Скачать программу для кадровиков и руководителей (учёт кадров)В период работы сотрудника в фирме в его трудовую книжку вносятся записи о переводах, обучении, награждениях, совместительстве (по желанию сотрудника), увольнении. Производятся записи об изменениях в наименовании должностей (если они меняются в квалификационных справочниках и штатном расписании), об установлении сотруднику второй и последующих профессий, специальности, разряда, квалификации. Если во время работы сотрудника в фирме ее наименование меняется, об этом также нужно сделать запись в трудовой книжке (раздел 3 лИнструкции по заполнению трудовых книжек»).
Все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) руководителя фирмы не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (п. 10 лИнструкции по заполнению трудовых книжек»).
Какие-либо сокращения слов в трудовой книжке не допускаются. Нельзя, например, писать лпр.» вместо лприказ», лТК РФ» вместо лТрудовой кодекс Российской Федерации». Помните, что записи в трудовой книжке нужно делать аккуратно, перьевой, ге-левой или шариковой ручкой, световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цветов (п. 1.1 лИнструкции по заполнению трудовых книжек»).
Ни в коем случае не пишите в трудовой книжке карандашом, капиллярной ручкой (фломастером), ручкой с красными, зелеными и другими цветными чернилами. Такие записи впоследствии могут стать нечитаемыми, и сотруднику придется подтверждать справками период работы, в который они были сделаны.
Если в момент заполнения трудовой книжки у вас внезапно закончились чернила, подберите точно такие же. А еще лучше сразу сделайте запас ручек, которыми будете заполнять все трудовые книжки. Если записи одного периода работы сделаны разными по тональности чернилами, это вызовет у специалистов Пенсионного фонда подозрение в подлинности записей, а сотруднику придется подтверждать этот период работы справкой.
Какие записи о работе в трудовой книжке нужно заверять подписями и печатью?
Только записи об увольнении с работы. После записи об увольнении ставятся печать фирмы (кадровой службы), подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись владельца книжки. Помните, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью надо ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (п. 12 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»). Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
В трудовую книжку вносятся только записи о переводе на другую ПОСТОЯННУЮ работу (п. 4 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»). Временный перевод по производственной необходимости в трудовой книжке отражать не нужно. Перевод к другому работодателю отражается в трудовой книжке двумя записями: об увольнении с прежней работы и о приеме на новую (см. главу лПеревод к другому работодателю»). При этом в записи об увольнении переводом нужно указать, в каком порядке производится перевод - по просьбе сотрудника или с его согласия (п. 6.1 лИнструкции по заполнению трудовых книжек»).
Во время работы в фирме сотрудник может повышать свою квалификацию - посещать курсы, семинары, тренинги. Запись об обучении производится в разделе лСведения о работе». В трудовую книжку следует вносить только записи о ДЛИТЕЛЬНОМ ОБУЧЕНИИ и продолжительных стажировках (от трех месяцев и более). Во-первых, если делать записи обо всех краткосрочных семинарах, которые посетил сотрудник, в трудовой книжке просто не останется места для более важной информации. А во-вторых, это затруднит подсчет трудового стажа и вызовет большое количество счетных ошибок.
Если сотруднику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т. п.), то об этом также нужно сделать запись в разделе лСведения о работе». Установление второй и последующей профессии, специальности, квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или других категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации (п. 3.1 лИнструкции по заполнению трудовых книжек»).
Нужно ли заполнять графу 4 раздела лСведения о работе», если делается запись об обучении, присвоении второй профессии, разряда?
Да, нужно. В графе 4 раздела лСведения о работе» необходимо указать соответствующий документ (свидетельство, удостоверение, сертификат и т. п.), его номер и дату.
Записи о работе по совместительству производятся по основному месту работы на основании СПРАВКИ ИЛИ КОПИЙ ПРИКАЗОВ О работе по совместительству (о приеме и увольнении). Принимайте от сотрудника только надлежащим образом заверенные копии. На копии должны стоять заверительная надпись лВерно», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Часто кроме этого присутствует еще печать фирмы или службы кадров (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003).
