленный на реализацию предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Выражая просьбу личного или общественного характера, заявление может сигнализировать и об определенных недостатках в деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, общественных организаций. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы решения поставленных задач.

Жалоба - вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.

Во многих случаях предложения, заявления, жалобы выступают в чистом виде, т.е. в самом их содержании имеются признаки обращения только одного определенного вида. Так, например, заявление о назначении пенсии является заявлением в чистом виде, жалоба на грубость работника отдела писем администрации области также является жалобой в чистом виде и т.п. Однако часто встречаются обращения, носящие смешанный характер. Так, в одном обращении может быть заявление об освобождении от налога и жалоба на неправильные действия работника финансового органа и т.д.

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового положения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях и в организациях и законов краев, областей. Такой закон, принятый в Новосибирской области, приведен в прил. 7.1.

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обращения граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного вопроса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, поставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок направить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на которые подана жалоба.

Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.

Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинены государственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения - безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок.

Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.

Согласно упомянутому Типовому положению устанавливается следующий порядок делопроизводства по обращениям граждан.

Все обращения регистрируются в день поступлений и учитываются на регистрационной карточке, заполняется аннотационный лист (прил. 7.2-7.4). Индекс проставляется на определенном месте по ГОСТ Р 6.30-97. Он состоит из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового номера поступившего документа, например К-187 от 12.06.2000.

Установлено, что повторным заявлениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем углу повторных заявлений и на РКК делается отметка «Повторно». Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным индексом первого документа с добавлением порядкового номера через дробь, например К-187/1, К-187/2, К-187/3.

Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и тематическому признакам. Контроль за разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений.

Если тот или иной адресат направляет поступившие к нему письма граждан в государственные органы и требует сообщить результаты их рассмотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в установленном на документе месте знака «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.  В этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.

Руководители государственных органов должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок (прил. 7.5-7.9) и представляют их своим руководителям.

Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются после их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в учреждении, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел. Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида в учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан.

Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний и жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством. После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

При автоматизированной обработке предложений, замечаний и жалоб граждан могут быть использованы приспособленные к машинной обработке формы, в том числе и РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в машиноориентированном варианте.

Задания 

Составьте итоговую справку о рассмотрении письма (Ф.И.О. автора, вид обращения укажите самостоятельно).

Приложения 

     Приложение 7.1 

Новосибирская область 

Закон 

Об обращениях граждан к депутатам, должностным лицам 
государственных органов, органов местного самоуправления, 
руководителям предприятий и организаций 
в Новосибирской области 

Принят областным Советом депутатов 31 мая 1995 года 

Настоящий Закон регулирует правоотношения, возникающие в связи с обращением граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного самоуправления, руководителям предприятий и организаций в Новосибирской области независимо от их организационно-правовой формы.

I. Общие положения

     Статья 1. Законодательство новосибирской области об обращениях граждан 

Законодательство Новосибирской области об обращениях граждан основано на Конституции Российской Федерации и состоит из законодательных актов РФ, Новосибирской области и настоящего Закона.

     Статья 2. Основные принципы в работе по рассмотрению обращений граждан 

Основными принципами в работе с обращениями граждан являются демократичность, доступность, гласность, законность, широкий круг рассматриваемых вопросов, контроль за своевременностью и полнотой рассмотрения обращений граждан.

     Статья 3. Нормативные акты органов государственной власти,   местного самоуправления, предприятий и   организаций об обращениях граждан 

Должностные лица и руководители государственных органов, органов местного самоуправления, руководители предприятий и организаций (далее должностные лица и руководители) в Новосибирской области независимо от их организационно-правовой формы в соответствии с требованиями федерального законодательства и настоящего Закона вводят в действие собственные Положения об организации личного приема и порядке рассмотрения обращений граждан, несут персональную ответственность за их исполнение в подчиненных им органах, организациях, предприятиях и подразделениях.

     Статья 4. Основные термины, применяемые в настоящем законе 

Обращения граждан - устные (изложенные на личном приеме) и письменные жалобы, заявления, предложения граждан, направленные депутатам, должностным лицам и руководителям.

Должностное лицо - служащий, обладающий государственно-властными полномочиями по руководству хозяйственной, социально-культурной, административной и политической деятельностью.

II. Право граждан на обращение и обязанность депутатов,   должностных лиц и руководителей рассматривать их

     Статья 5. Право граждан на обращение с письмом или личный прием 

Любой гражданин вправе обратиться к депутатам, должностным лицам и руководителям с индивидуальным, коллективным письмом, жалобой, заявлением, предложением, прийти на личный прием к депутату, должностному лицу или руководителю непосредственно или к вышестоящему в порядке подчиненности руководителю.

Анонимные письма не рассматриваются. Сообщения о совершенном или готовящемся преступлении направляются для проверки в правоохранительные органы.

Статья 6. Обязанность депутатов, должностных лиц и руководителей рассматривать обращения граждан

Должностные лица и руководители в Новосибирской области обязаны вести личный прием в установленные графиком и доведенные до сведения граждан дни и часы, в удобное для них время, а в необходимых случаях и по месту жительства, принимать к рассмотрению устные и письменные обращения граждан, давать на них исчерпывающие ответы.

Должностное лицо не может перепоручить подчиненному вести прием граждан вместо себя.

Депутаты представительных органов государственной власти и местного самоуправления ведут прием избирателей в соответствии с настоящим Законом и установленным ими графиком.

     Статья 7. Отчеты депутатов, должностных лиц органов государственной власти и местного самоуправления перед населением 

Должностные лица органов государственной власти, местного самоуправления и депутаты всех уровней не реже одного раза в полгода проводят отчеты перед населением соответствующих территорий и избирательных округов о своей деятельности по разрешению вопросов социального обеспечения граждан, экономического развития территории, рассмотрению писем и обращений граждан. Электронные и печатные средства массовой информации, учрежденные органами государственной власти и местного самоуправления, обязаны беспрепятственно обеспечить публикацию таких материалов.

III. Основные требования к организации рассмотрения   обращений граждан

     Статья 8. Подведомственность рассмотрения обращений граждан 

Должностные лица и руководители рассматривают любые обращения граждан и принимают решения в пределах своей компетенции либо в пятидневный срок направляют обращения другим должностным лицам и руководителям, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов.

О направлении обращения на рассмотрение в иные органы сообщается заявителю в пятидневный срок.

     Статья 9. Пределы рассмотрения обращений граждан 

Обращения граждан не могут переадресовываться на рассмотрение должностным лицам и руководителям, действие (или бездействие) которых обжалуется.

Статья 10. Обязанность должностных лиц по разрешению вопросов, поставленных в обращениях граждан 

Должностные лица и руководители, которым органами государственной власти, местного самоуправления и депутатами направлены на рассмотрение обращения граждан, в пределах своей компетенции принимают все исчерпывающие меры по разрешению поставленных в обращении вопросов и устраняют выявленные нарушения.

 Статья 11. Сроки рассмотрения обращений граждан 
     
Сроки рассмотрения обращений граждан не могут превышать более одного месяца. При необходимости проведения дополнительных проверок, выяснения вновь возникших обстоятельств руководитель органа государственной власти или местного самоуправления вправе продлить сроки рассмотрения обращения, но не более чем на один месяц с сообщением об этом автору обращения.

Обращения военнослужащих и членов их семей разрешаются безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления обращения в орган, обязанный разрешить вопрос по существу. Руководитель может продлить сроки разрешения обращения, но не более чем на  15 дней с сообщением об этом автору обращения.

Обращения граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, а также выступления и публикации, связанные с обращениями граждан, рассматриваются в общем порядке.

Статья 12. Право граждан на информацию по рассмотрению их обращений

Должностные лица и руководители по требованию граждан обязаны ознакомить их с материалами, результатами проверок, сообщать гражданам устно или письменно об итогах рассмотрения их обращений и принятых мерах.

Статья 13. Решения по результатам рассмотрения обращений граждан 

Признав изложенные в обращении граждан факты обоснованными, должностное лицо или руководитель принимает меры по разрешению поставленных вопросов и устранению выявленных нарушений.

Гражданам отказывается в удовлетворении их просьбы, если факты не нашли подтверждения либо просьбы не признаны обоснованными.

В случаях, предусмотренных законом, депутаты, должностные лица и руководители могут рекомендовать гражданам разрешать вопросы в судебном порядке.

Гражданин, не согласный с решением, принятым по его обращению, имеет право обжаловать его вышестоящему в порядке подчиненности должностному лицу или руководителю.

 Статья 14. Финансирование 

Расходы, связанные с рассмотрением обращений граждан на выполнение экспертиз и привлечение специалистов, производятся за счет средств соответствующих бюджетов (области, города, района), предприятий и организаций.

Не допускается взимание платы с граждан, обратившихся к должностным лицам и руководителям, за деятельность, связанную с рассмотрением их обращений.

IV. Контроль за рассмотрением обращений граждан

Статья 15. Контроль за рассмотрением обращений граждан

Вышестоящие должностные лица и руководители обязаны систематически проверять состояние дел по рассмотрению обращений граждан, соблюдению сроков их рассмотрения, обоснованностью отказов, принимать меры к устранению причин и условий, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан.

Органы государственной власти и местного самоуправления осуществляют контроль за состоянием дел по рассмотрению обращений граждан на предприятиях, в учреждениях и организациях, расположенных на территории Новосибирской области либо в границах деятельности соответствующих органов местного самоуправления; результаты проверок в необходимых случаях рассматриваются на сессиях представительных и заседаниях исполнительных органов власти и местного самоуправления.

Надзор за исполнением законодательства Новосибирской области о работе с обращениями граждан осуществляется органами областной и районных прокуратур.

V. Ответственность за неисполнение законодательства   по рассмотрению обращений граждан

Статья 16. Ответственность за нарушение законодательства при рассмотрении обращений граждан 

Нарушения должностными лицами и руководителями настоящего Закона, волокита, преследование за критику влекут дисциплинарную либо административную ответственность в виде штрафа в размере от двукратной до двадцатикратной величины минимальной заработной платы, налагаемого в судебном порядке по представлению органа государственной власти области и местного самоуправления (представительных и исполнительных) или постановлением прокуратуры.

Действие (или бездействие) должностных лиц и руководителей по рассмотрению и разрешению вопросов, поставленных в обращениях граждан, в случаях, предусмотренных действующим законодательством и настоящим Законом, могут быть обжалованы в судебном порядке.

Обращения граждан в клеветнических целях влекут ответственность согласно действующему законодательству.

VI. Заключительные положения

 Статья 17. Вступление в силу настоящего закона 

Настоящий Закон вступает в силу со дня его официального опубликования.

