Зачем нужна регистрация документов
Регистрация документов означает, что созданному,
отправленному или полученному документу присвоен определенный
идентификационный номер и данные о нем занесены в регистрационные
формы. Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:
- обеспечивать учет документов и контроль их исполнения;
- облегчать поиск документов, создавать организационно-поисковые системы;
- обеспечивать сохранность документов.
Многие виды документов, создаваемых в фирме, приобретают юридическую
силу только после регистрации. Например, приказ руководителя фирмы
начинает действовать с момента регистрации, а письмо получает
официальный характер только после присвоения исходящего
регистрационного номера. Справка, выданная сотруднику, будет
недействительна, если ей не присвоен регистрационный индекс. Документы
регистрируются независимо от способа их доставки, передачи и создания
(п. 4.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8
ноября 2005 г. № 536). То есть регистрировать нужно не только
традиционные бумажные регистрация документы, но и те, что получены по факсу, электронной почте и другим каналам связи.
Нужно ли повторно регистрировать документ, если он передается в другое структурное подразделение?
Нет, не нужно. Один документ регистрируется только один раз, даже
если он передается в структурные подразделения фирмы и сведения о нем
необходимы нескольким исполнителям. Ведь однократно зарегистрированный
документ легче найти и проследить, как он выполняется. Если сведения о
документе необходимы другим структурным подразделениям, то можно
скопировать страницу регистрационного журнала или регистрационную
карточку с информацией о документе и передать копию в структурное
подразделение.
Документы для регистрации
Регистрационные номера (индексы) нужно проставлять на следующих документах:
- на входящих (кроме приложений к ним);
- на исходящих (кроме приложений к ним) и их копиях, которые остаются в делах фирмы;
- на внутренних и приложениях к ним.
На ответах на письма обычно проставляется еще и регистрационный индекс полученного документа.
Однако регистрировать нужно не все документы, а только те,
которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях.
Как правило, не регистрируют:
- поздравительные письма и телеграммы;
- документы, присылаемые для сведения (сообщения о заседаниях, совещаниях, программы мероприятий и т. п.);
- документы, не требующие исполнения и ответа;
- малоценную переписку по хозяйственным, административным, кадровым вопросам;
- письма с пометкой ллично».
Cоставьте в фирме перечень нерегистрируемых документов и
закрепите его на локальном уровне, например в инструкции по
делопроизводству. Это позволит вам лучше организовать работу по
регистрации документов.
Как присваивать документам номера
При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому
документу присваивается определенный номер и условное обозначение
(индекс). Индексы нужны при поиске, учете и систематизации документов.
В течение года регистрационный индекс не повторяется. Обычно в
регистрационный индекс включается:
- порядковый номер документа в пределах определенного
массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности
и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
- условное обозначение структурного подразделения (кадровые
документы обычно обозначаются буквами: лк», лок», ло/к». У структурного
подразделения может быть и цифровой индекс).
Кроме этого в регистрационный индекс часто входит номер дела по
номенклатуре. Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может
быть номер 134-ок, где 134 - порядковый номер документа, а лок» -
обозначение структурного подразделения. У ответа на письмо реквизиты
индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере
08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения - 08,
затем через дефис номер дела по номенклатуре - 11, от которого
наклонной чертой отделен порядковый номер документа - 144. Необходимо
разработать для фирмы единую систему индексации документов и закрепить
ее в инструкции по делопроизводству.
По какому принципу присваиваются буквенные индексы приказам по личному составу?
В небольших фирмах обычно не разбивают приказы по личному составу на
отдельные массивы, а используют один буквенный индекс для всех приказов
- лк», лок» или ллс». В крупных фирмах с большим штатом работников для
разных кадровых приказов устанавливаются разные буквенные обозначения.
Например, лп» -прием на работу, лот» - отпуск, лк» - командировка.
Тогда и цифровая нумерация в пределах каждого массива приказов будет
своя. В очень крупных компаниях к буквенным индексам добавляется еще и
обозначение категорий персонала. Например, лпр» - прием на работу
рабочего, лпс» - прием на работу специалиста.
Работа с документами
Документы можно регистрировать:
- в специальных регистрационных журналах. Регистрационный
журнал - это книга с разграфленными страницами, в каждую графу которой
заносится определенная информация о документе;
- На карточках. Этот вариант предполагает, что данные о
документе записываются на специальную карточку, которая затем
помещается в картотеку.
Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества и
недостатки. В журнале все сведения о документах компактно
сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе.
Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо
тщательной охраны, например трудовые книжки, договоры, счета. С помощью
карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и
контроля - письма, приказы, инструкции. Ведь карточки можно размножить
и передать в структурные подразделения. К тому же их легко
систематизировать в любой последовательности и по разным признакам - по
автору, содержанию, алфавиту и т. п.
Какие учетные журналы нужно вести в отделе кадров?
