Rambler's Top100 3.4.2. ПРОТОКОЛ Кадровое делопроизводство

Скачать программу автоматизации кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство -> 3.4.2. ПРОТОКОЛ

3.4.2. ПРОТОКОЛ

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии - "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля.

К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора (29 деление на линейке п./машины или после 16 ударов от левого поля на ПК).

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают общее количество и рядом в скобках - регистрационный лист прилагается.

К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение "Повестка дня" пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора п/машины). С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом "разное". Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть протокола строится по схеме: слушали - выступили - становили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности. Слова - СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут описными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препинания открытая пунктуация).

Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком или застенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: Доклад прилагается".

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать звание должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица - "я осуществляю...", от третьего лица - "Петров сказал, что...", безотносительно к лицу говорящего - "Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо", в безличной форме - "Ивановым было предложено...".

Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают - "Выступление прилагается".

Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова - вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

Например:

А. В. Смирнов - Были ли приняты меры для ликвидации...?

Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словом ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора - левое поле).

Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре.

Если к протоколу прилагают стенограмму; то об этом делают запись после первой части протокола - Заседание ... стенографируется. Стенограмма прилагается.

Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель, секретарь и члены президиума.

Датой протокола является дата проведения заседания (12.03.93.). Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и через тире - окончания заседания (12 -14.03.93.).

Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение календарного года.

Реквизиты формуляра - образца ПРОТОКОЛА:

- наименование организации (наименование структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;

- дата заседания, номер (в течение календарного года);

- место составления (город);

- заглавие (отражает вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);

- текст вводной и основной части;

- подпись;

- гриф согласования (если нужно);

- гриф утверждения (если нужно);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Формуляр - образец протокола.

Наименование министерства 
или ведомства

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ 

Наименование структурного подразделения

Протокол

00.00.00                    №00

Место издания (город)

Собрание трудового коллектива

Председатель                                  Фамилия И. О.
Секретарь                                     Фамилия И. О.
Присутствовали                                Фамилии И. О. членов коллегиального органа.


Повестка дня
  1. О чем слушается вопрос. Доклад (отчет, сообщение), название должности, Фамилия 
И. О. в родительном падеже.
  2.   О чем (далее, как в п. 1.).

1. СЛУШАЛИ
   И. О. Фамилия - Запись доклада или - (Текст доклада прилагается). 
ВЫСТУПИЛИ
   И. О. Фамилия - Запись выступления (Текст выступления прилагается). 
ПОСТАНОВИЛИ
   1.1. Постановляющая часть по схеме: действие - исполнитель - срок.
2. СЛУШАЛИ
   Рассмотрение второго вопроса повестки дня по схеме первого вопроса. 



Председатель                            Подпись                   И.О.Фамилия

Секретарь                               Подпись                   И.О.Фамилия

Образец протокола.

Педагогическое общество РФ

СЕКЦИЯ СТЕНОГРАФИИ 
И МАШИНОПИСИ

ПРОТОКОЛ

23.03.93        № 2

Санкт-Петербург

Совещание преподавателей 
стенографии, машинописи


Председатель                    ОвчинниковаЛ.Л.
Секретарь                       Новикова Е.О.
Присутствовали                  25 человек (список прилагается)


Повестка дня
   1. О всероссийском совещании преподавателей стенографии и машинописи письме 
Центрального Совета педагогического общества. Информация преподавателя стенографии Ивановой Е. П.
   2. Об организационно-распорядительной документации. Доклад заведующей отделом 
перепечатки и размножения рукописей издательства "Искра" Карповой А.И.

1. СЛУШАЛИ
Е. П. Иванова - На совещании в Москве решались организационные и методические вопросы 
преподавания стенографии и машинописи. Предлагается организовать на местах конкурсы на 
лучшую стенографистку и машинистку. 
ВЫСТУПИЛИ
А. С. Орлова - Для проведения ритмических тренировок по машинописи рекомендуется 
использовать музыкальное сопровождение.
Е. И. Антонова - На уроках стенографии следует использовать материал, включающий 
сокращения по отраслям науки, техники, 
народного хозяйства. Необходимо наладить выпуск соответствующих справочников.
ПОСТАНОВИЛИ
1.1. Познакомить преподавателей курсов, школ, ПТУ с рекомендациями Центрального 
Совета педагогического общества РФ.
1.2. Ввести в планы следующего учебного года изменения по методике обучения 
стенографии на основе нового учебника.

2. СЛУШАЛИ
Оформляют так же, как первый вопрос.
 

Председатель                   Подпись                     Л.П.Овчинникова

Секретарь                      Подпись                     Е.О.Новикова

Часто возникает необходимость сделать выписку из протокола. 
Реквизиты ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛА:
- наименование организации - автора документа;
- наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА;
- дата и номер (те же, что у самого протокола);
- место составления;
- заголовок, текст (из раздела СЛУШАЛИ и ПОСТАНОВИЛИ только необходимое);
- подпись (председателя и секретаря, без личной подписи); 
- отметка о заверении копии; - печать (при необходимости).