     Приложение 7.2 

Регистрационная карточка писем граждан 

Входящий N и дата 
регистрации 	Заявитель (Ф.И.О.)	Адрес и место
работы 	
  	  	  	
Краткое содержание письма 
  	
Срок исполнения 	  	

Оборотная сторона

Дата 
передачи 
на испол-
нение 	Кому
направлено
письмо 	     Расписка в
     получении,
     дата 	     N дела, в котором
     хранится письмо,
     или отметка об
     уничтожении письма 	

Отметка о контроле и исполнении

Рассмотрено 
  
  	     Решено 
     положи-
     тельно 	     Дополнительный
     контроль 	
  Работником
  органа   	  С выездом на   место 	  Факты 
подтвердились 	  	  	

  Кем и когда письмо было снято с контроля 		

 Приложение 7.3 

Регистрационная карточка устных сообщений граждан 

Дата, N документа _________________________________________________________

Фамилия, имя, отчество заявителя ___________________________________________

и занимаемая должность ___________________________________________________

Адрес ___________________________________________________________________

Краткое содержание заявления ______________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________

Фамилия ведущего прием___________________________________________________

Оборотная сторона 

Кому и что поручено, дата _________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________

Результат рассмотрения заявления _________________________________________ 
________________________________________________________________________ 
________________________________________________________________________ 
________________________________________________________________________ 
________________________________________________________________________

Когда и кем дан ответ _____________________________________________________ 
________________________________________________________________________ 
________________________________________________________________________ 
________________________________________________________________________

     Приложение 7.4 

Аннотационный лист 

___________________________200__г.  
Дата поступления письма

Ф.И.О. _________________________________________________________________

Место работы ___________________________________________________________

Район__________________________________________________________________

Адрес проживания _______________________________________________________

Содержание обращения___________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

Куда обращался ранее ____________________________________________________

N по классификатору______________________________________________________

Доложено_______________________________________________________________

Направлено на исполнение ________________________________________________

Характер задания ________________________________________________________

_____________ 200__г.   
Дата

Подпись______________

     Приложение 7.5 

Справка о работе с письмами граждан в _______________ по состоянию на _____________ 200__ г.

Должностные
лица, которые 	Доло-
жено 	Всего
посту-	В т.ч.
с резо-	Из них направ-	Всего
под 	В т.ч.
исполнено 	Сроки исполнения 	  Нахо-
дятся 	  В т.ч.
с нару-	  Нахо-
  дятся 	Результаты
рассмотрены 	
рассматривали
обращения
(Ф.И.О.)
	первому
руково-
дителю 
	пило
на рас-
смот-
рение 
	люцией
первого
руково-
дителя 
	лено в другие
органи-
зации
без
ответа 	контро-
лем 
	всего 	направ-
лено с ответом 	свое-
 времен-
     но 	с нару-
шением
  срока 	на   испол-
нении 	шением 
срока 	на до-
полни-
тельном
контро-
ле 	факты
под-
твер-
дились 	факты
не
под-
твер-
дились
	решено
поло-
житель-
но 	
1 	2 	3 	4 	5 	6 	7 	8 	9 	10 	11 	12 	13 	14 	15 	16 	

  Итого:	   	

Подпись должностного лица 

Приложение 7.6 

Справка по приему граждан в _______________ по состоянию на _____________ 200__ г.
     
Ф.И.О.
должностного 	Плани-
рова-	Факти-
чески 	При-
нято 	В т.ч.
приня-	Приня-
то из 	Приня-
то из 	Испол-
нено 	В том числе 
    	Из числа 	  На-
 ходят 	В том
числе 	Решено
 допол-	
лица, ведущего
прием 
	лось
прие-
мов с
начала
года 
	прве-
дено
прие-
мов 
	посе-
тите-
лей 
	то вне
графи-
ка 
	г. Новоси-
бирска 
	области 
	всего
с начала
года 
	с нару-
шением
срока 	даны
пору-
чения
с отве-
том или
разъ-
яснени-
ем 	даны
пору-
чения
без ответа 	испол-
ненных
находи-
лось на
контро-
ле 	ся на
испол-
нении 	с на-
руше-
нием
срока 	на до-
полни-
тель-
ном
контро-
ле 	нитель-
     но 	
1 	2 	3 	4 	5 	6 	7 	8 	9 	10 	11 	12 	13 	14 	15 	16 	

    Итого:  	   	

Подпись должностного лица 

Приложение 7.7 
Справка о поступлении писем граждан в _______________ из районов и городов области 

Название районов
и городов 	За _____
200 __ г.	Всего
с начала
года 	За соответствующий
период 200 __ г.	
  	  	  	  	
  Итого:	  	  	  	

Подпись должностного лица

      Приложение 7.8 

     Справка о результатах рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, поступивших в __________________________ Наименование организации 

	За _____
200 __ г.	Всего
с начала
года 	За соответствующий
период 200 __ г.	

1. Общее количество  поступивших писем  

В том числе:  

предложений  

заявлений  

жалоб 

2. Всего поступило писем граждан  через вышестоящие органы  

В том числе:  

из Администрации Президента  

из Комитета ветеранов войны 

3. Количество повторных писем  граждан  

В том числе поступивших   через вышестоящие органы

Подпись должностного лица 

     Приложение 7.9 

Справка о тематике обращений граждан, поступивших в ________________________________  
                                          Наименование организации                                           

200__г.

Характер писем граждан 	Кол-во писем 	
     
1. Финансовые вопросы

2. Вопросы, связанные с прохождением службы  в Вооруженных Силах

3. Вопросы промышленности,  строительства, транспорта и органов связи

4. Вопросы сельского хозяйства и заготовок  организации фермерских хозяйств

5. Вопросы организации торговли в условиях  рыночной экономики

6. Вопросы образования, работы  детских дошкольных учреждений и  здравоохранения

7. Вопросы, касающиеся работы органов юстиции  и органов внутренних дел

8. Вопросы ремонта и эксплуатации жилого фонда

9. Жилищные и коммунально-бытовые вопросы,  вопросы приватизации жилого фонда

10. О нарушении в учете и распределении жилья

11. Вопросы деятельности органов  государственной власти и управления работы  руководящих кадров

12. Вопросы труда и заработной платы

13. Пенсионные и другие вопросы социального  обеспечения рабочих, служащих, колхозников,  арендаторов и фермеров

14. Письма по другим вопросам     		

Всего поступило писем  

В том числе:  

повторных  

многократных  

коллективных
__________________________
Подпись должностного лица

Тема 8. Организация работы с документами 

1. Регистрация и учет документов

2. Организация контроля за исполнением документов

3. Хранение документов, составление номенклатуры дел

1. Регистрация и учет документов 

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Порядок обработки поступающих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп.

Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.

Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Порядок обработки отправляемых документов. Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.

Передача документов внутри организации. Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляются через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

Учет количества документов. Учет должен производиться в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Согласно ГОСТ Р 6.30-97 учету подлежат также полиграфически исполненные бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале).

При учете бланков необходимы следующие реквизиты:

при поступлении - наименование вида гербового бланка; дата поступления; номер сопроводительного документа; наименование организации - поставщика гербовых бланков;

при выдаче - наименование вида гербового бланка; количество экземпляров; серия и номера гербовых бланков; наименование структурного подразделения, организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков; расписка в получении; примечания (отметка об уничтожении и т.д.).

Контроль за изготовлением и использованием гербовых бланков возлагается на службу документационного обеспечения управления. Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Допускается тиражирование документов на бланках для рассылки при условии заверения каждой копии печатью организации.

Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации. В организациях создаются ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование документов, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организаций отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений (при наличии типовых структур), классификатора названий видов документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и др.

Правила регистрации и индексирования документов. Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса*1 с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
_____
*1 При регистрации поступающих документов в регистрационном штампе проставляются дата и индекс поступления.

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел, классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению - в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии - в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

Документы регистрируются на карточках (образцы регистрационных карточек поступающей и отправляемой корреспонденции даны в прил. 8.1, 8.2). Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа)*1, заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела. Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.
_____
*1 Для поступающих в организацию документов.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительные аппараты и вычислительная техника.

В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки: справочные; контрольно-справочные; по географии поступающих документов; по предложениям, заявлениям и жалобам граждан; тематические (приказы, решения)  и др. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях.

2. Организация контроля за исполнением документов 

Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, - с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 N 1118-р председателем Комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - распоряжением руководителя, который их установил.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель; выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих  лет - не реже одного раза в год, заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц, заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

Служба документационного обеспечения или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц. Образец справки о работе с документами дан в прил. 8.3.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях централизованно или децентрализованно. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

3. Хранение документов, составление номенклатуры дел 

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру дел организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В том числе указываются справочные и контрольные картотеки, личные дела*1. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах подразделения. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
_____
*1 Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом.

Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

Образец номенклатуры дел представлен в прил. 8.4.

Дела организации подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Далее они передаются в архив - текущий, ведомственный или государственный. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде (прил. 8.5).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа - заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Обложка дел постоянного и долговременного хранения оформляется по установленной форме. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела. В деле, содержащем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: «Имеются документы за ... годы». На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты указываются число, месяц и год, или год, месяц и число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты допускается сокращенное цифровое написание, в том случае если это будет приводить к неоднозначности толкования даты.

На обложке может проставляться карандашом по согласованию с ведомственным архивом номер дела по описи, номер описи и фонда.

При изменении названия организации (ее структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному составу (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел.

Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.  В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

Задания 

1. Определите, в чем заключаются общие правила регистрации документов.

2. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения? Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения? С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документов? Каков порядок продления срока исполнения документа?

3. Какие требования следует соблюдать при формировании дел? Почему не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителя? Как располагают документ внутри дел?

Приложения 

     Приложение 8.1 

Регистрационная карточка  
поступающей корреспонденции

Входящий номер и дата регистрации 	От кого поступил документ 	Количество листов и экземпляров 	Исходящий номер и дата полученного документа 	
  	  	
  Краткое содержание документа 	  	

  Кто направил документ. Резолюция 	  	

Оборотная сторона

Дата передачи на исполнение 	Кому направлен документ 	Расписка в получении 	Дата возврата, расписка принявшего документ 	Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении 	
  Отметка о контроле и исполнении 	  	
  Когда и кем документ снят с контроля 	  	

Приложение 8.2 

Регистрационная карточка  
отправляемой корреспонденции

Порядковый регистрационный номер и дата 	Количество листов и    экземпляров 	Кому направлен документ 	Расписка в получении или номер реестра, дата 	
  	  	
  Краткое содержание документа 	  	

  Кем подписан документ 	  	

Оборотная сторона 

Входящий номер 
исполненного документа 	Номер дела, в которое 
помещена копия документа 
и номера листов 	Отметка о 
полученном 
ответе, дата 	

     Приложение 8.3 

Справка о работе с документами в _________________________________ 
                                                                    Наименование организации  

по состоянию на _____________ 200__г.