Если внутренний совместитель оформляется на основную работу, можно ли сделать в трудовой книжке запись о переводе?
Нет, в этом случае необходимо расторгнуть трудовой договор о работе по совместительству, а затем заключить другой договор, об основной работе. В трудовую книжку нужно внести две записи: об увольнении и о приеме на работу.
Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, за исключением случаев, когда сотрудник не работал, но за ним в соответствии с законом сохранялось место работы или должность (ст. 84.1 ТК РФ). Именно этим днем нужно датировать запись об увольнении в трудовой книжке сотрудника (п. 5.1 лИнструкции по заполнению трудовых книжек»).
Если сотрудник увольняется по собственному желанию по причинам, с которыми законодательство связывает определенные льготы и преимущества (например, в связи с уходом за ребенком в возрасте до 14 лет), то запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (п. 5.6 лИнструкции по заполнению трудовых книжек»).
В записи об увольнении важно правильно сделать ссылку на закон. В Трудовом кодексе РФ есть несколько статей, предусматривающих одни и те же основания для увольнения. Поэтому в лИнструкции по заполнению трудовых книжек» (пункты 5.2-5.5) четко сказано, на какие статьи следует делать ссылки в том или ином случае. В записи об увольнении не забывайте указывать части и пункты статей Трудового кодекса (ст. 84.1 ТК РФ). Информация об этом представлена в таблице ниже.
Кто заверяет запись в трудовой книжке об увольнении, если нет начальника кадровой службы?
В соответствии с пунктом 35 лПравил ведения и хранения трудовых книжек» записи в трудовых книжках может заверять руководитель фирмы (генеральный директор) или уполномоченное им лицо. Директор может либо сам заверять трудовые книжки сотрудников, либо приказом назначить сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек.
| Основание увольнения | Статья (пункт) Трудового кодекса РФ |
| Собственное желание работника | статья 77, часть первая, пункт 3 |
| Инициатива работодателя | статья 81, часть первая, соответствующий пункт |
| Обстоятельства, не зависящие от воли сторон | статья 83, часть первая, соответствующий пункт |
| Соглашение сторон | статья 77, часть первая, пункт 1 |
| Истечение срока трудового договора | статья 77, часть первая, пункт 2 |
| Перевод работника на работу к другому работодателю или переход на выборную должность | статья 77, часть первая, пункт 5 |
| Отказ работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора | статья 77, часть первая, пункт 7 |
| Отказ работника от продолжения работы вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением | статья 77, часть первая, пункт 8 |
| Отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность | статья 77, часть первая, пункт 9 |
| Нарушение правил заключения трудового договора | статья 77, часть первая, пункт 11 |
В трудовую книжку нужно записывать следующие сведения о награждениях (поощрениях):
Не следует вносить в трудовую книжку сотрудника сведения о премиях, предусмотренных системой оплаты труда. Это загромождает трудовую книжку и приводит к появлению многочисленных вкладышей, что создает неудобства в работе (п. 25 лПравил ведения и хранения трудовых книжек»).
