Rambler's Top100

Должностная инструкция секретаря-референта скачать пример образец

 

Программа кадрового учета 2015

Скачать программу автоматизации отдела персонала

Должностная инструкция секретаря-референта

638.rtf638638"Должностная инструкция секретаря-референта " width="32" height="32">

 

I.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

 

1.1.  Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора.

1.2.  Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.

1.3.  Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.

1.4.  На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.

1.5.  Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации;

- Гражданским кодексом Российской Федерации;

- Трудовым кодексом Российской Федерации;

- Федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»;

- Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

- Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;

- ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;

- ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);

- Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

- ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;

- Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;

- Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;

- Единой государственной системой делопроизводства;

- Правилами и указаниями Росархива;

- Уставом Общества;

- Инструкцией по делопроизводству Общества;

- Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

- Приказами, распоряжениями руководства Общества;

- Настоящей должностной инструкцией.

1.6.  На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года.

 

II.  ФУНКЦИИ

 

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

- прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

- подготовка проектов документов по указанию Генерального директора;

- контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору;

- контроль исполнения документов и поручений;

- организация работы приемной Генерального директора;

- документирование деятельности совещательных органов Общества;

- разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества;

- организация документов в делопроизводстве;

- организация бездокументного обслуживания Генерального директора.

 

III.  ОБЯЗАННОСТИ

 

Секретарь-референт:

3.1.  выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений;

3.2.  принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение;

3.3.  следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;

3.4.  выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

3.5.  отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты);

3.6.  обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

3.7.  получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;

3.8.  организует телефонные переговоры Генерального директора;

3.9.  принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения;

3.10.  осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы;

3.11.  выполняет печатные и копировально-множительные работы;

3.12.  следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

3.13.  принимает документы на подпись Генеральному директору;

3.14.  контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору;

3.15.  контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

3.16.  организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества;

3.17.  ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу;

3.18.  ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников;

3.19.  ведет график работы водителей;

3.20.  решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;

3.21.  принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством;

3.22.  участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив;

3.23.  в соответствии с действующими правилами шифрует дела;

3.24.  систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

3.25.  подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;

3.26.  участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

3.27.  выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет;

3.28.  консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.

 

IV. ПРАВА

 

Секретарь-референт имеет право:

4.1.  разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники;

4.2.  запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;

4.3.  рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества;

4.4.  вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;

4.5.  требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации;

4.6.  работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»;

4.7.  осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков;

4.8.  предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора;

4.9.  организовывать прием и определять приоритет посетителей;

4.10.  требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества;

4.11.  давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе;

4.12.  разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов;

4.13.  принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции;

4.14.  вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами;

4.15.  требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину;

4.16.  требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу;

4.17.  работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».

 

V.  ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

 

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1.  своевременность передачи адресатам входящей информации;

5.2.  своевременность отправки исходящей корреспонденции;

5.3.  качество документов, представляемых на подпись руководству Общества;

5.4.  небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;

5.5.  несвоевременную передачу информации Генеральному директору;

5.6.  сохранность исходящей, входящей и внутренней документации;

5.7.  разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;

5.8.  сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;

5.9.  нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам, обратившимся к Секретарю-референту;

5.10.  невыполнение требований настоящей инструкции.

 

VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ

 

6.1.  с Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности;

6.2.  с Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем;

6.3.  со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.

 

VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

7.1.  Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.

 

VIII.  ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

 

8.1.  Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:

- изменения структуры Общества;

- изменение технологии документационного обеспечения;

- изменения функций Секретаря-референта.