Пере 	Всего 	Из них 	Нахо-	В том числе 	Всего 	
дано всего документов
	постав-
лено на контроль
	исполнено с начала года
	в т.ч. с наруше-
нием 
срока
	дится на исполнении
	с наруше-
нием сроков
	на допол-
нительном контроле
	отправлено документов

Приложение 8.4

Примерная номенклатура дел в Администрации района 

АДМИНИСТРАЦИЯ 
_____________ (района, города)
		УТВЕРЖДАЮ 
 Глава Администрации 
_____________ района, города 	
Управление делами (общий отдел)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
30.12-2000 N 01-01 
на 2001 г.		_________ Инициалы, фамилия
 Подпись
_________
 Дата   	

Индекс дела 	Заголовок дела (тома)	Количество дел (томов)	Срок хранения дела (тома), номера статей по перечню 	Примечания 	
1 	2 	3 	4 	5 	
01-01 	Постановление администрации области (мэрии города) - копии 	  	До минования надобности 	  	
01-02 	Распоряжения администрации области (мэрии города) - копии 	  	До минования надобности 	  	
01-03 	Постановления администрации района (города) по основной деятельности и документы к ним 	  	Постоянно 	  	
01-04 	Распоряжения администрации района (города) по основной деятельности и документы к ним 	  	Постоянно 	  	
01-05 	Постановления администрации района (города) по личному составу (прием, увольнение, перемещение) - подлинники 	  	75 лет (ЭПК)	  	
01-06 	Распоряжение администрации района (города) по личному составу (прием, увольнение, перемещение) - подлинники 	  	75 лет (ЭПК)	  	
01-07 	Переписка с вышестоящими организациями по основной деятельности 	  	Статьи по перечню, 5 лет (ЭПК)	  	
01-08 	Переписка с организациями, учреждениями, предприятиями области 	  	5 лет (ЭПК)	  	
01-09 	Журнал (карточки) регистрации постановлений администрации области (мэрии города)	  	3 года (ЭПК)	  	
01-10 	Журнал (карточки) регистрации распоряжений администрации области (мэрии города)	  	3 года 	  	
01-11 	Журнал (карточки) регистрации постановлений администрации района (мэрии города)	  	Постоянно 	  	
01-12 	Журнал (карточки) регистрации распоряжений администрации района (мэрии города) по основной деятельности 	  	Постоянно, ст. 106 а 	  	
01-13 	Журнал (карточки) регистрации входящей корреспонденции администрации (мэрии города)	  	3 года, ст. 106 б 	  	
01-14 	Журнал (карточки) регистрации исходящей корреспонденции администрации района (города)	  	3 года, ст. 106 б 	  	
01-15 	Предложения, заявления и жалобы граждан 	  	3 года, ст. 35 	  	
01-16 	Карточки регистрации письменных обращений граждан 	  	3 года 	  	
01-17 	Карточки личного приема граждан руководителями администрации района 	  	3 года, ст. 103 	  	
01-18 	Номенклатура дел 	  	5 лет 	  	
01-19 	Положение об отделе (управлении)	  	Постоянно 	  	
01-20 	Должностные обязанности работников отдела (управления)	  	Постоянно 	  	
01-21 	Справочно-информационные материалы по учету и исполнению документов 	  	Постоянно 	  	
01-22 	Материалы (протоколы и документы к ним) заседаний коллегий во главе администрации района, города (мэрии) 	  	Постоянно 	  	
01-23 	Акты о выделении документов и дел к уничтожению 	  	Постоянно 	  	
01-24 	Опись № 1 дел постоянного срока хранения 	  	Постоянно 	  	

Управляющий делами (зав. общим отделом) 	 	Инициалы, фамилия 	
	Подпись 		

Итоговая запись о категориях и количестве дел, 
заведенных в 2000 году 

По срокам хранения 	Всего 	В том числе 	
  	  	переходящих 	С отметкой ЭКП 	
Постоянного 
Временного
(свыше 10 лет)

Временного
(до 10 лет)
включительно

Итого 	  	

Управляющий делами 	  	 	Инициалы, фамилия 	
(зав. Общим отделом)	  	Подпись 		
  	  	   	
СОГЛАСОВАНО
      	  	  	
 Инициалы, фамилия  	
Зав. Райгосархивом района 	  	  Подпись 		
  	  	   		
Дата 	  	   	

АДМИНИСТРАЦИЯ 	  	УТВЕРЖДАЮ 	
  	(района (города)	Глава администрации 	
  	мэрии)	  	(района (города))	
  	  	  	Инициалы, фамилия  	
СВОДНАЯ 	  	Подпись  	  	
  НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 	  	  	  	  	
  30.12.2000 N 01-00
  на 2001 г.	  	Дата 	
  	  	  	
№ п/п 	Наименование структурных подразделений, отделов, комитетов, администраций района (города), мэрии 
	Индексы отделов 	
1.	Управление делами (общий отдел)
     	01 	
2.	Контрольное управление (отдел)
     	02 	
3.	Другие отделы, комитеты администрации, района (города, мэрии)	03, 04+	
        
     Приложение 8.5 

Закон об Архивном фонде Новосибирской области и архивах 

Раздел I. Общие положения 

Статья 1. Основные понятия

Под Архивным фондом Новосибирской области понимается совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее населения, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия Новосибирской области и составной частью Архивного фонда РФ.

Под архивным документом понимается документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а равно имеющий ценность для собственника.

Под архивным фондом понимается совокупность архивных документов исторически или логически связанных между собой.

Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Под архивным делом понимается деятельность по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Под тайным архивом понимается архив, о котором не заявлено публично.

Статья 2. Область применения Закона об Архивном фонде   Новосибирской области и архивах

Настоящий Закон регулирует правоотношения в сфере формирования, организации хранения, учета, использования архивных фондов, управления архивами в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования в интересах граждан, общества и государства на территории Новосибирской области.

Статья 3. Законодательство об Архивном фонде   Новосибирской области и архивах

Законодательство об Архивном фонде Новосибирской области и архивах состоит из Основ законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, Положения об Архивном фонде РФ, настоящего Закона и издаваемых в соответствии с ними правовых и нормативных актов представительных и исполнительных органов власти Новосибирской области.

Правовые и нормативные акты, издаваемые на территории Новосибирской области по вопросам, связанным с Архивным фондом Новосибирской области и архивами, должны соответствовать законодательству об Архивном фонде Новосибирской области и архивах; в случае расхождения между законодательством Новосибирской области об Архивном фонде и архивах и указанными актами действуют нормы законодательства.

Статья 4. Полномочия Российской Федерации и Новосибирской   области по вопросам архивного дела

К исключительному ведению Российской Федерации на территории Новосибирской области относятся:

а) установление единых принципов организации архивного дела, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда и контроль за их соблюдением;

б) решение вопросов о вывозе документов Архивного фонда за пределы Российской Федерации.

К совместному ведению Российской Федерации и Новосибирской области в вопросах архивного дела относятся:

а) хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов, находящихся на территории Новосибирской области и являющихся федеральной собственностью;

б) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, находящиеся на территории Новосибирской области и являющиеся федеральной собственностью.

К исключительному ведению Новосибирской области относятся:

а) хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов, являющихся государственной собственностью Новосибирской области;

б) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной собственностью Новосибирской области.

К совместному ведению Новосибирской области и местного самоуправления относятся:

а) хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов, находящихся на территории городов и районов Новосибирской области и являющихся государственной собственностью Новосибирской области;

б) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, находящиеся на территории городов и районов Новосибирской области и являющиеся государственной собственностью Новосибирской области;

в) хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов, являющихся муниципальной собственностью, переданных на хранение в Государственный архив Новосибирской области;

г) решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью, переданные на хранение в Государственный архив Новосибирской области.

Все другие вопросы архивного дела Новосибирская область решает самостоятельно на основе единых принципов организации архивного дела в соответствии с Уставом Новосибирской области и настоящим Законом.

Местное самоуправление решает все вопросы архивного дела по согласованию с Комитетом государственной архивной службы администрации Новосибирской области.

Раздел II. Архивный фонд Новосибирской области 

Статья 5. Состав Архивного фонда Новосибирской области

В состав Архивного фонда Новосибирской области входят находящиеся на ее территории архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Новосибирской области производится на основании экспертизы их ценности комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области в порядке, установленном Государственной архивной службой России.

Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным осуществляется архивными органами и учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области в порядке, установленном Государственной архивной службой России.

Архивный фонд Новосибирской области состоит из государственной и негосударственной частей.

Статья 6. Государственная часть Архивного фонда   Новосибирской области

Государственную часть Архивного фонда Новосибирской области составляют находящиеся на ее территории архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью Новосибирской области и муниципальной собственностью.

К государственной собственности Новосибирской области относятся:

а) архивные фонды и архивные документы государственных учреждений, организаций, других государственных институтов, а также религиозных конфессий до момента отделения церкви от государства, действовавших на территории Новосибирской области на всем протяжении ее истории и принятых ранее в Государственный архив Новосибирской области;

б) архивные фонды и архивные документы органов государственной власти Новосибирской области, прокуратуры, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности Новосибирской области;

в) архивные фонды и архивные документы предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется доля государственной собственности;

г) архивные фонды и архивные документы органов, учреждений, организаций и предприятий бывших КПСС и ВЛКСМ, принятые на хранение в Государственный архив Новосибирской области;

д) архивные фонды и архивные документы других общественных организаций и объединений, образовавшиеся при осуществлении их деятельности до момента регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, принятые в учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области;

е) архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законном основании в собственность государства, в том числе из-за рубежа;

ж) копии архивных документов на правах подлинников, а также копии архивных документов, поступившие на законных основаниях в собственность Новосибирской области из федеральных органов РФ, ее субъектов, а также из-за рубежа;

з) документы по личному составу, переданные на государственное хранение.

К муниципальной собственности относятся архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, архивные фонды и архивные документы юридических и физических лиц, поступившие на законном основании в муниципальную собственность, в том числе из-за рубежа, а также документы по личному составу, переданные на государственное хранение.

Статья 7. Негосударственная часть Архивного фонда   Новосибирской области

Негосударственную часть Архивного фонда Новосибирской области составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности:

а) общественных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством Российской Федерации об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений;

б) религиозных объединений и организаций;

в) объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации, в уставном капитале которых отсутствует доля государственной или муниципальной собственности;

г) физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и другие).

Отнесение документов к негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области осуществляется органами и учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области совместно с собственниками документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности.

Комитет в месячный срок после принятия решения письменно информирует собственников об отнесении их документов к составу Архивного фонда Новосибирской области.

Взаимоотношения собственника документов с органами и учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области строятся на договорной основе.

В случае заключения договора о совместной деятельности негосударственные объединения, предприятия, учреждения, организации включаются в Список источников комплектования архивных учреждений Новосибирской области.

Раздел III. Архивы в Новосибирской области 

Статья 8. Создание архивов

Право на создание архивов имеют юридические и физические лица.

Не допускается создание тайных архивов:

а) из документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области;

б) содержащих документы, отнесенные в установленном порядке к категории особо ценных и уникальных;

в) содержащих документы, затрагивающие права и законные интересы граждан.

Статья 9. Передача права собственности на архивы

А. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, находящиеся на территории Новосибирской области, являющиеся федеральной собственностью, осуществляется по постановлению областного Совета народных депутатов по согласованию с Государственной архивной службой России.

Б. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, являющиеся государственной собственностью Новосибирской области, осуществляется по постановлению областного Совета депутатов.

В. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью и переданные на хранение в Государственный архив Новосибирской области, осуществляется органом управления архивным делом (комитет государственной архивной службы Администрации Новосибирской области) по согласованию с органом местного самоуправления.

Г. Передача права собственности другим лицам на архивные фонды и архивные документы, являющиеся муниципальной собственностью и хранящиеся в городских, районных архивах, осуществляется органом местного самоуправления по согласованию с комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.

Д. Передача права собственности на документы от собственников негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области в государственную и муниципальную собственность осуществляется в случаях:

- добровольной передачи документов на хранение в архивные учреждения, государственные музеи и библиотеки на основании соглашения (договора), с уточнением при необходимости условий хранения и использования документов;

- ликвидации негосударственных объединений, учреждений, организаций и предприятий или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных наследников, с передачей документов на постоянное хранение в государственные архивы.

Архивные фонды и архивные документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Новосибирской области, не могут быть объектом купли-продажи или иных сделок.

Статья 10. Защита прав собственности на архивы

Право собственности, независимо от формы собственности, охраняется законом. Запрещена незаконная продажа, приобретение и дарение документов, отнесенных к составу Архивного фонда Новосибирской области.

Архивы, архивные фонды и архивные документы, находящиеся в незаконном владении, передаются законным собственникам в соответствии с законодательством РФ и Новосибирской области.

Раздел IV. Государственное управление архивным делом в Новосибирской области 

Статья 11. Государственное управление архивным делом   в Новосибирской области

Государственное управление архивным делом в Новосибирской области осуществляется Администрацией Новосибирской области через образуемый ею орган управления архивным делом.

Статья 12. Система архивных органов и учреждений   в Новосибирской области

Ведение архивного дела в Новосибирской области возлагается на комитет государственной архивной службы Администрации Новосибирской области и подведомственные ему государственные архивы.