Скачать кадровую программу учёта сотрудников и автоматизации отдела персонала для кадровиков "Отдел кадров 2020"| Наименование программы | Описание программы | Объём программы| Особенности программы: гибкое штатное расписание без ограничения уровня вложенности с возможностью включения филиалов с собственной структурой;импорт и экспорт данных по сотрудникам из программ 1С (Бухгалтерия, Зарплата и Кадры, Комплексная и т.д.);сохранение приказов и отчетов в редактируемых форматах XLS, DOC или ODT, ODS (независимо от того, установлен у Вас Microsoft Office или Open Office);табель учета рабочего времени, автоматически формирующийся на основании существующих приказов по сотруднику и графику его работы. Табель имеет удобный интерфейс редактирования и ввода отработанных часов. Все изменения, внесённые в табель, сразу отражаются в документообороте в виде соответствующих приказов;возможность хранения внутри программы внешних документов в различных форматах (Word, Excel, изображения и т.д.);возможность приёма нескольких сотрудников с различными ставками на одну штатную единицу;возможность работы одного сотрудника на различных должностях в рамках одной организации на различных ставках; | 26 Мб | Удобная и простая программа кадрового учёта, позволяющая автоматически формировать большинство кадровых документов (штатное расписание, личная карточка, приказы, отчёты для ПФР). Основные возможности программы "Отдел кадров": хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений. Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов. | 2,7 Мб |  Программа имеет следующие преимущества по сравнению с программой "Отдел кадров 6.0":не требует наличия установленного Microsoft Access, программа "Отдел кадров плюс" полностью автономна;программа позволяет сохранять все приказы и отчёты в формате Excel;программа позволяет вести полноценный табельный учет по форме Т-12;программа хранит и отображает структуру предприятия в удобной древовидной форме. | 5,9 Мб |  Программа разработана для помощи кадровикам при расчёте стажа. По записям в трудовой книжке производится расчёт общего и непрерывного стажа сотрудников. Все расчёты, производимые пользователем автоматически сохраняются в базе данных. Таким образом программа представляет собой электронную картотеку трудовых книжек сотрудников. Программа имеет полностью заполненный справочник статей увольнения согласно новому Трудовому Кодексу. Интерфейс пользователя программы интуитивно понятный, и для работы с программой не требуется глубоких знаний по работе с персональным компьютером. Также программа имеет функцию вывода на печать отчёта о стаже сотрудников. | 1,7 Мб |  Программа позволяет вести учет внутренних документов, входящей и исходящей корреспонденции (факсы, e-mail, почтовые письма и т.д.). Вы сможете назначать список ответственных за согласование входящих документов с последующим отслеживанием статуса с уведомлением о дате согласования. Программа может привязать к документу неограниченное количество вложенных файлов любого формата (отсканированный факс, файлы MS Word, MS Excel и т.д.), вести структурированые справочники по сотрудникам (согласователи и исполнители), организациям (получатели и отправители), формировать наглядные отчеты по внутренним документам (вести журнал документов по организации) и корреспонденции, производить поиск необходимого документа по одному или нескольким реквизитам (номер, тип, дата создания и т.д.) | 4,3 Мб |  Программа предназначена для автоматизации работы с договорами. Необходимость учета договоров возникает в тот момент, когда с помощью обычного журнала договоров, таблицы Excel или справочника учетной системы невозможно составить ясную картину договорной деятельности, планировать и контролировать расчеты и сроки работ по договорам.Программа "Документ плюс" уменьшает рутинную и однообразную работу по подготовке и согласованию договоров, расчетам и позволяет быстро получать оперативную и аналитическую информацию по договорам, связанным с ними работам и операциям. | 5,8 Мб |  Программа служит для автоматизации торговых операций (формирование документов), работы с клиентами (CRM) и формирования отчетности по торговой деятельности (аналитика).Функции: управление контактами, история взаимодействия с клиентами; управление рабочим временем; автоматизация документооборота; аналитика; функциональные инструменты. | 4 Мб |  Программа для автоматизации журнала приказов учебного учреждения. Программа формирует реестр специальностей, курсов, групп, студентов и приказов (выписок). Внедрение программы позволяет сэкономить время на формирование приказов (выписок) и повышает эффективность ведения журнала приказов в учебном заведении. Программа автоматически формирует приказ о зачислении, приказ о переводе на следующий курс, приказ об оплате за обучение по индивидуальному плану, приказ о переводе студентов на ускоренную форму обучения, приказ о предоставлении академического отпуска, приказ о восстановлении в число студентов, приказ об отчислении, приказ о допуске к защите дипломных работ и сдаче итоговых государственных экзаменов и другие приказы | 1,8 Мб |  Все программы (Отдел кадров 6.0, Отдел кадров плюс, Отдел кадров 2020, Расчёт стажей, ДокПартнёр, Документ Плюс, Клиент Плюс, Журнал приказов. Образование) одним архивом. | 55 Мб | |