Как составлять штатное расписание

Штатное расписание - это локальный акт фирмы, в котором зафиксирована ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде зарплаты. Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Расписание составляется на основе этой формы, но в зависимости от своих потребностей фирма может вносить туда необходимые изменения.

Штатное расписание - обезличенный документ. В нем указываются не конкретные сотрудники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Штатное расписание подписывает главный бухгалтер и руководители структурных подразделений фирмы. Если штат большой и расписание занимает несколько листов, то главный бухгалтер по своему усмотрению может подписаться как один раз (в конце документа), так и на каждом его листе. После этого штатное расписание утверждает своим приказом руководитель или уполномоченное им лицо, и оно вступает в силу.

Чтобы зафиксировать, кто именно из сотрудников какие должности занимает, составляйте штатные расстановки по структурным подразделениям. Для штатной расстановки можно использовать форму штатного расписания № Т-3, включив в нее графу лФамилия и инициалы».

Если фирма небольшая, можно ли не составлять штатное расписание?

Трудовое законодательство не требует обязательного наличия штатного расписания в фирме. Однако ссылки на необходимость этого документа есть в нормативно-правовых актах, регулирующих вопросы налогообложения. Оно подтверждает обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат). Таким образом, при налоговой проверке вас вполне могут попросить показать штатное расписание. К тому же штатное расписание позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых фирме, денежными суммами на их содержание и со структурой самой фирмы.

Можно ли составить отдельные штатные расписания для филиалов и представительств фирмы?

Штатное расписание в фирме обычно одно. Но в обособленных подразделениях вполне могут быть и свои штатные расписания. Руководитель филиала (представительства) действует по доверенности, выданной руководителем организации. Таким образом, его полномочия утверждать штатное расписание в филиале можно закрепить в этой доверенности или в учредительных документах фирмы.

Можно ли установить в штатном расписании разную зарплату по одинаковым должностям?

Такая ситуация вполне может вызвать нарекания у проверяющих органов, ведь существует принцип равнoй оплаты за труд равной ценности (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). Одинаковое наименование должностей подразумевает и одинаковые должностные обязанности. Конечно, можно в трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников закрепить различный уровень работ, разные права и обязанности, разный уровень ответственности. Но проще будет по-разному назвать должности, используя слова лстарший», лмладший», лведущий» и т. п. Или использовать тарифную систему, то есть присвоить каждому сотруднику тот или иной разряд, зафиксировать это в штатном расписании и в зависимости от разряда платить зарплату.

Можно ли предусматривать в штатном расписании вакансии?

Даже нужно. Ведь вы не можете принимать на основную работу новых сотрудников, если в штатном расписании нет вакантных должностей.

Как вносить изменения в штатное расписание

Изменение штатного расписания можно делать в любое время, когда в этом есть необходимость. Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т. п. в трудовом законодательстве РФ есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания, например сокращение численности или штата работников (ст. 180 ТК РФ), организационные или технологические изменения (ст. 73 ТК РФ) и т. п.

Переименование должности сотрудника и изменение размера его зарплаты в штатном расписании влечет за собой изменение определенных сторонами условий трудового договора. А значит, до внесения изменений в штатное расписание нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении наименования должности (ст. 72 ТК РФ).

Если наименование должности или зарплата изменяются по инициативе администрации по организационным или технологическим причинам, процедура будет немного другой. Необходимо за два месяца уведомить сотрудника о предстоящих изменениях. Если сотрудник не согласен работать в изменившихся условиях, нужно направить ему письменное предложение другой работы, соответствующей его квалификации и состоянию здоровья, а при отсутствии такой работы - предложить вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу. Если сотрудник отказывается от всех предложений или у вас нет подходящей работы, оформить увольнение по пункту 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса РФ (отказ от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

В завершение процедуры руководитель фирмы издает приказ о внесении изменений в штатное расписание. К этому приказу прилагается штатное расписание с внесенными изменениями. С приказом необходимо под расписку ознакомить сотрудников, которых коснулись изменения.

Если в трудовых договорах оклад установлен согласно штатному расписанию, как знакомить с ним сотрудников?

Идеальный вариант - прикладывать к каждому трудовому договору копию штатного расписания или выписку из него (если организация большая). В качестве другого варианта можно предложить прикладывать к расписанию лист ознакомления с ним, где сотрудники будут ставить свои подписи и даты ознакомления. Но лучше указывайте конкретную заработную плату каждого сотрудника прямо в его трудовом договоре. Так и сотрудники не будут знать, сколько получают их коллеги, и требования закона будут выполнены (ст. 57 ТК РФ).

Скачать кадровую программу учёта сотрудников и автоматизации отдела персонала для кадровиков "Отдел кадров 2020"