трудовая книжка заполнение Rambler's Top100 Первичное заполнение трудовой книжки

Скачать программу для кадровиков и руководителей (учёт кадров)

Заполнение трудовой книжки


Порядок и сроки оформления трудовой книжки

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже сотрудника (лПравила ведения и хранения трудовых книжек», ст. 66 ТК РФ). В статье 65 Трудового кодекса РФ трудовая книжка названа в числе документов, которые сотрудник должен предъявить администрации фирмы при заключении трудового договора. Таким образом, работа кадровика с трудовыми книжками начинается уже с момента приема сотрудника на работу. Трудовая книжка предъявляется только по основному месту работы (ст. 66 ТК РФ) и хранится там в течение всего периода работы сотрудника до увольнения.

Если сотрудник только начинает свою трудовую деятельность и у него нет трудовой книжки, задача кадровика - завести трудовую книжку, оформить титульный лист и сделать первые записи в разделе лСведения о работе». Если же у сотрудника трудовая книжка имеется, нужно продолжить ее вести.

При ведении и хранении трудовых книжек нужно руководствоваться следующими законодательными и нормативно-правовыми актами: Трудовым кодексом РФ (статьи 62, 64, 66), лПравилами ведения и хранения трудовых книжек» и лИнструкцией по заполнению трудовых книжек».

При приеме на работу сотрудника, имеющего трудовую книжку, обратите внимание на ее серию и год выпуска, чтобы избежать оформления на работу по подложному документу.

Если это все-таки произойдет и трудовая книжка окажется поддельной, сотрудник может быть уволен за представление при приеме на работу подложного документа (п. 11, ч. первая ст. 81 ТК РФ). В таблице ниже представлены серии трудовых книжек, которые выпускались в России (СССР) в разные периоды. Если в трудовой книжке сотрудника имеется вкладыш, нужно сверить серию и год выпуска вкладыша.

Какие серии трудовых книжек в какой период выпускались

Трудовые книжкиВкладыши в трудовые книжки
СерияГод выпускаСерияГод выпуска
АТ-11974-1976АТ-11974-1980
АТ-21977-1979АТ-21981-1987
АТ-31980-1982АТ-31988-1994
АТ-41984-1985АТ-41995-2003
АТ-51986-1989ВТ2004
АТ-61990-1992
АТ-71993-1997
АТ-81997-2000
АТ-92001-2003
АТ-102003
ТК2004

В трудовую книжку вносятся сведения:

  • о сотруднике;
  • о выполняемой им работе;
  • о переводах на другую постоянную работу;
  • об увольнении сотрудника (с основаниями прекращения трудового договора);
  • о награждении за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение (ст. 66 ТК РФ, п. 4 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»).

Нужно ли оформить сотруднику новую трудовую книжку, если та, которую он предъявил при приеме на работу, заведена у работодателя - физического лица и больше у сотрудника стажа не было?

Да, нужно, если работодатель не был индивидуальным предпринимателем (ст. 66 ТК РФ). Если у сотрудника ранее стажа не было, то период работы у физического лица он будет подтверждать трудовым или гражданско-правовым договором, а не записью в трудовой книжке. Эту запись органы Пенсионного фонда РФ в любом случае не будут рассматривать как основание для начисления стажа. К тому же неизвестно, где приобретен бланк трудовой книжки и не поддельный ли он. Таким образом, для сотрудника будет лучше, если вы заново оформите ему трудовую книжку.

Как оформить титульный лист трудовой книжки

Трудовые книжки оформляются на всех сотрудников, проработавших в фирме свыше пяти дней, если работа для сотрудника является основной (ст. 66 ТК РФ). Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, нужно оформить в присутствии сотрудника в течение недели со дня приема НА РАБОТУ (п. 8 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»).

