Как правильно делать записи

Изменения вносятся в титульный лист трудовой книжки, если устарели анкетные данные сотрудника, сведения о его образовании, профессии или специальности (например, изменилась фамилия в связи с вступлением в брак, изменилось имя, отчество или дата рождения, было получено дополнительное образование и т. п.). Кроме того, изменения вносятся в раздел лСведения о работе», если в процессе работы меняется наименование фирмы или происходит изменение ее организационно-правой формы (например, было ОАО, а стало ЗАО) (п. 3.2 лИнструкции по заполнению трудовых книжек»).

Исправления вносятся в разделы трудовой книжки лСведения о работе» и лСведения о награждениях», если при внесении записей были допущены ошибки или неточности.

Можно ли делать исправления на титульном листе трудовой книжки?

Для исправлений на титульном листе в законодательстве не предусмотрено специального порядка, поэтому считается, что в этом разделе трудовой книжки их делать нельзя. Однако все будет зависеть от того, когда именно были обнаружены неправильные, неточные или неполные записи на титульном листе. Если при первичном заполнении трудовой книжки, то нужно списать испорченный бланк и заполнить новый (п. 42 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»).

Если ошибки обнаружены уже в процессе работы сотрудника или при выходе его на пенсию, то Пенсионный фонд РФ допускает исправления на титульном листе путем зачеркивания. В этом случае на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на документ, на основании которого была внесена правильная запись. Но прежде чем это сделать, необходимо проконсультироваться со специалистами соответствующего территориального отделения Пенсионного фонда РФ.

Изменение данных на титульном листе

Для изменения данных трудовой книжки о ФАМИЛИИ, ИМЕНИ, ОТЧЕСТВЕ, ДАТЕ РОЖДЕНИЯ сотрудника предусмотрен следующий порядок. Прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу, либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат (п. 2.3 лИнструкции по заполнению трудовых книжек»). Помните, что никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки. Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:

• паспорт;
• свидетельство о рождении;
• свидетельство о браке;
• свидетельство о расторжении брака;
• свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества;
• другие документы (п. 2.3 лИнструкции по заполнению трудовых книжек»).

Текст пояснения заверяется подписью сотрудника, который вносил изменения, с указанием должности, инициалов и фамилии, и печатью фирмы или кадровой службы.

Если у сотрудника изменилась фамилия, можно ли сделать ссылку только на паспорт, в котором записана новая фамилия?

При изменении анкетных данных сотрудника ссылку нужно делать как на паспорт, так и на соответствующее свидетельство. Недостаточно будет указать лишь один из документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у сотрудника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка. Если в трудовой книжке есть вкладыш, то изменения на титульном листе книжки дублируются и на титульном листе вкладыша.

Пример

Секретарь директора ЗАО лАльфа» вышла замуж и сменила фамилию. Инспектор по кадрам оформила изменение на титульном листе ее трудовой книжки таким образом.

Довольно часто в трудовой книжке приходится дополнять СВЕДЕНИЯ ОБ ОБРАЗОВАНИИ, ПРОФЕССИИ, СПЕЦИАЛЬНОСТИ. При этом в соответствии с пунктом 2.4. лИнструкции по заполнению трудовых книжек» прежние сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. А если данные об образовании, профессии, специальности в трудовой книжке отсутствуют, то просто заполняются пустые строки. При получении второго образования одного уровня (например, второго высшего образования) в строке лОбразование» ничего не меняется, а в строке лПрофессия, специальность» нужно указать еще одну полученную профессию.

У сотрудника было среднее профессиональное образование и профессия лкаменщик». Теперь он получил высшее образование и предъявил диплом инженера. Как внести изменения в титульный лист трудовой книжки?

На основании диплома в строке лОбразование» через запятую нужно указать лвысшее профессиональное». А в строке лПрофессия, специальность» после записи лкаменщик» через запятую написать линженер», а также указать специальность в соответствии с дипломом.

Нужно ли при изменении записей об образовании, профессии, специальности делать в трудовой книжке ссылку на соответствующий документ (диплом, свидетельство)?

лИнструкция по заполнению трудовых книжек» не требует делать в трудовой книжке ссылку на документ об образовании, дополняя ранее внесенные сведения. Некоторые специалисты считают, что такая ссылка необходима, а располагаться она должна на внутренней стороне обложки трудовой книжки, по аналогии с записью об изменении анкетных данных. На наш взгляд, если законодательство этой ссылки не предусматривает, делать ее нет необходимости. К тому же отразить все изменения образования, профессии и специальности на обложке не всегда возможно из-за небольшого размера бланка трудовой книжки.

Как исправить неверную запись

Если вы обнаружили в трудовой книжке сотрудника неправильную или неточную запись, нужно ее исправить. Правила исправления неверной записи изложены в пункте 1.2. лИнструкции по заполнению трудовых книжек» и разделе III лПравил ведения и хранения трудовых книжек».

Можно ли исправлять неверные записи в трудовых книжках сотрудников, если они сделаны на предыдущей работе?

По ранее действовавшему законодательству исправить неверно внесенную запись в трудовой книжке мог только тот работодатель, который ее произвел. Теперь ситуация изменилась.

В соответствии с пунктами 27 и 28 лПравил ведения и хранения трудовых книжек» вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа фирмы, где была допущена ошибка. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).