В систему комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области входят:

а) Государственный архив Новосибирской области;

б) архив мэрии г. Новосибирска с сектором документов по личному составу;

в) городские, районные архивы, - они же являются органом управления архивным делом в городе, районе с хранилищами документов по личному составу;

г) другие архивные учреждения, образующиеся на территории Новосибирской области.

Сеть государственных архивов утверждается Администрацией Новосибирской области.

Положение о государственном архиве Новосибирской области утверждается комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.

Положение о районном, городском архиве (органе управления архивным делом в районе, городе) утверждается соответствующим исполнительным органом местного самоуправления.

Статья 13. Финансовое и материально-техническое обеспечение   архивных органов и учреждений системы комитета   государственной архивной службы Администрации   Новосибирской области

Финансирование и материально-техническое обеспечение архивных органов и учреждений системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области осуществляется за счет средств бюджета Новосибирской области, бюджетов городов и районов, а также за счет внебюджетных средств.

Архивные органы и учреждения, финансируемые за счет средств бюджета, могут освобождаться в установленном порядке от налогов при условии расходования этих средств на социальные и творческие нужды архивов, укрепление материально-технической базы.

Органы государственной власти и местного самоуправления обеспечивают соответствующие архивные учреждения зданиями и помещениями, отвечающими установленным требованиям сохранности Архивного фонда Новосибирской области.

Имущество, в том число недвижимое, находящееся или передаваемое архивным органам и учреждениям системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области, закрепляется за ним на правах оперативного управления без права изъятия собственником.

Архивные органы и учреждения системы комитета государственной архивной службы не имеют права отчуждения закрепленного за ними имущества.

Земельные участки, используемые учреждениями архивной службы, передаются в их безвозмездное пользование.

Статья 14. Государственное попечение над негосударственными   архивами

По просьбе собственников документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области органы и учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области оказывают методическую помощь в сохранении, комплектовании и использовании их архивов. По договоренности с собственниками документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области органы и учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области могут оказывать другое содействие негосударственным архивам, осуществлять их финансовую поддержку.

Статья 15. Контроль за соблюдением Закона об Архивном фонде   Новосибирской области и архивах

Контроль за соблюдением Закона об Архивном фонде Новосибирской области и архивах осуществляется органами представительной и исполнительной власти, местного самоуправления и прокуратуры, а также комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.

Контроль за соблюдением требований по обеспечению сохранности государственных секретов, содержащихся в архивных документах, осуществляют органы федеральной службы контрразведки.

Статья 16. Участие общественных и религиозных объединений   в организации и развитии архивного дела

Общественные и религиозные объединения и организации могут содействовать решению задач развития и совершенствования архивного дела, руководствуясь Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, настоящим Законом и другими правовыми и нормативными актами Новосибирской области.

Раздел V. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов 

Статья 17. Обязанности собственников по обеспечению   сохранности документов Архивного фонда   Новосибирской области

Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Новосибирской области, обязаны обеспечить их сохранность.

На особо ценные и уникальные архивные документы создаются архивные копии.

Страховой Фонд является неприкосновенным и хранится в специальных архивохранилищах отдельно от других архивных документов.

Органы государственной власти и прокуратуры Новосибирской области, органы местного самоуправления, прокуратуры городов и районов, государственные учреждения, организации и предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, правилами и инструкциями Государственной архивной службы России, а также комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области: разрабатывают и утверждают по согласованию с комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области нормативно-методические документы, определяющие порядок работы архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.

Органы государственной власти и прокуратуры Новосибирской области, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия не могут уничтожать документы, срок хранения которых истек, пока не будут утверждены комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области описи дел постоянного хранения и согласованы описи дел по личному составу.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области не могут уничтожить эти документы без согласования с соответствующим архивным органом и государственным архивом.

При ликвидации или реорганизации органов государственной власти Новосибирской области, городов, районов, государственных учреждений, организаций и предприятий, архивные документы, образовавшиеся в процессе их деятельности, передаются в упорядоченном состоянии на временное хранение правопреемникам. При отсутствии правопреемника документы передаются соответствующим архивным учреждениям.

Документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области, созданные в учреждениях, организациях, предприятиях до смены формы собственности, не подлежат приватизации, являются государственной собственностью и могут быть досрочно переданы на государственное хранение в архивные учреждения Новосибирской области.

Для решения вопросов обеспечения сохранности и места хранения документов ликвидируемых, реорганизуемых учреждений, организаций, предприятий в состав комиссий, образуемых для передачи дел и имущества, включаются представители архивных органов и учреждений Новосибирской области.

Статья 18. Постоянное хранение документов Архивного фонда   Новосибирской области

Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области осуществляют Государственный архив Новосибирской области, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях объединений, учреждений, организаций и предприятий.

Статья 19. Временное хранение документов Архивного фонда   Новосибирской области

Временное хранение документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области осуществляют органы государственной власти и прокуратуры, органы местного самоуправления, государственные учреждения, организации и предприятия  (в том числе с государственной долей собственности) в создаваемых ими ведомственных архивах.

Установлены следующие сроки хранения:

а) для архивных документов отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального подчинения - 15 лет;

б) архивных документов органов государственной власти и прокуратуры Новосибирской области, прокуратур городов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятий областного подчинения - 10 лет;

в) архивных документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства - 5 лет;

г) записей актов гражданского состояния, документов по личному составу, записей нотариальных действий и судебных дел, похозяйственных книг - 75 лет;

д) архивных документов, образовавшихся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется доля федеральной или государственной собственности, - 10 лет;

е) научной, технологической и патентной документации - 10 лет;

ж) конструкторской документации - 15 лет;

з) проектной документации по капитальному строительству - 25 лет;

и) телеметрической документации - 5 лет;

к) кинодокументов, фотодокументов и видеофонограмм - не более 3 лет со времени изготовления;

л) фотодокументов - 3 года;

м) документов на машинных носителях - 5 лет.

Сроки временного хранения документов, образовавшихся и образующихся при осуществлении деятельности предприятий, учреждений, организаций Министерства обороны РФ, Министерства внутренних дел РФ, Министерства Российской Федерации по атомной энергии, Федеральной службы контрразведки РФ, государственного геологического предприятия «Российский геологический фонд» Комитета Российской Федерации по геологии и использованию недр, Российского государственного фонда данных о состоянии окружающей природной среды Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, Центрального картографо-геодезического фонда Федеральной службы геодезии и картографии России, Центрального государственного фонда стандартов и технических условий Комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации, Российского государственного фонда кинофильмов Комитета Российской Федерации по кинематографии устанавливаются в соглашениях, заключаемых указанными федеральными органами с Государственной архивной службой России.

В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены органами и учреждениями Государственной архивной службы России, а также комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.

Архивные учреждения, государственные музеи и библиотеки могут осуществлять временное, в том числе депозитарное, хранение документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области.

Порядок и условия передачи документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области на временное, в том числе депозитарное, хранение определяются в соглашениях (договорах) между собственниками документов и архивными учреждениями, государственными музеями и библиотеками.

Статья 20. Комплектование архивов

Архивные учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области комплектуются документами, образующимися в деятельности органов государственной власти и прокуратуры, местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, организаций и предприятий Новосибирской области, документами, переданными им государственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами, а также приобретенными учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.

По истечении предельных сроков временного хранения документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы, передаются на постоянное хранение в архивные учреждения Новосибирской области.

Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств органов государственной власти и прокуратуры Новосибирской области, прокуратур городов и районов, государственных учреждений, организаций и предприятий, сдающих документы.

Комплектование музеев и библиотек, а также архивов общественных, религиозных объединений и организаций и частных архивов подлинными документами государственной части Архивного фонда Новосибирской области запрещается.

В случае продажи документов негосударственной части Архивного фонда учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области имеют преимущественное право на их приобретение. Собственники документов, организаторы аукционов, торгово-посреднические организации обязаны не позднее чем за 10 дней до предстоящей продажи сообщать о ней органам и учреждениям системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области с указанием точного времени и места продажи.

Нарушение установленного порядка является основанием для признания сделки купли-продажи недействительной.

Учреждениями системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области могут выделяться средства из областного и местных бюджетов на приобретение в собственность Архивного фонда Новосибирской области особо ценных и уникальных документов.

Статья 21. Государственный учет документов Архивного фонда   Новосибирской области

Документы Архивного фонда Новосибирской области, независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации, подлежат государственному учету в порядке, установленном Государственной архивной службой России.

Документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области хранятся и учитываются в учреждениях системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области, государственных музеях, библиотеках, ведомственных архивах по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).

Органы государственной власти и прокуратуры, органы местного самоуправления, государственные учреждения, организации и предприятия в установленном порядке обязаны представлять в учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области сведения о документах, находящихся у них на временном хранении в ведомственных архивах, и несут ответственность за полноту и достоверность информации.

Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области предоставляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.

При смене собственника и (или) места хранения документов негосударственной части Архивного фонда Новосибирской области собственники информируют органы и учреждения системы комитета государственной архивной службы Администрации Новосибирской области о новом владельце и (или) месте дальнейшего хранения этих документов.

Статья 22. Использование архивных документов

Документы государственной части Архивного фонда Новосибирской области и справочники к ним представляются для использования всем юридическим и физическим лицам. Использование архивных документов в архивных учреждениях Новосибирской области осуществляется в порядке, установленном Государственной архивной службой России.

Порядок использования документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, находящихся на временном хранении в органах государственной власти, прокуратуры Новосибирской области, органах местного самоуправления, учреждениях, организациях и на предприятиях, определяется ими по согласованию с комитетом государственной архивной службы Администрации Новосибирской области.

Использование архивных документов, находящихся в собственности общественных и религиозных и иных негосударственных объединений и организаций или в частной собственности, осуществляется только с согласия собственника.

Архивные учреждения Новосибирской области имеют право при выдаче пользователям для использования в коммерческих целях копий архивных документов и справочников к указанным документам устанавливать условия их использования (заключать лицензионные договоры) в соответствии с установленным Правительством РФ порядком.

Использование документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Рассекречивание документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, утративших секретный характер в связи с истечением срока секретного хранения или на основании законодательных актов Российской Федерации, проводится архивными учреждениями Новосибирской области, государственными музеями и библиотеками, ведомственными архивами в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Допускаются ограничения на доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области, а также к документам, имеющим неудовлетворительное физическое состояние. В этих случаях архивные учреждения Новосибирской области, государственные музеи и библиотеки, ведомственные архивы обязаны создавать фонд пользования указанными документами.

Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливаются на срок 75 лет со времени создания документов, если иное не предусмотрено законом Российской Федерации. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти - его наследниками.

Граждане, учреждения, организации и предприятия, а также общественные и религиозные объединения и организации имеют право получать заверенные копии архивных документов и выписки из архивных документов, хранящихся в государственных архивах, архивах учреждений, организаций, предприятий или самостоятельно изготавливать копии этих документов и делать выписки из них.

Пользователи документов Архивного фонда Новосибирской области обязаны обеспечить физическую сохранность документов. Пользователи архивных документов могу обжаловать решения архивных органов и учреждений по вопросам использования указанных документов в вышестоящий по подчиненности орган управления архивным делом, а в случае несогласия с его решением - в судебном порядке в соответствии с законодательством.

Раздел VI. Международное сотрудничество в области архивного дела 

Статья 23. Международное сотрудничество в области   архивного дела

Архивные органы и учреждения Новосибирской области, государственные музеи и библиотеки, юридические и физические лица - собственники архивных документов принимают участие в международном сотрудничестве в области архивного дела, могут участвовать в международных совещаниях и конференциях по проблемам архивов.