Если трудовая книжка оформляется впервые, то сначала нужно заполнить ее титульный лист. На титульном листе необходимо записать следующие сведения о сотруднике (п. 9 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»):

  • ФАМИЛИЮ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО, ДАТУ РОЖДЕНИЯ (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, например, заграничного паспорта, военного билета, водительских прав и т. п.;
  • ОБРАЗОВАНИЕ, ПРОФЕССИЮ, СПЕЦИАЛЬНОСТЬ - НА ОСНОВАНИИ ДОКУМЕНТОВ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Фамилия, имя и отчество пишутся полностью, без сокращений и замены инициалами (п. 2.1 лИнструкции по заполнению трудовых книжек»).
Будьте внимательны при написании таких имен, отчеств и фамилий, как Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова. Если вы допустите ошибку, придется списать испорченный бланк трудовой книжки и заполнить новый.

Законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки. Помните, что испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта (п. 42 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»). Если же вы оставите трудовую книжку с неправильно внесенными личными данными, впоследствии у сотрудника будут проблемы с получением пенсии, поскольку трудовую книжку невозможно будет идентифицировать по паспорту.

После того как указанные данные будут внесены на титульный лист, нужно указать дату заполнения трудовой книжки и попросить сотрудника расписаться на специально отведенной для этого строке. Затем записи заверяет своей подписью сотрудник, ответственный за выдачу трудовых книжек (инспектор по кадрам, начальник отдела кадров, генеральный директор и т. п.), с приложением печати фирмы или кадровой службы, если у нее есть своя печать (п. 2.2 лИнструкции по заполнению трудовых книжек»).

Что писать в строке лОбразование» титульного листа трудовой книжки, если у сотрудника из документов об образовании есть только аттестат об окончании средней школы?

Если сотрудник окончил 9 классов средней школы, в строке лОбразование» нужно записать - лосновное общее», если 11 классов - лсреднее общее» (п. 2.1 лИнструкции по заполнению трудовых книжек»). Инструкция предусматривает также такие записи: начальное профессиональное (если сотрудник окончил профессионально-техническое училище); среднее профессиональное (техникум, училище, колледж); высшее профессиональное (университет, институт, академия); послевузовское профессиональное (аспирантура, ординатура, докторантура).

Что писать в строке лОбразование», если сотрудник еще учится (получает профессиональное образование)?

Разрешается сделать запись о неоконченном образовании соответствующего уровня, например лнеоконченное высшее». Для этого сотрудник должен принести вам надлежащим образом заверенные студенческий билет, зачетную книжку или справку из учебного заведения (п. 2.1 лИнструкции по заполнению трудовых книжек»).

Записи о службе в армии и о приеме на работу

Если сотрудник, перед тем как устроиться на работу, служил в армии, в органах внутренних дел, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ или таможенных органах, в разделе трудовой книжки лСведения о работе» нужно сделать ЗАПИСЬ О СЛУЖБЕ (пункт 21 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»). Обычно такая запись предшествует записи о приеме на работу. Она производится на основании военного билета.

Можно ли внести запись о службе в армии после записи о приеме на работу, если сотрудник предъявил военный билет уже после того, как был оформлен прием?

Можно. Если сотрудник не смог предъявить военный билет при приеме на работу (например, если он утерян и находится на восстановлении), нужно сделать запись о прохождении военной службы после записи о приеме на работу. Трудовая книжка заполняется на основе тех документов, которые сотрудник предъявил в отдел кадров. Если на момент оформления книжки вы не располагали документом о воинской службе, то внести такую запись вы не могли. Поэтому сделайте ее по факту предъявления военного билета.

Запись "прием на работу" делается так. В графе 3 раздела лСведения о работе» нужно указать в виде заголовка полное наименование фирмы, а также сокращенное наименование (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер, а в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 нужно сделать запись о том, что сотрудник принят или назначен в структурное подразделение фирмы (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор), вписать наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 записываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения, согласно которому сотрудник принят на работу (п. 3.1 лИнструкции по заполнению трудовых книжек»).

Если сотрудник до поступления в организацию нигде не работал, нужно ли сделать до записи о приеме на работу запись о том, что он не имел трудового стажа?

Нет, не нужно. В нормативных актах об оформлении трудовых книжек таких указаний нет.

Нужно ли вносить в трудовую книжку запись о периоде ухода за ребенком до полутора лет, если сотрудница до этого не имела трудового стажа?