Образец выписки из протокола.

Педагогическое общество РФ

СЕКЦИЯ СТЕНОГРАФИИ 
И МАШИНОПИСИ

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

23.03.93        №2

Санкт-Петербург

Совещание преподавателей 
стенографии, машинописи

Председатель                          Овчинникова Л.Л
Секретарь                             Новикова Е.О.
Присутствовали                        25 человек (список прилагается)


Повестка дня
1. О всероссийском совещании преподавателей стенографии и машинописи I письме 
Центрального Совета педагогического общества. Информация преподавателя стенографии 
Ивановой Е.П.
2. Об организационно-распорядительной документации. Доклад заведующей отделом 
перепечатки и размножения рукописей издательства "Искра" Карповой А.И.

СЛУШАЛИ
Е. П. Иванова - Доклад прилагается. 
ПОСТАНОВИЛИ
1.2. Ввести в планы следующего учебного года изменения по методике обучения 
стенографии на основе нового учебника


Председатель            Подпись                    Л.П. Овчинникова        
Секретарь               Подпись                    Е. О. Новикова

Верно
Делопроизводитель       Подпись                    И.О.Фамилия
00.00.00

Программы для автоматизации кадрового делопроизводства, расчёт стажа, делопроизводства секретаря, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Наименование программыОписание программыОбъём программы



Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках;26 Мб


Удобная и простая программа кадрового учёта, позволяющая автоматически формировать большинство кадровых документов (штатное расписание, личная карточка, приказы, отчёты для ПФР). Основные возможности программы "Отдел кадров": хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений. Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов.2,7 Мб


Программа имеет следующие преимущества по сравнению с программой "Отдел кадров 6.0":не требует наличия установленного Microsoft Access, программа "Отдел кадров плюс" полностью автономна;программа позволяет сохранять все приказы и отчёты в формате Excel;программа позволяет вести полноценный табельный учет по форме Т-12;программа хранит и отображает структуру предприятия в удобной древовидной форме.5,9 Мб


Программа разработана для помощи кадровикам при расчёте стажа. По записям в трудовой книжке производится расчёт общего и непрерывного стажа сотрудников. Все расчёты, производимые пользователем автоматически сохраняются в базе данных. Таким образом программа представляет собой электронную картотеку трудовых книжек сотрудников. Программа имеет полностью заполненный справочник статей увольнения согласно новому Трудовому Кодексу. Интерфейс пользователя программы интуитивно понятный, и для работы с программой не требуется глубоких знаний по работе с персональным компьютером. Также программа имеет функцию вывода на печать отчёта о стаже сотрудников.1,7 Мб


Программа позволяет вести учет внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.). Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования. Программа может привязать к документу неограниченное количество вложенных файлов любого формата (отсканированный факс, файлы MS Word, MS Excel и т.д.), вести структурированые справочники по сотрудникам (согласователи и исполнители), организациям (получатели и отправители), формировать наглядные отчеты по внутренним документам (вести журнал документов по организации) и корреспонденции, производить поиск необходимого документа по одному или нескольким реквизитам (номер, тип, дата создания и т.д.)4,3 Мб


Программа предназначена для автоматизации работы с договорами. Необходимость учета договоров возникает в тот момент, когда с помощью обычного журнала договоров, таблицы Excel или справочника учетной системы невозможно составить ясную картину договорной деятельности, планировать и контролировать расчеты и сроки работ по договорам.Программа "Документ плюс" уменьшает рутинную и однообразную работу по подготовке и согласованию договоров, расчетам и позволяет быстро получать оперативную и аналитическую информацию по договорам, связанным с ними работам и операциям.5,8 Мб


Программа служит для автоматизации торговых операций (формирование документов), работы с клиентами (CRM) и формирования отчетности по торговой деятельности (аналитика).Функции: управление контактами, история взаимодействия с клиентами; управление рабочим временем; автоматизация документооборота; аналитика; функциональные инструменты.4 Мб


Программа для автоматизации журнала приказов учебного учреждения. Программа формирует реестр специальностей, курсов, групп, студентов и приказов (выписок). Внедрение программы позволяет сэкономить время на формирование приказов (выписок) и повышает эффективность ведения журнала приказов в учебном заведении. Программа автоматически формирует приказ о зачислении, приказ о переводе на следующий курс, приказ об оплате за обучение по индивидуальному плану, приказ о переводе студентов на ускоренную форму обучения, приказ о предоставлении академического отпуска, приказ о восстановлении в число студентов, приказ об отчислении, приказ о допуске к защите дипломных работ и сдаче итоговых государственных экзаменов и другие приказы1,8 Мб

Все программы (Отдел кадров 6.0, Отдел кадров плюс, Отдел кадров 2020, Расчёт стажей, ДокПартнёр, Документ Плюс, Клиент Плюс, Журнал приказов. Образование) одним архивом.55 Мб