Раздел VII. Вывоз документов Архивного фонда Новосибирской области за ее пределы 

Статья 24. Вывоз документов Архивного фонда   Новосибирской области за ее пределы

Вывоз архивных документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области за ее пределы запрещается, за исключением случаев, предусмотренных частью второй настоящей статьи.

Комитет государственной архивной службы Администрации Новосибирской области вправе разрешать временный вывоз документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области за ее пределы на оговоренный срок.

Раздел VIII. Ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде Новосибирской области и архивах 

Статья 25. Ответственность за нарушение законодательства   об Архивном фонде Новосибирской области и архивах

Нарушение законодательства об Архивном фонде Новосибирской области и архивах должностными лицами и гражданами Российской Федерации влечет уголовную, административную и иную ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.

Должностные лица и граждане обязаны возместить ущерб, причиненный Архивному фонду Новосибирской области нарушением законодательства Новосибирской области об Архивном фонде и архивах.

Нарушения требований статей 4, 5, 8-10, 17, 19-22 и 24 настоящего Закона, ответственность за которые не предусмотрена федеральным законодательством, влечет административную ответственность в виде штрафов в размере от двукратной до двадцатикратной величины минимальной заработной платы, налагаемых в судебном порядке по представлению органов, контролирующих соблюдение настоящего Закона в соответствии со статьей 15.

Иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории Новосибирской области, привлекаются к ответственности за нарушения настоящего Закона на общих основаниях.

     Приложение 8.6 

Примерная инструкция по делопроизводству 

Инструкция по делопроизводству в 		УТВЕРЖДЕНА 	
		приказом директора 	
Наименование организации 		от ______ N _____	

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству подготовлена 		
	Наименование отдела 	

отделом с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления путем повышения эффективности технологии работы с документами. Инструкция устанавливает общие требования к работе с организационно-распорядительными документами на основе ГОСТ Р 6.30-97.

1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.

1.3. Положения инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машинопечатаемыми и др. Компьютерные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству.

1.4. Контроль за соблюдением правил работы с документами в организации возлагается на 		отдел.	
	Наименование отдела 		
     
Ответственность за работу с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителей подразделений.

2. Документация организации

Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции.

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1. Документирование управленческой деятельности 

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.

3.2. Бланки документов 

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р 6.30-97.

Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков формата А3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля: левое и нижнее - не менее 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - 15 мм.

Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.

3.3. Оформление реквизитов документов 

3.3.1. Изображение Государственного герба РФ помещается на верхнем поле документа (письма, постановления, распоряжения, протокола и др.).

3.3.2. Наименование организации указывается в полном соответствии с положением о ней (или уставом).

3.3.3. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения. Указываются на бланках служебного письма, справок.

3.3.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, а также видам документов, предусмотренным УСОРД.

3.3.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа выступают несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделяемых точками, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, 10 июня 2000 года следует оформлять: 10.06.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 10 июня 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: 2000.01.05.

3.3.6. Подпись документа

Документы, направляемые в вышестоящие организации, подписываются руководителем, а в его отсутствие - исполняющим обязанности руководителя. Документы, направляемые сторонним организациям, подписываются руководителем или его заместителем.  В состав подписи входят наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности вошедших в нее лиц, а их обязанности в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписывающего документ, и его фамилию. Не допускается подписывать документы с предлогом «За» или с проставлением косой черты перед наименованием должности.

3.3.7. Согласование документа

При необходимости оценки обоснованности документа и его соответствия действующему законодательству проводится согласование документа.

Согласование может проводиться как внутри организации, так и вне ее.

Гриф согласования документа оформляется ниже подписи должностного лица, подписавшего документ, и состоит из слова  СОГЛАСОВАНО, указания должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

При внешнем согласовании подпись заверяется печатью.

Если согласование осуществляется письмом, протоколами и др., гриф согласования необходимо оформить следующим образом:

СОГЛАСОВАНО  
Письмо Сибирской академии  
государственной службы  
от 10.02.2000 N 305/10

или

СОГЛАСОВАНО  
Протокол заседания ученого совета  
Сибирской академии 
государственной службы  
от 15.03.2000 N 12

3.3.8. Согласование проектов документов оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник отдела стратегии развития образования  
Подпись И.И. Петров  
20.07.2000

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник отдела стратегии развития образования  
Подпись И.И. Петров  
20.07.2000

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

На проектах распорядительных документов визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

3.3.9. Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем или его заместителями.

Грифы утверждения оформляются следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ 
Глава администрации _____________ района наименование
     
Личная подпись И.И. Завьялов
15.11.2000 	

или

УТВЕРЖДЕНО 
Постановлением главы
администрации____________
     Наименование 
района
от 20.01.2000 N 45 	

При утверждении документа постановлением, протоколом гриф утверждения состоит из слова: УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО (без кавычек, прописными буквами). Например, при утверждении состава рабочей группы по проведению праздника гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНА  постановлением  
главы администрации  
от 12.06.2000 N 105 	

3.3.10. Адресование документа

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия необходимо указывать обобщенно.

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Документ не должен содержать более четырех адресатов. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Адрес не проставляется на документах в вышестоящие организации и постоянным корреспондентам.

Слово «Копия» в адресате не указывается.

3.3.11. Резолюция

В резолюции дается указание об исполнении документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель; его фамилию, как правило, приводят в резолюции первой.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции содержатся фамилия исполнителя, подпись автора резолюции, дата.

3.3.12. Оформление приложений к документу

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется следующим образом:

Приложение: на 12 л. в 4 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, указать количество листов и экземпляров каждого.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Приложения оформляются на стандартных листах и имеют все необходимые реквизиты.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

3.3.13. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Такая отметка обязательна в служебных письмах, кроме инициативных писем, направляемых в вышестоящие организации.

3.4. Порядок подготовки оформления проектов документов 

3.4.1. Проекты постановлений, распоряжений, приказов разрабатываются конкретными должностными лицами в соответствии с поручением руководителя или в инициативном порядке.

Первый экземпляр проекта визируется должностным лицом, разработавшим данный проект, руководителями структурного подразделения, юридической службы, других структурных подразделений, организаций с учетом вопросов, рассматриваемых в проекте. Проекты постановлений, распоряжений главы администрации области, края, города подготавливаются согласно инструкции указанных администраций.

Тексты постановлений, распоряжений, приказов, как правило, состоят из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием распорядительного документа является законодательный акт, нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части указываются автор документа, название документа, дата, номер и заголовок. В пунктах распорядительной части указываются исполнители, действия и сроки исполнения предполагаемых действий. В последнем пункте распорядительной части документа необходимо указать должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа в целом.

Проекты распорядительных документов передаются на подпись руководителю через службу документационного обеспечения управления (ДОУ), которая несет ответственность за правильность их оформления.

Распорядительные документы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

3.4.2. Протокол - документ, в котором фиксируются обсуждение вопросов и принятые решения на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.  В вводной части указываются председатель, секретарь, количество присутствовавших, повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Доклады, решения прилагаются к протоколу.

3.4.3. Тиражирование документов

При определении количества экземпляров тиражируемых документов следует исходить из того, что документ должен быть своевременно доведен до организации и должностных лиц, которых он касается. Тираж определяет ответственный исполнитель, согласуя его с руководителем службы ДОУ.

При подготовке документов с помощью средств вычислительной техники оформление также осуществляется на основании единых правил согласно ГОСТ Р 6.30-97.

4. Порядок прохождения документов внутри организации

4.1. Регистрация документов 

4.1.1. Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках.

4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в данной организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.

4.1.3. Документы регистрируются в карточках учета (или при помощи технических средств).

При регистрации обязательны следующие реквизиты: автор документа (корреспондент), название документа, его дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, подтверждающая получение документа, отметка об исполнителе, количество листов документа, указание о наличии приложений, указания о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполнения, отметка о прохождении документа, оценка исполнения, срок хранения документа.

4.1.4. Документы в организации регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания. Отдельно регистрируются постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий.

Регистрация документов осуществляется службой ДОУ.

При карточной системе учета печатается четыре карточки: справочная, контрольная, по вопросам, по географии. При учете писем граждан необходима картотека по алфавиту.

5. Контроль исполнения документов

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. Контроль за исполнением документа возлагается на контрольную службу ДОУ.

5.1. Сроки исполнения документов 

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или с даты поступления.

Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не позднее чем в течение месяца.

Изменение срока исполнения производится руководителем, устанавливающим этот срок. Изменения вносятся в регистрационную карточку.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сообщений. На документе проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

5.2. Система учета контрольных документов 

Контроль исполнения документа строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения, по исполнителям и по группам документов. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения срока исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: по заданиям последующих лет - не реже одного раза в год, по заданиям последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц, по заданиям текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. Справки о состоянии исполнительной дисциплины составляются не реже одного раза в месяц.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с этим документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации по исполнению документа. Для удобства работы исполнители могут завести папки для исполнения документов «Срочно», «На подпись», «На отправку».

6. Составление номенклатуры дел

6.1. Каждый отдел, структурное подразделение организации на каждый год составляют свою номенклатуру дел. Служба ДОУ присваивает структурному подразделению индекс, например: приемная руководи- теля - 02.

Номенклатура дел организации составляется по форме, определенной Государственной архивной службой РФ, на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

6.2. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документа. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употреблять неконкретные формулировки типа «Разные материалы», «Общая переписка» и т.д.

Заголовок дела состоит из следующих элементов: названия вида дела (переписка, протоколы, приказы и т.д.), названия структурного подразделения и краткого содержания документов дела.

6.3. Формирование дел

Дела формируются в организации децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений. Контроль за правильностью формирования дел осуществляет служба ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре дел;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Обращения граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению формируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.4. Экспертиза ценности документа, оформление дел, составление описей дел, оперативное хранение документов и дел, передача дел на архивное хранение осуществляются согласно правилам, утвержденным Государственной архивной службой РФ.

Примечание. Примерная инструкция по делопроизводству дана без учета особенностей конкретной организации. Но при составлении конкретной инструкции Примерная инструкция должна служить основой, так как она составлена с учетом Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ и ГОСТ Р 6.30-97 с его изменениями и дополнениями.

К конкретной инструкции необходимо приложить образцы регистрационных карточек входящей и отправляемой корреспонденции, внутренних документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и т.д.), обращений граждан, образцы справок о состоянии работы с документами, форм номенклатуры дел, актов об уничтожении документов, а также перечень документов, на которых ставится печать. Для подготовки этих приложений можно использовать образцы, которые приведены в данном пособии.

Инструкция утверждается постановлением главы администрации, приказом руководителя организации и под роспись дается каждому работнику для соблюдения им правил работы с документами.

Тема 9. Некоторые рекомендации по составлению текстов служебных документов 

1. Язык и стиль служебных документов

2. Особенности официально-делового стиля

3. Употребление прописных и строчных букв

4. Полные и сокращенные названия центральных органов федеральной исполнительной власти

5. Наиболее употребляемые сокращения слов

6. Оформление дат и чисел в документах

1. Язык и стиль служебных документов 

Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения*1. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официально-деловой.
_____
*1 См.: Розенталь Д. Э., Теленкова М. А. Словарь-справочник лингвистических терминов. - М., 1985. - С. 345.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии - основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной - сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство деловых бумаг в содержательной части связано со сферой внеиндивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объектив- ность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).

2. Особенности официально-делового стиля 

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Эти требования предполагают:

- краткость и компактность изложения официального материала;

- точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

- последовательность использования технических приемов правотворчества.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: «снизить себестоимость»).

