Rambler's Top100 Дубликат трудовой книжки

Скачать программу для кадровиков и руководителей (учёт кадров)

Дубликат трудовой книжки



В каких случаях оформляется дубликат

Дубликат трудовой книжки - это ее повторный экземпляр, имеющий равную с первым экземпляром юридическую силу. Дубликат нужно оформить сотруднику, если:

  • трудовая книжка утеряна;
  • трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.);
  • в трудовую книжку внесена запись об увольнении или переводе, которая впоследствии признана недействительной.

В этом случае сотруднику выдается дубликат, в который переносятся все записи из трудовой книжки, кроме той, что признана недействительной (п. 33 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»).

Сотрудник, утративший трудовую книжку, должен письменно заявить об этом по последнему месту работы. В ответ вы обязаны оформить сотруднику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи заявления (п. 31 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»). Чтобы заполнить дубликат трудовой книжки, нужно попросить у сотрудника документы с прежних мест работы, подтверждающие периоды трудовой деятельности. Вы должны оказывать сотруднику содействие в получении документов, подтверждающих стаж его прошлой работы (п. 7.2 лИнструкции по заполнению трудовых книжек»).

Если сотрудник просит вместо утерянной трудовой книжки оформить ему не дубликат, а новую трудовую книжку, не соглашайтесь на его просьбу, иначе вы нарушите закон.

В этом случае негативные последствия ожидают и сотрудника - ведь в Пенсионном фонде РФ заметят, что бланк трудовой книжки выпущен в обращение позже, чем датированы записи, содержащиеся в нем. Это вызовет подозрения в подлинности документа и сотруднику придется предъявлять дополнительные справки, подтверждающие наличие у него трудового стажа.

Что делать, если сотруднику оформили дубликат взамен утерянной трудовой книжки, а через некоторое время книжка нашлась?

По нашему мнению, в этом случае следует работать с дубликатом, а трудовую книжку так и считать утерянной и вернуть ее сотруднику. Дело в том, что в книге учета движения трудовых книжек делается запись о том, что трудовая книжка утеряна, а вместо нее выдан дубликат. И поскольку факт утраты трудовой книжки зафиксирован, оригинал лишается юридической силы.

Как оформить дубликат трудовой книжки

В дубликат трудовой книжки вносятся следующие сведения:

  • о сотруднике (на титульный лист дубликата);
  • об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления в данную фирму, подтвержденном соответствующими документами;
  • сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы (п. 32 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»).
Что делать, если сотрудник представил документы, в которых не хватает сведений о стаже его работы?

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат вносятся только имеющиеся сведения (п. 32 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»). Стаж работы может быть подтвержден выписками из приказов, личных дел, личных карточек, ведомостей на выдачу заработной платы и т. п.

Дубликат оформляется на чистом бланке трудовой книжки. На титульном листе в правом верхнем углу пишется слово лДубликат». Затем на основании представленных сотрудником документов заполняется титульный лист. Вносимые данные должны соответствовать информации о сотруднике на день заполнения дубликата.

Далее в разделе лСведения о работе» (графа 3) отражается общий и непрерывный трудовой стаж, который имел сотрудник до поступления в фирму. Причем общий стаж записывается суммарно: просто указывается количество лет, месяцев, дней без уточнения фирмы, периодов работы и должности сотрудника.

После этого общий и непрерывный стаж записывается по отдельным периодам работы. В графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 - наименование фирмы, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят сотрудник. Если за время работы имели место переводы на другую постоянную работу, об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 ставится дата прекращения трудового договора, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном документе имеются такие данные. В графе 4 дубликата после каждой записи указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого она внесена.

После того как раздел лСведения о работе» заполнен, внизу листа свои подписи ставят сотрудник кадровой службы и владелец трудовой книжки, и записи заверяются печатью фирмы или кадровой службы.

Скачать кадровую программу учёта сотрудников и автоматизации отдела персонала для кадровиков "Отдел кадров 2017"

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Наименование программыОписание программыОбъём программы



Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках;26 Мб


Удобная и простая программа кадрового учёта, позволяющая автоматически формировать большинство кадровых документов (штатное расписание, личная карточка, приказы, отчёты для ПФР). Основные возможности программы "Отдел кадров": хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений. Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов.2,7 Мб


Программа имеет следующие преимущества по сравнению с программой "Отдел кадров 6.0":не требует наличия установленного Microsoft Access, программа "Отдел кадров плюс" полностью автономна;программа позволяет сохранять все приказы и отчёты в формате Excel;программа позволяет вести полноценный табельный учет по форме Т-12;программа хранит и отображает структуру предприятия в удобной древовидной форме.5,9 Мб


Программа разработана для помощи кадровикам при расчёте стажа. По записям в трудовой книжке производится расчёт общего и непрерывного стажа сотрудников. Все расчёты, производимые пользователем автоматически сохраняются в базе данных. Таким образом программа представляет собой электронную картотеку трудовых книжек сотрудников. Программа имеет полностью заполненный справочник статей увольнения согласно новому Трудовому Кодексу. Интерфейс пользователя программы интуитивно понятный, и для работы с программой не требуется глубоких знаний по работе с персональным компьютером. Также программа имеет функцию вывода на печать отчёта о стаже сотрудников.1,7 Мб


Программа позволяет вести учет внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.). Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования. Программа может привязать к документу неограниченное количество вложенных файлов любого формата (отсканированный факс, файлы MS Word, MS Excel и т.д.), вести структурированые справочники по сотрудникам (согласователи и исполнители), организациям (получатели и отправители), формировать наглядные отчеты по внутренним документам (вести журнал документов по организации) и корреспонденции, производить поиск необходимого документа по одному или нескольким реквизитам (номер, тип, дата создания и т.д.)4,3 Мб


Программа предназначена для автоматизации работы с договорами. Необходимость учета договоров возникает в тот момент, когда с помощью обычного журнала договоров, таблицы Excel или справочника учетной системы невозможно составить ясную картину договорной деятельности, планировать и контролировать расчеты и сроки работ по договорам.Программа "Документ плюс" уменьшает рутинную и однообразную работу по подготовке и согласованию договоров, расчетам и позволяет быстро получать оперативную и аналитическую информацию по договорам, связанным с ними работам и операциям.5,8 Мб


Программа служит для автоматизации торговых операций (формирование документов), работы с клиентами (CRM) и формирования отчетности по торговой деятельности (аналитика).Функции: управление контактами, история взаимодействия с клиентами; управление рабочим временем; автоматизация документооборота; аналитика; функциональные инструменты.4 Мб


Программа для автоматизации журнала приказов учебного учреждения. Программа формирует реестр специальностей, курсов, групп, студентов и приказов (выписок). Внедрение программы позволяет сэкономить время на формирование приказов (выписок) и повышает эффективность ведения журнала приказов в учебном заведении. Программа автоматически формирует приказ о зачислении, приказ о переводе на следующий курс, приказ об оплате за обучение по индивидуальному плану, приказ о переводе студентов на ускоренную форму обучения, приказ о предоставлении академического отпуска, приказ о восстановлении в число студентов, приказ об отчислении, приказ о допуске к защите дипломных работ и сдаче итоговых государственных экзаменов и другие приказы1,8 Мб

Все программы (Отдел кадров 6.0, Отдел кадров плюс, Отдел кадров 2017, Расчёт стажей, ДокПартнёр, Документ Плюс, Клиент Плюс, Журнал приказов. Образование) одним архивом.55 Мб