В разделах трудовой книжки лСведения о работе» и лСведения о награждениях» НЕЛЬЗЯ НИЧЕГО ЗАЧЕРКИВАТЬ, подчищать и замазывать корректирующей жидкостью. Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными.

Для этого нужно сделать следующее. В графе 1 поставить порядковый номер, следующий за последней записью. В графу 2 вписать дату внесения записи, а в графе 3 указать: лЗапись за номером таким-то недействительна». Затем нужно написать правильный вариант записи. В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 указываются дата и номер отменившего его приказа. Если запись в трудовой книжке верна, но ошибочно указаны реквизиты приказа, запись воспроизводится без изменений, а в графе 4 указываются правильные реквизиты.

По такой схеме исправляются все неточные или неправильные записи - о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях. В том числе и запись о переводе или увольнении, если эти действия признаны судом, Рострудинспекцией, КТС или самой фирмой незаконными. Если недействительной признана запись об увольнении или переводе, сотрудник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки, где неверная запись будет отсутствовать (п. 33 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»).

Исправлять ли неверную запись, если она обнаружена спустя значительный промежуток времени?

Да, неверную запись нужно исправить, даже если с момента ее внесения прошли годы. После последней записи в трудовой книжке ставится следующий порядковый номер, скажем, 20, затем делается запись о признании недействительной записи за номером, например, 5 и производится правильная запись. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ. Если вы вносите изменения на основании копии приказа другой фирмы, обязательно укажите, на чей приказ вы ссылаетесь.

Что делать, если обнаружена неверная запись, но уже оформлено увольнение сотрудника, поставлены все подписи и печать?

В этом случае неверную запись также можно исправить. Для одной этой записи нужно создать в трудовой книжке новый блок -вновь написать в виде заголовка наименование фирмы, затем поставить порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении, и дату. После этого внести необходимые изменения. Чтобы закрыть блок, необходимо поставить печать и подпись кадровика, а также подпись работника, как при увольнении.

Считается ли ошибкой, если после записи о приеме на работу кадровик написал свою должность, поставил подпись и печать?

Грубой ошибкой это не считается, хотя подпись должностного лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, и печать проставляются только при увольнении сотрудника. Но поскольку эти сведения не нумеруются, невозможно ликвидировать их, исходя из действующих правил. А заклеивать, забеливать, зачеркивать записи в трудовой книжке не допускается. Если вы по ошибке заверили запись об увольнении печатью другой фирмы, признайте эту запись в установленном порядке недействительной. Затем сделайте правильную запись и поставьте нужную печать.

Что делать, если у сотрудника отсутствует печать на титульном листе трудовой книжки?

Необходимо предупредить сотрудника, что в дальнейшем такой документ будет признан Пенсионным фондом РФ недействительным. Поэтому сотрудник должен обратиться к прежнему работодателю (а в случае ликвидации фирмы - в архив) за соответствующей справкой. Окажите ему содействие в получении необходимых документов. Если по каким-то причинам (например, переименование фирмы) печать, соответствующая периоду работы, была изменена, ее нельзя проставлять в трудовую книжку, иначе будут разночтения названия фирмы в трудовой книжке и текста на оттиске печати. В этом случае бывший работодатель должен подготовить справку на основании книги учета движения трудовых книжек о том, что трудовая книжка с такой серией и номером действительно выдавалась именно этому сотруднику. Или выдать ему справку, подтверждающую факт работы в определенный период в данной фирме.

В трудовой книжке допущена грамматическая ошибка в наименовании фирмы, где работает сотрудник. Как правильно исправить ошибку, ведь запись о наименовании фирмы не нумеруется?

Вопрос о том, как исправить такую запись, четко не урегулирован - в лИнструкции по заполнению трудовых книжек» приведены примеры исправления только тех записей, у которых есть порядковые номера.

Однако у кадровиков сложилась следующая практика решения этой проблемы. Скажем, вам нужно исправить запись лЗакрытое акционерное общество лРиэлтор» (ЗАО лРиэлтор») на лЗакрытое акционерное общество лРиелтор» (ЗАО лРиелтор»). После последней записи в разделе лСведения о работе» без указания порядкового номера и основания внесения записи вносим отметку: лВ наименовании организации допущена ошибка. Закрытое акционерное общество лРиелтор» (ЗАО лРиелтор»)».

В трудовой книжке сотрудника в разделе лСведения о работе» обнаружено зачеркивание. При этом нет никаких отметок о недействительности зачеркнутой записи. Как нам лучше исправить эту оплошность?

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке работника ее исправляют по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо по новому месту работы на основании официального документа (справки) работодателя, допустившего ошибку. Согласно пункту 27 лПравил ведения и хранения трудовых книжек», вы должны оказать сотруднику помощь в получении такой справки (например, составить письменный запрос на бланке в адрес прежнего работодателя). Вносить правильную запись можно не только сразу после ошибочной, но также и спустя несколько записей, как придется сделать в вашем случае. Вам необходимо поставить порядковый номер вносимой вами записи и написать: лЗапись за номером таким-то недействительна». А дальше сделать правильную запись. Скачать кадровую программу учёта сотрудников и автоматизации отдела персонала для кадровиков "Отдел кадров 2020"