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например «секретарша», «лаборантка».

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить». Представить -  1) предъявить, сообщить («представить список сотрудников», «представить доказательства»); 2) познакомить с кем-либо - «представить коллективу нового работника»); 3) ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к очередному званию», «представить к ордену»); 4) составить, обнаружить («представить (собой) значительную ценность»); 5) мысленно вообразить («представить (себе) картину боя»); 6) изобразить, показать («представить в смешном виде»). Предоставить - 1) отдать в чье-либо распоряжение, пользование («предоставить квартиру», «предоставить транспортные средства»); 2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск», «предоставить слово»); 3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю»).

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель - именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях»...

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи»,  «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» - постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами.  В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.

3. Употребление прописных и строчных букв 

В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, например Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации.

Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях:

Правительство Российской Федерации;

Коллегия Правительства Российской Федерации;

Правительство Республики Башкортостан и т.п.

В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «республиканские министерства», «государственный комитет», «государственные комитеты».

Названия органов судебной власти принято писать так:

Конституционный Суд Российской Федерации;

Верховный Суд Российской Федерации;

Высший Арбитражный Суд Российской Федерации.

Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации:

Верховный Суд Республики Башкортостан;

Высший Арбитражный Суд Удмуртской Республики.

Во всех остальных случаях слова «суд», «судья», «государственный арбитр» пишутся со строчной буквы.

В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом:

Конституция Российской Федерации;

Конституция (но: конституции республик);

Декларация прав и свобод человека и гражданина;

Федеративный договор;

Основы законодательства Российской Федерации;

Закон Российской Федерации «О прокуратуре Российской Федерации» (но: законы);

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;

Указ Президента Российской Федерации (но: указы Президента Российской Федерации);

распоряжение Президента Российской Федерации; постановление Правительства Российской Федерации;

распоряжение Правительства Российской Федерации.

С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации:

Президент Российской Федерации;

Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;

Советник Президента Российской Федерации;

Председатель Правительства Российской Федерации;

Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;

Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;

Председатель Конституционного Суда Российской Федерации;

Председатель Верховного Суда Российской Федерации;

Председатель Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Министр финансов Российской Федерации;

Председатель Государственного комитета Российской Федерации по вопросам архитектуры и строительства;

Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации.

Аналогично пишутся названия должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов Российской Федерации.

Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:

начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;

начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;

генеральный директор Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации;

первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации;

заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;

заместитель Министра государственного имущества Российской Федерации;

председатель Комитета Российской Федерации по геологии и использованию недр;

генеральный директор Российского космического агентства;

глава администрации Красноярского края;

губернатор Сахалинской области;

мэр Санкт-Петербурга;

премьер правительства Москвы;

председатель Военной коллегии Верховного Суда Российской Федерации;

член коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации.

Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:

председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;

президент Союза арендаторов и предпринимателей России.

С прописной буквы пишутся такие наименования, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы, например «установить почетное звание “Народный артист Российской Федерации”«, «присвоить почетное звание “Народный художник Российской Федерации”« (но: «наградить народного артиста Российской Федерации»).

Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы:

маршал артиллерии (но: Главный маршал авиации);

генерал армии;

адмирал;

академик;

действительный член Российской академии наук;

доктор технических наук;

член-корреспондент Российской академии наук;

лауреат Государственной премии.

Существуют так называемые условные имена собственные.  В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова «Родина», «Отчизна», «Человек» и др.

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

государственная граница Российской Федерации;

государственная награда Российской Федерации.

Слово «Государственный» пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

Государственный герб Российской Федерации;

Государственный гимн Российской Федерации;

Государственный флаг Российской Федерации;

Государственная программа...

С прописной пишется и слово «республиканский» в словосочетании «Республиканский бюджет Российской Федерации».

4. Полные и сокращенные названия центральных органов федеральной исполнительной власти

Рекомендуется употреблять полные названия центральных органов федеральной исполнительной власти в указах Президента Российской Федерации. При этом выбранный вариант полного или сокращенного написания названия центральных органов федеральной исполнительной власти следует использовать по всему документу.

Некоторые министерства Российской Федерации:

1. Федеральные министерства Российской Федерации 

Полное название
 		Сокращенное название
 	
Министерство Российской Федерации по атомной энергии
		Минатом России
	
Министерство внутренних дел Российской Федерации
		МВД России
	
Министерство имущественных отношений Российской Федерации
		Минимущество России
	
Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий
     		МЧС России 	
Министерство Российской Федерации по антимонопольной политике и поддержке предпринимательства
		МАП России
	
Министерство Российской Федераций по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций
		МПTP России
	
Министерство Российской Федерации по налогам и сборам
		МНС России
	
Министерство здравоохранения Российской Федерации
		Минздрав России
	
Министерство иностранных дел Российской Федерации
		МИД России
	
Министерство культуры Российской Федерации
		Мин культуры России
	
Министерство промышленности, науки и технологий Российской Федерации 		Минпромнауки России

Министерство оборонны Российской Федерации 
		Минобороны России
	
Министерство образования Российской Федерации
		Минобразование России
	
Министерство природных ресурсов Российской Федерации
		МПР России
	
Министерство путей сообщения Российской Федерации 		МГТС России
	
Министерство сельского хозяйства Российской Федерации
		Минсельхоз России
	
Министерство энергетики Российской Федерации
		Минэнерго России
	
Министерство Российской Федерации по связи и информатизации
		Минсвязи России
	
Министерство транспорта Российской Федерации
		Минтранс России
	
Министерство труда и социального развития Российской Федерации 
		Минтруд России
	
Министерство финансов Российской Федерации
		Минфин России
	
Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации
		Минэкономразвития России 
	
Министерство юстиции Российской Федерации
		Минюст Росси
	
2. Государственные комитеты Российской Федерации
 
Государственный комитет Российской Федерации по физической культуре, спорту и туризму
		Госкомспорт России,
	
Государственный комитет Российской Федерации по рыболовству
		Госкомрыболовство России
	
Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии
		Госстандарт России
	
Государственный комитет Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу
		Госстрой России

Государственный таможенный комитет Российской Федерации
		ГТК России
	
Государственный комитет  Российской Федерации по статистике
		Госкомстат России
	
3. Федеральные комиссии России
 	
Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг
		ФКЦБ России
	
Федеральная энергетическая комиссия Российской Федерации  		ФЭК России
	
4. Федеральные службы России
 	
Служба внешней разведки Российской Федерации
		СВР России
	
Федеральная архивная служба России
		Росархив
	
Федеральная служба геодезии и картографии России
		Роскартография
	
Федеральная служба железнодорожных войск Российской Федерации
		ФСЖВ России
	
Федеральная служба земельного кадастра России -
		Росземкадастр
	
Федеральная служба России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды
		Росгидромет
	
Федеральная служба безопасности Российской Федерации 
		ФСБ России 	
Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации
		ГФС России
	
Федеральная служба России по финансовому оздоровлению и банкротству
		ФСФО России
	
Федеральная служба специального строительства Российской Федерации
		Спецстрой России
	
Федеральная служба налоговой полиции Российской Федерации
		ФСНП России
	
Федеральная служба охраны Российской Федерации
		ФСО России
	
Федеральная пограничная служба Российской Федерации 
		ФПС России
	
5. Российские агентства
	
Российское авиационно-космическое агентство
		Росавиакосмос
	
Российское агентство по боеприпасам
		Росбоеприпасы
	
Российское агентство по обычным вооружениям 
		РАВ
	
Российское агентство по системам управления
		РАСУ
	
Российское агентство по судостроению
		Россудостроение
	
Российское агентство по государственным резервам
		Росрезерв
	
Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации
		ФАПСИ
	
Российское агентство по патентам и товарным знакам
		Роспатент
	
6. Федеральные надзоры России
 	
Федеральный горный и промышленный надзор России
		Госгортехнадзор России
	
Федеральный надзор России по ядерной и радиационной безопасности
		Госатомнадзор России
	
7. Иные федеральные органы исполнительной власти
 	
Главное управление специальных программ Президента Российской Федерации
		ГУСП
	
Государственная техническая комиссия при Президенте Российской Федерации
		Гостехкомиссия России
	
Управление делами Президента Российской Федерации
		не имеет
	
Комитет Российской Федерации по военно-техническому сотрудничества с иностранными государствами
		КВТС России
	
Комитет Российской Федерации по финансовому мониторингу 		КФМ России

     
5. Наиболее употребляемые сокращения слов 

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми. Например, сокращенно записываются название единиц измерения (при цифрах):

ампер - А
атмосфера - атм
гектар - га
грамм - г
килограмм - кг 	метр - м
миллиметр - мм
секунда - с
тонна - т
центнер - ц 	

Существуют и другие общепринятые сокращения:

год, годы - г., гг. (при цифрах)	область - обл.	
город - г. (при названии)	поселок - пос.	
дом - д.	прочее - пp.	
другой (другие) - др. 	пункт - п. 	
железнодорожный - ж.-д.	район - р-н (при названии)	
и так далее - и т.д.	рубль - р., руб. 	
и тому подобное - и т.п. 	село - с. (при названии)	
копейка - к., коп.	смотри - см.	
миллиард - млрд 	то есть - т.е.	
миллион - млн 	тысяча - тыс.	

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них: 1) по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); 2) по слоговому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); 3) по смешанному принципу, например Гипрохолод  (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженого, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например сокращения «бук.», «бух.» известны только специалистам («бук.» - буксир, «бух.» - бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями снижает официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово «район» и «р.», и «р-н». Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например «Иванов В.В.» или «В.В. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.

6. Оформление дат и чисел в документах 

Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая  2000 г., в мае 2000 г., но: за 8 месяцев 2000 года, в 2000 году, план на 2000 год, с 1988 по 1999 год, в 1992-1993 годах; в первом полугодии 1991 г., но: в I квартале 1993 г.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, но: День Победы. Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: «представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН».

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специалист I категории.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс. рублей, 1 млн рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: 108 руб.

Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн тонн;  в приложениях - сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м,  20 млн т.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв. метра, но: 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, 50 рабочих, а не 50 человек рабочих. Но: 100 голов скота (птицы). Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150-летие, 3-месячный, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и 3-секционный.

Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

Задания 

1. Укажите, в чем отличие официально-делового стиля от других.

2. Перечислите часто встречающиеся аббревиатуры слов.

Краткий словарь - справочник 
для составления текстов служебных документов 
          
При подготовке документа часто приходится сталкиваться с выбором надлежащей падежной формы и нужного предлога. Помещенный ниже краткий словарь-справочник поможет преодолеть эти трудности.