Обязательно нужно вести книгу учета движения трудовых книжек и
вкладышей в них, поскольку ее ведение предусмотрено законодательством и
есть утвержденная форма (приложение 3 к Инструкции по заполнению
трудовых книжек, образец книги см. в главе лТрудовая книжка»). Кроме
того, традиционно кадровики ведут следующие журналы:
- учета сотрудников, выбывающих и прибывающих в
командировки (утверждены инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и
ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62 лО служебных командировках в пределах
СССР», приложения 2 и 3, образцы журналов см. в главе лКомандировка»);
- приема, перемещения (перевода), увольнения сотрудников;
- учета отпусков;
- учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров;
- выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;
- выдачи командировочных удостоверений.
Такие журналы перечислены со сроками хранения в Перечне типовых
управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с
указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 6 октября
2000 г.).
Можно ли вести учетные формы в электронном виде?
Можно, но только те, где не требуется собственноручных подписей
сотрудников или исполнителей. Например, книга учета движения трудовых
книжек и вкладышей в них обязательно должна быть в фирме на бумажном
носителе. А вот журнал регистрации приемов на работу, трудовых
договоров, учета личных дел можно вести и с помощью компьютера. Обычно
в фирме параллельно существуют две базы данных - электронная и обычная
лбумажная». Помните, что при проверке деятельности фирмы проверяющий
чиновник (из Рос-трудинспекции, налоговой инспекции и т. п.) может
попросить вас предъявить регистрационные формы с подписями сотрудников.
Скачать кадровую программу учёта сотрудников и автоматизации отдела персонала для кадровиков "Отдел кадров 2020"
Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)
Наименование программы | Описание программы | Объём программы|

| Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках; | 26 Мб
| Удобная и простая программа кадрового учёта, позволяющая автоматически формировать большинство кадровых документов (штатное расписание, личная карточка, приказы, отчёты для ПФР). Основные возможности программы "Отдел кадров": хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений. Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов. | 2,7 Мб
| Программа имеет следующие преимущества по сравнению с программой "Отдел кадров 6.0":не требует наличия установленного Microsoft Access, программа "Отдел кадров плюс" полностью автономна;программа позволяет сохранять все приказы и отчёты в формате Excel;программа позволяет вести полноценный табельный учет по форме Т-12;программа хранит и отображает структуру предприятия в удобной древовидной форме. | 5,9 Мб
| Программа разработана для помощи кадровикам при расчёте стажа. По записям в трудовой книжке производится расчёт общего и непрерывного стажа сотрудников. Все расчёты, производимые пользователем автоматически сохраняются в базе данных. Таким образом программа представляет собой электронную картотеку трудовых книжек сотрудников. Программа имеет полностью заполненный справочник статей увольнения согласно новому Трудовому Кодексу. Интерфейс пользователя программы интуитивно понятный, и для работы с программой не требуется глубоких знаний по работе с персональным компьютером. Также программа имеет функцию вывода на печать отчёта о стаже сотрудников. | 1,7 Мб
| Программа позволяет вести учет внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.). Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования. Программа может привязать к документу неограниченное количество вложенных файлов любого формата (отсканированный факс, файлы MS Word, MS Excel и т.д.), вести структурированые справочники по сотрудникам (согласователи и исполнители), организациям (получатели и отправители), формировать наглядные отчеты по внутренним документам (вести журнал документов по организации) и корреспонденции, производить поиск необходимого документа по одному или нескольким реквизитам (номер, тип, дата создания и т.д.) | 4,3 Мб
| Программа предназначена для автоматизации работы с договорами. Необходимость учета договоров возникает в тот момент, когда с помощью обычного журнала договоров, таблицы Excel или справочника учетной системы невозможно составить ясную картину договорной деятельности, планировать и контролировать расчеты и сроки работ по договорам.Программа "Документ плюс" уменьшает рутинную и однообразную работу по подготовке и согласованию договоров, расчетам и позволяет быстро получать оперативную и аналитическую информацию по договорам, связанным с ними работам и операциям. | 5,8 Мб
| Программа служит для автоматизации торговых операций (формирование документов), работы с клиентами (CRM) и формирования отчетности по торговой деятельности (аналитика).Функции: управление контактами, история взаимодействия с клиентами; управление рабочим временем; автоматизация документооборота; аналитика; функциональные инструменты. | 4 Мб
| Программа для автоматизации журнала приказов учебного учреждения. Программа формирует реестр специальностей, курсов, групп, студентов и приказов (выписок). Внедрение программы позволяет сэкономить время на формирование приказов (выписок) и повышает эффективность ведения журнала приказов в учебном заведении. Программа автоматически формирует приказ о зачислении, приказ о переводе на следующий курс, приказ об оплате за обучение по индивидуальному плану, приказ о переводе студентов на ускоренную форму обучения, приказ о предоставлении академического отпуска, приказ о восстановлении в число студентов, приказ об отчислении, приказ о допуске к защите дипломных работ и сдаче итоговых государственных экзаменов и другие приказы | 1,8 Мб | Все программы (Отдел кадров 6.0, Отдел кадров плюс, Отдел кадров 2020, Расчёт стажей, ДокПартнёр, Документ Плюс, Клиент Плюс, Журнал приказов. Образование) одним архивом. | 55 Мб | | | | | | | | | |