В каких случаях дату отпуска можно изменить

График отпусков обязателен как для сотрудника, так и для администрации фирмы (ст. 123 ТК РФ). Но бывают ситуации, когда сотруднику необходимо изменить запланированную дату отпуска (например, нужно поехать к заболевшему родственнику в другой город или срочно использовать лгорящую» путевку на курорт).

Унифицированная форма графика отпусков № Т-7 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1) позволяет вносить изменения в график, ведь в ней есть две ячейки: лЗапланированная дата отпуска» и лФактическая дата отпуска». А причину, по которой дата отпуска изменена, можно указать в графе лПримечания».

Помните, что есть сотрудники, которые по закону имеют право уйти в отпуск в удобное для них время (их перечень приведен в таблице ниже). Если такой сотрудник подал заявление об отпуске не по графику, отказать ему нельзя. Но сначала нужно проверить, действительно ли он относится к льготной категории.

Категория сотрудников	Почему могут изменить запланированную дату отпуска
Женщины перед декретным отпуском или сразу после него, а также после отпуска по уходу за ребенком	Могут присоединить ежегодный отпуск к декретному или отпуску по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ)
Сотрудники в возрасте до 18 лет	Могут взять отпуск в любое удобное время (ст. 267 ТК РФ)
Внешние совместители	Идут в отпуск одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ)
Сотрудники, имеющие беременных жен	Могут взять отпуск одновременно с отпуском жены по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ)
Сотрудники, совмещающие работу с обучением	Могут присоединить ежегодный отпуск к учебному (ст. 177 ТК РФ)
Супруги военнослужащих	Могут взять отпуск одновременно с отпуском супруга (Федеральный закон от 27 мая 1998 г. № 76-ФЗ лО статусе военнослужащих»)

Сотрудники, которые имеют право пойти в отпуск не по графику

Категория сотрудников

Почему могут изменить запланированную дату отпуска

Иные льготные категории сотрудников: работники, подвергшиеся воздействию радиации; Герои Советского Союза, Герои РФ и полные кавалеры ордена Славы; работники, награжденные знаком лПочетный донор России»; ветераны и участники Великой Отечественной войны и боевых действий, ветераны труда; Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой славы

Могут взять отпуск в любое удобное время (Закон РФ от 15 мая 1991 г. № 1244-I лО социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»; Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 2-ФЗ лО социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»; Закон РФ от 15 января 1993 г. № 4301-I лО статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы»; Закон РФ от 9 июня 1993 г. № 5142-I лО донорстве крови и ее компонентов»; Федеральный закон от 12 января 1995 г. № 5-ФЗ лО ветеранах»; Федеральный закон от 9 января 1997 г. № 5-ФЗ лО предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»)

Что делать, если у сотрудника был запланирован отпуск полной продолжительности, а теперь он просит разбить его на части?

Руководитель фирмы вполне может отказать сотруднику в просьбе изменить запланированную дату отпуска, мотивируя неуважительностью причины. Это касается и тех случаев, когда сотрудник просит вместо целого отпуска предоставить ему часть, а остаток перенести на другое время или изменить запланированные даты частей отпуска (ст. 125 ТК РФ).

Как быть, если график отпусков, составленный в декабре, в течение года практически не выполняется?

График отпусков не должен превращаться в формальность, ведь этот документ обязателен для выполнения (ст. 123 ТК РФ). Изменения в график можно вносить только в самых крайних случаях. Чтобы график отпусков выполнялся, планируйте его более тщательно, учитывая письменные пожелания сотрудников по времени отпусков.

От чрезмерного дробления отпусков можно защититься так. В локальных нормативных актах, коллективном договоре установить правило о максимальном количестве частей отпуска и указать, что разделение на большее количество частей возможно только по соглашению сторон. Можно на локальном уровне утвердить конкретный перечень обстоятельств, при которых запланированная дата отпуска может быть изменена.

Как оформить отпуск не по графику

Прежде всего, вам понадобится письменное заявление сотрудника, в котором он должен объяснить, почему ему требуется отпуск в неустановленное время. На основании заявления подготовьте приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме № Т-6. В графике отпусков обязательно нужно сделать отметку о том, что у сотрудника изменилась намеченная дата отпуска. Процедура оформления незапланированного отпуска представлена в виде таблицы ниже.

Оформление отпуска не по графику

Документ	Процедура	Кто выполняет
Заявление	Написание Регистрация Согласование Утверждение (резолюция) Направление в службу кадров	Сотрудник Секретарь Начальник подразделения Руководитель организации Сотрудник или секретарь
Приказ о предоставлении отпуска формы №Т-6	Разработка Регистрация Подписание Ознакомление Направление копии приказа в бухгалтерию	Кадровик Секретарь Руководитель организации Сотрудник Секретарь
Записка-расчет для начисления отпускных формы № Т-60	Расчет отпускных и заполнение записки-расчета Выдача отпускных Получение отпускных	Бухгалтер Бухгалтер Сотрудник
Личная карточка формы № Т-2	Отметка об отпуске	Кадровик
Табель учета рабочего времени	Отметка об отпуске	Кадровик или табельщик
График отпусков	Отметка о фактической дате отпуска	Кадровик

Помните, что отпуск сотруднику нужно оплатить не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

Если администрация фирмы своевременно не выплатит отпускные, сотрудник может потребовать, чтобы отпуск ему перенесли на другое время (ст. 124 ТК РФ). При отказе администрации он вправе обратиться с жалобой в Рострудинспекцию или в суд. Это особенно важно учитывать, если отпуск предоставляется в удобное для сотрудника время, ведь он может принять решение об отпуске внезапно. Поэтому предупреждайте сотрудников льготных категорий, чтобы они по возможности сообщали время своего предполагаемого отдыха заранее.

Скачать кадровую программу учёта сотрудников и автоматизации отдела персонала для кадровиков "Отдел кадров 2020"