А

Альтернатива чему
амнистия кому (реже для кого)
аналогичный чему, с чем
аналогия с чем, между чем
аннотация на что, чего
апеллировать к кому, к чему
аргументировать что чем
ассигновать что на что (реже для чего)
аудиенция кому

Б

баллотировать кого, что
баллотироваться куда
бойкот кого, чего
бойкотировать кого, что

В

ввиду - вследствие
Предлоги синонимичны, выражают причинные 
отношения, но чаще первый указывает на причину 
предстоящего события, а второй - на причину 
совершившегося
вкладывать (вложить) куда (во что) и где
возразить против чего, на что
вопреки чему (не чего) 
восстановить что, в чем, против кого, против чего
вотировать что, за кого, за что, против кого, против чего
выборы куда, где

Г

голосовать за кого, за что

Д

датировать что, чем
дело (судебное разбирательство, судебный процесс) 
о чем, по чему
денонсировать что
дискутировать (дискуссировать) что, о чем
дислоцировать кого, что
диспонировать чем
доверие к кому, к чему, кому, чему
доверять что, в чем
договор о чем, на что
доказательство чего, чему
доказать что
документировать что, чем
долг кому, перед кем

Ж

жаловать кого чем, кому что, к кому

З

заведующий чем (не чего)
заверить что, в чем
закон чего, о чем
запросить (сделать запрос, обратиться с запросом) что, чего, о чем
заслуживать чего (не что)
заслужить что (не чего)
заявить что, о чем
звать (именовать, называть) сочетается с имен. и твор. падежами

И

идентичный чему
избрать кем, в кого
инкриминировать кому, что
инспирировать кого, что
интервью кому, с кем
интервьюировать кого
интересный (возбуждающий интерес) кому, для кого

К

командование чего, чем
командовать кем-чем, над кем-чем
командующий чем (не чего)
комментарий (комментарии) кого, чего, к чему
компенсация чего, за что
контроль 1) за чем, над чем - при отглагольных 
существительных; 2) за чем - при существительных, 
обозначающих действие или признак; 3) над чем, 
над кем - при существительных отвлеченных 
и при одушевленных существительных; 4) чего - 
в официальной и профессионально-технической речи 
курировать кого, что (не кем, чем)

Л

...лет чему (не чего)
локаутировать (объявлять локаут) кого

М

меры (совокупность действий для осуществления чего-либо) чего, по чему
монополия чего, на что
мораторий на что

Н

невыгодный для кого, для чего, кому, чему
необходимость чего, в ком, в чем
необходимый кому, для кого, для чего, на что
несогласие (отсутствие согласия, разногласие) в чем, с кем, с чем
несоответствие чего, чему, с чем, между чем
неспособный к чему, на что

О

обеспечить кого чем, кому что
обосновать (обосновывать) что чем
оплата чего, за что
оплатить что (не за что)
отказ в чем, от чего
отношение: в отношении кого, чего (устар. к кому, к чему); 
по отношению к кому, к чему (устар. кого, чего)
отчет о чем, в чем
отчитаться в чем (реже о чем)

П

патентовать что
попросить что, чего, о чем
поручить (в разн. знач.) кому, кого что
предоставить (дать возможность обладать, распоряжаться, 
пользоваться чем-либо, делать что-либо, действовать 
каким-либо образом) что кому
представить (сделать представление о награде, повышении 
по службе и т.д.) к чему
преобразовать что, во что
преодолеть что
претендовать (в разн. знач.) на что (устар. на кого)
претензия к кому, на что, за что
присудить кого к чему, кому что

Р

равноправны друг с другом (не друг другу)
равносильный для кого, чему
решение чего, о чем
руководить кем, чем (устар. кого, что)
руководство чем, чего

С

сверить что с чем
свидетельство (факты, обстоятельства, подтверждающие, 
удостоверяющие что-либо) 1) чего - при выражении 
зависимого слова именем существительным; 2) чему - 
при выражении зависимого слова указательным 
местоимением
свидетельствовать (подтверждать, доказывать что-либо) что, 
о чем
свойственный кому (не для кого)
совещание о чем, по чему
согласно 1) чему (устар. чего) - на основании чего-либо; 
2) с чем - в соответствии с чем-либо 
согласный, согласен (выражающий согласие) с чем, на что
сообразно 1) чему - согласно чему-либо, на основании 
чего-либо; 2) с чем - в соответствии с чем-либо
сообщение 1) чего - донесение сведений, уведомлений; 
2) о чем - то, что сообщается
сообщить 1) что - донести сведения в полном объеме; 
2) о чем - донести частичные сведения, уведомить 
в общем виде
соответственно чему (реже с чем)
соответствие чему, между чем, с чем
соответствовать чему (устар. с чем)
список кого, чего (устар. кому, чему)
способствовать кому, чему (устар. к чему)

Т

тенденция чего, к чему
требовать (в разн. знач.) 1) чего (реже что); 
2) что - при конкретизации объекта

У 

указание 1) на что - совет, замечание, предписание; 
2) о чем - сведения, сообщение о чем-либо 
указать 1) что - показать, провести, перечислить, установить, назвать для сведения;
2) на что - обратить внимание, движением, жестом показать на кого-либо, что-либо
управляющий чем (не чего)
уравнять кого, что, с кем, с чем

Краткий словарь терминов 
из области делопроизводства 

Наиболее часто применяемые термины, получившие отражение в государственных стандартах, рекомендациях международной организации по стандартизации, нормативно-технических разработках 
     
АДРЕСАНТ - отправитель.

АДРЕСАТ - получатель.

АКТ - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

АКЦЕПТ - согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.

АНКЕТА - документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

АННОТАЦИЯ - краткое изложение первоисточника.

АРХИВНАЯ ВЫПИСКА - дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

АРХИВНАЯ СПРАВКА - справка об имеющихся в документальных материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.

АСПЕКТ - точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

БЛАНК - белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).

ВЕДОМОСТЬ - перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).

ВИЗА - подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

ВНУТРЕННИЙ АДРЕС ПИСЬМА - наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ - документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ, поступивший в учреждение.

ВЫПИСКА - копия части текстового документа.

ГРАФИК - текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

ГРИФ - пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции ("секретно", "срочно", "не подлежит оглашению", "лично").

ДАТА - число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

ДЕЛО - единица хранения письменных документов в архиве, помещенных в отдельную папку.

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО - документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

ДИРЕКТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

ДОВЕРЕННОСТЬ - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

ДОГОВОР - документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

ДОКУМЕНТ - информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

ДОКУМЕНТООБОРОТ - 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

ДОСЬЕ - документы, относящиеся к какому-либо делу.

ДУБЛИКАТ - экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

ЗАЯВЛЕНИЕ - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.).

ИЗВЕЩЕНИЕ - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять участие.

ИНДЕКС - условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.

ИНДЕКСАЦИЯ - проставление индекса.

ИНДЕКС ДЕЛА - порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела.

ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ-документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ - документ, отправленный из учреждения.

КЛАССИФИКАЦИОННЫЙ ИНДЕКС - условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах.

КОНСЕРВАЦИЯ ДОКУМЕНТА - предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

КОНТРАКТ - договор об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

КОНТРОЛЬНЫЙ ЛИСТ - талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

КОРРЕСПОНДЕНТ - учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

КРЕДИТ - включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход на определенную потребность.

ЛИМИТ - документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.

ЛИЦЕВОЙ СЧЕТ - бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.

ЛИЧНОЕ ДЕЛО - дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

МАШИНОЧИТАЕМЫЙ ТЕКСТ - документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

НАРЯД - документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им зарплаты.

НАРЯД-ЗАКАЗ - плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.

НОМЕНКЛАТУРА - перечень наименований.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения

НОМЕР ВХОДЯЩЕГО ПИСЬМА - регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

НОМЕР ИСХОДЯЩЕГО ДЕЛА - регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

НОРМАТИВЫ - документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

НОРМЫ - документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

ОПИСЬ - юридически оформленный перечень документов.

ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА - 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ - отметки о степени секретности и срочности исполнения документов.

ОТЧЕТ - документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному лицу.

ОФЕРТА - см. Предложение.

ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

ПИСЬМО - обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

ПОВЕСТКА - официальное сообщение частному лицу с предложением куда-либо прийти или учреждению - выслать своего представителя.

ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА - 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись.

ПОДПИСЬ НА ДОКУМЕНТЕ - подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию документа.

ПОЛОЖЕНИЕ - 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.

ПРЕДЛОЖЕНИЕ - письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; оферта.

ПРЕДМЕТНЫЙ КАТАЛОГ - каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.

ПРЕДМЕТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ - указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

ПРЕЙСКУРАНТ - перечень видов работ, услуг, продукции, товаров и т.д. с указанием цен и расценок.

ПРЕТЕНЗИОННОЕ ПИСЬМО - письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.

ПРИКАЗ - 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

ПРОГРАММА - документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

ПРОЕКТ ДОКУМЕНТА - предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

ПРОТОКОЛ - документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

РАСПИСАНИЕ - объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ - документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.

РАСПОРЯЖЕНИЕ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА - карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА - порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП - штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ - запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

РЕЕСТР - перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, Р. описей).

РЕЗОЛЮЦИЯ - решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

РЕЗОЛЮЦИЯ НА ДОКУМЕНТЕ - письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документа.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА - обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.

РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО - заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.

РЕФЕРАТ - краткое письменное изложение первоисточника.

РЕШЕНИЕ - 1) правовой акт: принимаемый исполкомами Советов народных депутатов в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции. Решениями именуются также совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами - коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела в суде или спорного вопроса в арбитраже; 3) резолюция собрания, совещания и т.д.

СВОБОДНОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ - предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается 
заключенной.

СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ (разг.) - опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ - принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

СОСТАВ УДОСТОВЕРЕНИЯ - подпись и печать.

СПЕЦИФИКАЦИЯ - документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав сборочного или монтажного чертежа.

СПИСОК - перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

СПРАВКА - 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД - совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, использующихся в целях отраслевого информационного обслуживания.

СТАНДАРТ - нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требований к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.

СТЕНОГРАММА - дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

СЧЕТ - документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная сумма.

ТАБЕЛЬ - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).

ТАБЛИЦА - документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.

ТАБУЛЯГРАММА - таблица, составленная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д.

ТАЛОН ОБРАТНОЙ СВЯЗИ - документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).

ТВЕРДОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ - предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан этим предложением.

ТЕЗАУРУС - словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.

ТЕЗИСЫ - краткое изложение текста документа или выступления.

ТЕЛЕГРАММА - обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.

ТЕЛЕКС - телеграмма, посланная по телетайпу.

ТЕЛЕТАЙП - телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.

ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ - документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ - обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.

ТИПОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ (тексты-аналоги) - 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности.

ТРАФАРЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ - документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

УКАЗАНИЕ - 1) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

УКАЗАТЕЛЬ - систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

ФАКСИМИЛЕ - 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО - гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА - совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО - письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

ЭКСПЕДИЦИЯ - специальный аппарат учреждения по приему документов.

ЮРИДИЧЕСКОЕ ЛИЦО - учреждение, предприятие или организация, выступающие в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

ЯЗЫКОВАЯ ФОРМУЛА (ДОКУМЕНТА) - слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: "Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в ... отделении... банка"; сопроводительного - "Направляю...", "Высылаю..." и т.д.

Корректурные знаки 
и правила их применения

При оформлении оригинала документа нередко допускаются ошибки, а также может возникнуть необходимость в изменении порядка слов, во включении в текст дополнительных слов или фраз. Кроме того, возможно, потребуется сделать указания для машинистки, которая будет печатать документ, о выделении элементов текста печатанием вразрядку, подчеркиванием и т.д. Для этой цели используются корректурные знаки.

Корректурные знаки - это система графических знаков, служащих для указания места и характера исправления ошибок в тексте. Графические начертания этих знаков приведены в ГОСТ 16347-76 "Знаки корректурные", который введен в действие с 01.01.77 (в настоящее время он не отменен).

Корректурные знаки подразделяются на следующие группы: 

     1) знаки замены, выкидки и вставки; 
     
     2) знаки перестановки печатных знаков; 
     
     3) знаки изменения пробелов; 
     
     4) знаки абзацного отступа, красной строки; 
     
     5) знаки исправления технических дефектов набора.
          