Нет, такая запись в трудовую книжку не вносится. Период ухода за ребенком подлежит включению в страховой стаж сотрудницы для целей пенсионного обеспечения. Однако информация об этом не отражается в трудовой книжке. Женщина будет подтверждать страховой стаж за данный период с помощью документов, удостоверяющих рождение ребенка и достижение им возраста полутора лет. Это предусмотрено лПравилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» (утверждены постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555).Скачать кадровую программу учёта сотрудников и автоматизации отдела персонала для кадровиков "Отдел кадров 2018"

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Наименование программыОписание программыОбъём программы



Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках;26 Мб


Удобная и простая программа кадрового учёта, позволяющая автоматически формировать большинство кадровых документов (штатное расписание, личная карточка, приказы, отчёты для ПФР). Основные возможности программы "Отдел кадров": хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений. Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов.2,7 Мб


Программа имеет следующие преимущества по сравнению с программой "Отдел кадров 6.0":не требует наличия установленного Microsoft Access, программа "Отдел кадров плюс" полностью автономна;программа позволяет сохранять все приказы и отчёты в формате Excel;программа позволяет вести полноценный табельный учет по форме Т-12;программа хранит и отображает структуру предприятия в удобной древовидной форме.5,9 Мб


Программа разработана для помощи кадровикам при расчёте стажа. По записям в трудовой книжке производится расчёт общего и непрерывного стажа сотрудников. Все расчёты, производимые пользователем автоматически сохраняются в базе данных. Таким образом программа представляет собой электронную картотеку трудовых книжек сотрудников. Программа имеет полностью заполненный справочник статей увольнения согласно новому Трудовому Кодексу. Интерфейс пользователя программы интуитивно понятный, и для работы с программой не требуется глубоких знаний по работе с персональным компьютером. Также программа имеет функцию вывода на печать отчёта о стаже сотрудников.1,7 Мб


Программа позволяет вести учет внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.). Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования. Программа может привязать к документу неограниченное количество вложенных файлов любого формата (отсканированный факс, файлы MS Word, MS Excel и т.д.), вести структурированые справочники по сотрудникам (согласователи и исполнители), организациям (получатели и отправители), формировать наглядные отчеты по внутренним документам (вести журнал документов по организации) и корреспонденции, производить поиск необходимого документа по одному или нескольким реквизитам (номер, тип, дата создания и т.д.)4,3 Мб


Программа предназначена для автоматизации работы с договорами. Необходимость учета договоров возникает в тот момент, когда с помощью обычного журнала договоров, таблицы Excel или справочника учетной системы невозможно составить ясную картину договорной деятельности, планировать и контролировать расчеты и сроки работ по договорам.Программа "Документ плюс" уменьшает рутинную и однообразную работу по подготовке и согласованию договоров, расчетам и позволяет быстро получать оперативную и аналитическую информацию по договорам, связанным с ними работам и операциям.5,8 Мб


Программа служит для автоматизации торговых операций (формирование документов), работы с клиентами (CRM) и формирования отчетности по торговой деятельности (аналитика).Функции: управление контактами, история взаимодействия с клиентами; управление рабочим временем; автоматизация документооборота; аналитика; функциональные инструменты.4 Мб


Программа для автоматизации журнала приказов учебного учреждения. Программа формирует реестр специальностей, курсов, групп, студентов и приказов (выписок). Внедрение программы позволяет сэкономить время на формирование приказов (выписок) и повышает эффективность ведения журнала приказов в учебном заведении. Программа автоматически формирует приказ о зачислении, приказ о переводе на следующий курс, приказ об оплате за обучение по индивидуальному плану, приказ о переводе студентов на ускоренную форму обучения, приказ о предоставлении академического отпуска, приказ о восстановлении в число студентов, приказ об отчислении, приказ о допуске к защите дипломных работ и сдаче итоговых государственных экзаменов и другие приказы1,8 Мб

Все программы (Отдел кадров 6.0, Отдел кадров плюс, Отдел кадров 2018, Расчёт стажей, ДокПартнёр, Документ Плюс, Клиент Плюс, Журнал приказов. Образование) одним архивом.55 Мб