 

Предлагаем Вам скачать и попробовать в работе наши программные продукты для автоматизации кадрового учёта, расчёта стажа, автоматизации работы с документами, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Наименование программыОписание программыОбъём программы



Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках;26 Мб


Удобная и простая программа кадрового учёта, позволяющая автоматически формировать большинство кадровых документов (штатное расписание, личная карточка, приказы, отчёты для ПФР). Основные возможности программы "Отдел кадров": хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений. Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов.2,7 Мб


Программа имеет следующие преимущества по сравнению с программой "Отдел кадров 6.0":не требует наличия установленного Microsoft Access, программа "Отдел кадров плюс" полностью автономна;программа позволяет сохранять все приказы и отчёты в формате Excel;программа позволяет вести полноценный табельный учет по форме Т-12;программа хранит и отображает структуру предприятия в удобной древовидной форме.5,9 Мб


Программа разработана для помощи кадровикам при расчёте стажа. По записям в трудовой книжке производится расчёт общего и непрерывного стажа сотрудников. Все расчёты, производимые пользователем автоматически сохраняются в базе данных. Таким образом программа представляет собой электронную картотеку трудовых книжек сотрудников. Программа имеет полностью заполненный справочник статей увольнения согласно новому Трудовому Кодексу. Интерфейс пользователя программы интуитивно понятный, и для работы с программой не требуется глубоких знаний по работе с персональным компьютером. Также программа имеет функцию вывода на печать отчёта о стаже сотрудников.1,7 Мб


Программа позволяет вести учет внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.). Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования. Программа может привязать к документу неограниченное количество вложенных файлов любого формата (отсканированный факс, файлы MS Word, MS Excel и т.д.), вести структурированые справочники по сотрудникам (согласователи и исполнители), организациям (получатели и отправители), формировать наглядные отчеты по внутренним документам (вести журнал документов по организации) и корреспонденции, производить поиск необходимого документа по одному или нескольким реквизитам (номер, тип, дата создания и т.д.)4,3 Мб


Программа предназначена для автоматизации работы с договорами. Необходимость учета договоров возникает в тот момент, когда с помощью обычного журнала договоров, таблицы Excel или справочника учетной системы невозможно составить ясную картину договорной деятельности, планировать и контролировать расчеты и сроки работ по договорам.Программа "Документ плюс" уменьшает рутинную и однообразную работу по подготовке и согласованию договоров, расчетам и позволяет быстро получать оперативную и аналитическую информацию по договорам, связанным с ними работам и операциям.5,8 Мб


Программа служит для автоматизации торговых операций (формирование документов), работы с клиентами (CRM) и формирования отчетности по торговой деятельности (аналитика).Функции: управление контактами, история взаимодействия с клиентами; управление рабочим временем; автоматизация документооборота; аналитика; функциональные инструменты.4 Мб


Программа для автоматизации журнала приказов учебного учреждения. Программа формирует реестр специальностей, курсов, групп, студентов и приказов (выписок). Внедрение программы позволяет сэкономить время на формирование приказов (выписок) и повышает эффективность ведения журнала приказов в учебном заведении. Программа автоматически формирует приказ о зачислении, приказ о переводе на следующий курс, приказ об оплате за обучение по индивидуальному плану, приказ о переводе студентов на ускоренную форму обучения, приказ о предоставлении академического отпуска, приказ о восстановлении в число студентов, приказ об отчислении, приказ о допуске к защите дипломных работ и сдаче итоговых государственных экзаменов и другие приказы1,8 Мб

Все программы (Отдел кадров 6.0, Отдел кадров плюс, Отдел кадров 2015, Расчёт стажей, ДокПартнёр, Документ Плюс, Клиент Плюс, Журнал приказов. Образование) одним архивом.55 Мб

Скачать бесплатную версию программы для расчета общего и непрерывного стажа "Расчёт стажей"


Скачать бесплатную версию программы для учета договоров


Скачать программу учёта входящей и исходящей документации для канцелярии


Скачать программу для учёта клиентов и автоматизации торговых операций (CRM система)


Скачать программу для автоматического составления приказов на студентов учебного заведения (приказ о зачислении, приказ о переводе на следующий курс, приказ об оплате за обучение по индивидуальному плану, приказ о переводе студентов на ускоренную форму обучения, приказ о предоставлении академического отпуска, приказ о восстановлении в число студентов, приказ об отчислении, приказ о допуске к защите дипломных работ и сдаче итоговых государственных экзаменов и другие приказы) и автоматического формирования журнала приказов



m