Корректурный знак 	Назначение 	Применение в тексте 	

	Сделать абзац. Знак ставят в том месте, где должен быть сделан абзац 	              	
  
	Печатать текст без абзаца (в подбор)  	   	
  
	  Выключить строку посередине формата (в красную строку). Знак ставиться в начале и вконце выключаемой строки 	  

	  Написать слово в разрядку 	  	
  
	  Убрать разрядку внутри слов 	 	
  
	Поменять местами соседние буквы, слова или группы слов 	 	
  
	  Переставить слова 	 	
  
	  Переставить слова или группу слов из одной строки в другую 	   	
  
	  Подвинуть текст 	  Линейка, в которую упирается стрелка, показывает, до какого предела сдвинуть текст 	
  
	  Сделать пробелы между словами 	 	
  
	  Уничтожить пробел в слове или уменьшить между словами 	 	
  
	  Уничтожить лишнюю букву в слове 	

	  Исключить ошибочно написанное слово 	 	
  
	  Убрать лишний текст, знаком перечеркивают неправильно напечатанный текст 	   	
  
	  Восстановить ошибочно зачеркнутое слово 	 	
  
	  Вставить букву в слово, заменить букву 	  Этим знаком зачеркивают неправильно написанную букву и сверху пишут ту, которую надо 	
  
	  Вставить слово или несколько слов 	 	
  
	  Заменить несколько рядом стоящих букв или слов 	 	

  	  Заменить строчную букву прописной и прописную строчной 	 	
  
	Сделать вставку текста с подобным знаком  	 	

Итоговые тестовые задания по курсу
"Делопроизводство"
     
(по каждому вопросу даются ответы, один из которых правильный)
     
     1. Реквизит документа - это: 
     
     1.1. Его отдельный элемент;
     
     1.2. Часть служебного письма;
     
1.3. Фирменный бланк.
     
2. В каком случае правильно оформлен реквизит «Адреса»:

2.1. Директору школы N 269 Матвеевой Тамаре Петровне

2.2. Директору школы N 269 Матвеевой Т.Т.

2.3. 129128, Москва, ул. Ростокинская, 7 Директору школы N 269 г-же Матвеевой Т.П.

2.4. Директору Московской школы N 269 Т.П. Матвеевой

3. При адресовании инициалы ставят:

3.1. Перед фамилией адресата;

3.2. После фамилии адресата.

4. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о наличии приложения», если в тексте сопроводительного письма не упоминалось о приложении:

4.1. Приложение:

1. Справка о согласовании проекта на 4 л. в 1 экз.;

2. Отзыв по проекту на 2 л. в 1 экз.

4.2. Приложение: на 6 л. в 1 экз.

5. С какой целью на служебном письме указывают фамилию и телефон исполнителя:

5.1. Для оперативной связи с исполнителем;

5.2. Для придания документу юридической силы.
     
6. В каком случае правильно оформлен реквизит «Подпись» на бланке документа: 
     
     6.1.  
Ректор академии 	  В.А. Петрова 	
     
     6.2.  
Ректор академии 	   Петрова В.А.	
     
     6.3.  
Ректор Сибирской академии 	  В.А. Петрова 	

7. План работы колледжа на 2001-2002 учебный год решением педагогического совета. В каком случае правильно оформлен реквизит «Гриф утверждения документа»:

7.1. УТВЕРЖДАЮ 
Решение педагогического 
совета от 12.08.2001 г. N 14

7.2. УТВЕРЖДЕН
Решением педагогического 
совета от 12.08.2001 N 14

7.3. УТВЕРЖДЕН 
Решение педагогического совета 
от 12.08.2001 г. N 14 
     
8. Реквизит согласования оформляют следующим образом: 
         
8.1. СОГЛАСОВАНО
Протоколом заседания
Правления страховой компании «Планета»:
от 21.06.2001 N 10 

8.2.______________Н.И. Орлов 
                   подпись 
      
8.3. Начальник юридического отдела
личная подпись
Г.И. Сидоров
21.12.2001 
     
9. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются:

9.1. Ниже подписи руководителя, подписавшего документ;

9.2. В нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа;

9.3. На первом листе документа с оборотной его стороны.

10. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются:

10.1. В нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, находящейся в организации;

10.2. В нижней части оборотной стороны последнего листа копии документа, находящийся в организации;

10.3. На первом листе оборотной стороны документа.
     
11. В отсутствие руководителя подписание документа заместителем, исполняющим обязанности руководителя: 
     
11.1. За Директор___________________А. И. Петров 
                                 (подпись его зама Сидорова)
     
11.2. Директор ____________________ А.И. Петров 
                                (подпись его зама Сидорова)
     
11.3. И.О. директора __________ Г.В. Сидоров 
                                         (личная подпись)     

12. «Делопроизводство» - это: 

12.1. Система хранения документов;

12.2. Составление документов;

12.3. Документирование и организация работы с документами.

13. С помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа:

13.1. Визы, согласования;

13.2. Грифа согласования.

14. Если две организации составляют совместный документ, то он оформляется:

14.1. На бланке первой организации;

14.2. На бланке второй организации;

14.3. На листе бумаги формата A4.

15. Наличие устава является обязательным для регистрации организации, учреждения?

15.1. Да;

15.2. Нет.

16. Какие организационные документы утверждаются руководителем организации?

16.1. Должностные инструкции;

16.2. Положения о структурных подразделениях;

16.3. Штатное расписание;

16.4. Правила внутреннего распорядка;

16.5. Все перечисляемые выше документы.

17. В каком документе могут быть оговорены условия реорганизации и ликвидации организации?

17.1. В уставе организации;

17.2. В положении о структурном подразделении; 

17.3. В должностной инструкции.
         
18. При поступлении граждан на работу в организацию их должны познакомить со следующими документами:

18.1. Устав организации;

18.2. Положение о структурном подразделении, куда поступает на работу гражданин;

18.3. Должностная инструкция;

18.4. Со всеми перечисленными выше документами.

19. Какие распорядительные документы издаются на основе единоначалия?

19.1. Решения;

19.2. Приказы.

20. Кто несет ответственность за издание приказа?

20.1. Должностное лицо, подготовившее проект приказа;

20.2. Руководитель организации;

20.3. Должностное лицо, подписавшее приказ.
      
 21. Какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа?

21.1. Вид документа;

21.2. Дата документа;

21.3. Адресат;

21.4. Наименование организации;

21.5. Подпись;

21.6. Текст;

21.7. Заголовок к тексту.

22. Какая часть текста приказа является обязательной?

22.1. Констатирующая;

22.2. Распорядительная.

23. Заверяется ли подпись руководителя на приказе печатью?

23.1.Да;

23.2. Нет.
     
     24. В каком случае правильно оформлен реквизит «Отметка о заверении копии»: 
     
24.1. Верно:
     
Инспектор отдела кадров 		Личная подпись И.И. Петрова 	
     
24.2. Верно 

Инспектор отдела кадров 		Личная подпись И.И. Петрова 	
     
24.3. Верно 
     
Инспектор отдела кадров 
      16.03.2001   		Личная подпись И.И. Петрова 	
     
25. Что означает виза юриста на приказе:

25.1. Внутренне согласование, подтверждающее, что приказ не противоречит закону;

25.2. Обязательный реквизит приказа, придающий ему юридическую силу.

26. Что является датой протокола?

26.1. Дата подписания протокола;

26.2. Дата заседания; 

26.3. Дата регистрации протокола.

27. Ставится ли на подписи в протоколе печать? 

27.1. Да; 

27.2. Нет.

28. Кем подписываются документы, составляемые комиссией?

28.1. Руководителем организации;

28.2. Председателем;

28.3. Председателем и членами комиссии;

28.4. Председателем и секретарем.

29. На каком служебном письме проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»:

29.1. Просьбах;

29.2. Сопроводительных;

29.3. Информационных;

29.4. Ответах.

30. Закончите начатое предложение: Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания до:

30.1. Передачи на исполнение;

30.2. Подшивки вдело;

30.3. Завершения исполнения или отправки.

31. Должна ли инструкция по делопроизводству организации установить технологию всех делопроизводственных операций, выполняемых в организации? 

31.1. Да;

31.1. Нет.
     
32. Кем устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документов?

32.1. Руководителем структурного подразделения, где исполняется документ;

32.2. Канцелярией; 

32.3. Руководителем организации.

33. Какие формы регистрации в России?

33.1. Журнальная;

33.2. Карточная;

33.3. Автоматизированная;

33.4. Все вышеперечисленные.
     
34. При регистрации каких документов вместе с порядковым регистрационным номером проставляется номер дела, в котором хранится копия документа?

34.1. Приказы,

34.2. Протоколы;

34.3. Акты;

34.4. Письма;

35. В каких документах рядом с регистрационным номером указывается буква «Л» или «К»?

35.1. Акты;

35.2. Докладные записки;

35.3. Приказы по основной деятельности;

35.4. Приказы по личному составу;

35.5. Справки.
     
36. При регистрации какого документа дату регистрации указывают не в день его подписания?

36.1. Приказ;

36.2. Протокол;

36.3. Решение;

36.4. Постановление.

37. Если документ отправляется в 2 адреса по почте, то сколько необходимо подготовить экземпляров этого документа?

37.1. Четыре;

37.2. Два;

37.3. Три.
     
38. Какие могут быть номенклатуры дел?

38.1. Конкретная;

38.2. Примерная;

38.3. Типовая;

38.4. Все вышеперечисленные.

39. В номенклатуре дел документы систематизируются:

39.1. По видам документов;

39.2. По содержанию;

39.3. По срокам хранения;

39.4. Все вышеперечисленные.

40. Кто может работать с документами» имеющими коммерческую тайну?

40.1. Только руководитель;

40.2. Все работники организации;

40.3. Руководители структурных подразделений, организаций;

40.4. Количество работников, определяемых руководителем. 

Литература

     Бондырева Т.Н. Секретарское дело. - М., 1989.

     Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. - М., 1990.

     Веселов П.В. Вы - секретарь. - М., 1993.

     Виноградов В.В. Проблема авторства и теория стилей. - М., 1961.

     Воробьев Г.Г. Автоматизированная контора // Кибернетика: Информационные материалы. - 1986.  - № 2.

     Глушков В.М. Основы безбумажной информации. - М., 1982.

     ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлению документов / Государственный стандарт 
Российской Федерации. - М., 1997.

     Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.

     Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. - М., 1975.

     Еремченко В.П. Совершенствование документационного обеспечения управления в современных условиях // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. - Л., 1991.

     Закон Новосибирской области № 22 от 09.06.95 "Об обращениях граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного самоуправления, руководителям предприятий и организаций в Новосибирской области".

     Закон Новосибирской области от 23.12.94 № 1503 "Об Архивном фонде Новосибирской области и архивах".

     Исаенко А.Н. Роль экспертизы в капиталистической рационализации управления // США - экономика, политика, идеология. - 1981. - № 11.

     Кочетков Г.Б. Закон о сокращении "бумажной работы" в правительстве США // Сов. гос. и право. - 1983. - № 3.

     Кочетков Г.Б. Автоматизация конторского труда в США: Теория и практика офиса будущего. - М., 1985.

     Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. - М., 1991.

     Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. - М., 1992.

     Серафимова И.В. Проблемы "офиса будущего" // США - экономика, политика, идеология. - 1984. - № 6.

     Сокова А.Н. Архивы и управление документацией за рубежом: основные проблемы: Аналитический обзор. - М., 1989.

     Сокова А.Н. Разработка концепции документационного обеспечения управления // Использование принципов Единой государственной системы документационного обеспечения управления в работе с управленческими документами и обеспечении их сохранности в ведомственных архивах. - Л., 1991.

     Справочник по подготовке и оформлению официальных документов. - М., 1993.

     Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1992.

     Язык научной литературы. - М., 1975.